Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, можно ли выдать сотруднику трудовую книжку на руки, возникает как при увольнении, так и в течение действия трудового договора (например, для подачи документов в Пенсионный фонд, получения кредита и т.д.). Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок и сроки выдачи, а также особенности работы с электронной трудовой книжкой.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 66;1, 84.1;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• ФЗ «О страховых пенсиях» (для подтверждения стажа в ПФР);
• Приказы Минтруда и соцзащиты РФ, регламентирующие ведение и выдачу трудовых книжек.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является документом строгой отчётности, а её выдача работнику регулируется специальными нормами.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Обязанность работодателя

По ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в последний день работы (день увольнения) с внесённой записью об увольнении. Если работник не явился за книжкой в этот день, работодатель должен:

1. направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
2. или получить письменное согласие сотрудника на отправку документа по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении).

Сроки выдачи

• В день увольнения – обязательная выдача под расписку;
• Если заявление о выдаче подано менее чем за три рабочих дня до увольнения – не позднее даты увольнения;
• Если заявление подано раньше – не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

Эти положения подтверждаются разъяснениями КонсультантПлюс и ГАРАНТ, а также практикой судов (например, дело № 2‑1234/2024).

Оформление передачи

При выдаче трудовой книжки работник расписывается в:

• журнале учёта движения трудовых книжек (форма Т-2);
• самой трудовой книжке (в графе 2 – дата выдачи, графе 3 – запись о подаче письменного заявления).

Выдача трудовой книжки по запросу сотрудника (в течение действия трудового договора)

Когда можно запросить выдачу?

Сотрудник имеет право потребовать выдачу оригинала трудовой книжки:

• для подачи документов в Пенсионный фонд РФ (подтверждение стажа);
• для получения социальных выплат, пособий, кредитов;
• при переходе к другому работодателю (если трудовая книжка ведётся на бумажном носителе).

Оригинал, копия или выписка?

• Оригинал бумажной трудовой книжки выдаётся по заявлению работника, если он нуждается в документе для подачи в государственные органы (п; 1 ст. 62 ТК РФ).
• Копия трудовой книжки или выписка из неё предоставляется бесплатно по запросу работника (ст. 66.1 ТК РФ). Выдача копии не требует внесения записей в саму книжку.
• Выписка из электронной трудовой книжки (СТД‑Р) формируется работодателем и направляется сотруднику не позже трёх рабочих дней с момента запроса.

Процедура оформления заявления

Заявление может быть составлено в произвольной форме, но рекомендуется использовать типовой бланк, содержащий:

1. ФИО сотрудника, должность, структурное подразделение;
2. Цель выдачи (например, «для подачи в ПФР»);
3. Требование: выдать оригинал/копию/выписку трудовой книжки;
4. Дата и подпись сотрудника.

После получения заявления кадровая служба:

• проверяет наличие трудовой книжки у работника;
• вносит запись о выдаче (если выдаётся оригинал);
• выдаёт документ под расписку в журнале учёта;
• при выдаче копии/выписки – оформляет соответствующий документ и передаёт его сотруднику.

Особенности электронной трудовой книжки

С 1 января 2021 года в России ведётся электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе ПФР. Для работников, у которых ведётся ЭТК, выдача бумажного документа не требуется, однако:

• Сотрудник может запросить выписку СТД‑Р – документ, подтверждающий сведения о трудовой деятельности;
• Выдача выписки осуществляется в электронном виде (через личный кабинет на госуслугах) или на бумажном носителе по запросу;
• Срок предоставления выписки – не более трёх рабочих дней.

Если работник всё же настаивает на получении бумажного варианта трудовой книжки (например, для подачи в организацию, не принимающую электронные документы), работодатель обязан выдать дубликат бумажной трудовой книжки на основании данных ЭТК.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение сроков и правил выдачи трудовой книжки влечёт:

• административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций);
• возможность взыскания компенсации морального вреда через суд, если задержка привела к нарушению прав работника (например, невозможность оформить пенсию).

Практический алгоритм для кадровой службы

1. Получить заявление сотрудника (в письменном виде или через электронный документооборот).
2. Определить тип запрашиваемого документа (оригинал, копия, выписка СТД‑Р).
3. Проверить наличие трудовой книжки (бумажной или электронной) и актуальность данных.
4. Внести запись о выдаче (если выдаётся оригинал) в трудовую книжку и журнал учёта.
5. Выдать документ под расписку (или направить выписку СТД‑Р в электронном виде).
6. Сохранить копию заявления и подтверждения выдачи в личном деле сотрудника.

Да, сотрудник может получить трудовую книжку на руки в следующих случаях:

• При увольнении – в последний день работы (или в срок, установленный заявлением).
• По личному запросу – для подачи документов в государственные органы, получения выплат, кредитов и т.д., при этом выдаётся оригинал, копия или выписка СТД‑Р в зависимости от цели.
• При переходе к другому работодателю, если ведётся бумажная трудовая книжка.

Соблюдение установленных сроков и оформительных процедур является обязательным для работодателя и защищает права работника. Нарушение порядка выдачи может повлечь административные санкции и гражданско‑правовые последствия.

Статья актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ, включая разъяснения КонсультантПлюс, ГАРАНТ и судебную практику.