Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовой статус. По закону она должна быть выдана работнику в последний рабочий день при увольнении (статья 84.1 Трудового кодекса РФ). Если работодатель не выдал её в срок, обязан оформить акт и уведомить сотрудника о необходимости получения.

Когда требуется выдача трудовой книжки на руки

• При увольнении по любой причине (выход на пенсию, расторжение договора, перевод в другую организацию).
• При переходе сотрудника в другой штат или смене должности внутри организации.
• При необходимости получения копии трудовой книжки для банка, страховой компании или другого учреждения.
• При оформлении дубликата трудовой книжки (утрата, повреждение).

Правовые основания

Трудовая книжка должна быть выдана в течение трёх дней с момента подачи письменной просьбы работника. Если это не произошло, работодатель обязан составить акт о том, что книжка не была выдана, и уведомить работника о необходимости получения документа.

Согласно статье 84.1 ТК РФ: «Трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день при увольнении».

Как правильно составить заявление

Заявление может быть в произвольной форме, но удобнее использовать готовый типовой бланк. В нём работник указывает:

1. ФИО и должность.
2. Номер и дата выдачи трудовой книжки.
3. Цель выдачи (например, подтверждение стажа, оформление дубликата).
4. Подпись и дата.

В заявлении также указывается, что работник получил документ в руки.

Пример заявления (2026 год)

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон]

Заявление

Я, Иванов Иван Иванович, работник отдела продаж, прошу выдать мне трудовую книжку на руки в связи с:
- переходом на новое место работы в ООО «ЭкоСистемЛаунж»;
- подтверждением страхового стажа для страховой компании.

Дата выдачи: 
Подпись: _____________________

Шаблоны и бланки для скачивания

• Пустой бланк заявления (Word) – актуален на 2024‑2025 гг.
• Образец заявления (Word) – актуален на 2025‑2026 гг.
• Образец заявления на копию трудовой книжки – актуален на 2023‑2024 гг.
• Образец заявления на дубликат трудовой книжки – актуален на 2025‑2026 гг.

Что делать, если трудовая книжка не выдана

1. Составить акт о том, что трудовая книжка не была выдана.
2. Отправить работнику уведомление о необходимости получения документа.
3. Выдать трудовую книжку в течение 3 дней с даты получения письменной просьбы.

Дополнительные сведения

• Срок годности копии трудовой книжки для банка – обычно 3–5 лет.
• При увольнении в период военных сборов особые правила оплаты труда и выдачи документов.
• Запрос о подлинности диплома может сопровождаться заявлением о выдаче трудовой книжки.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли получить копию трудовой книжки, если она потеряна? – Да, необходимо подать заявление на копию и оплатить копирование.
2. Кто оплачивает выдачу дубликата трудовой книжки? – Обычно работодатель, если дубликат выдается по его инициативе.
3. Можно ли получить трудовую книжку в электронном виде? – В настоящее время только в бумажном виде, но копия может быть выдана в электронном формате.

Соблюдение всех пунктов поможет избежать конфликтов с работодателем и обеспечит своевременное получение важного документа.