Вопрос выдачи трудовой книжки является одним из самых ответственных в кадровом делопроизводстве. Ошибки в сроках или порядке передачи документа могут привести к административным штрафам для организации и судебным искам со стороны работника. В данной статье мы подробно разберем все ситуации, при которых работодатель должен выдать трудовую книжку на руки.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Это самая распространенная ситуация, строго регламентированная Трудовым кодексом РФ.
Сроки выдачи
Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). В документ должна быть внесена запись о прекращении трудового договора со ссылкой на основание увольнения.
Если работник не явился за документом
Если сотрудник в день увольнения не вышел на работу или отказался забирать документ, работодатель должен предпринять следующие действия согласно ст. 84.1 ТК РФ:
- Направить уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой лично.
- Предложить отправить документ по почте. Если работник дает согласие, книжка высылается заказным письмом с описью вложения.
Сроки при обращении после увольнения
Если работник обратился за книжкой спустя время после увольнения, работодатель обязан выдать её не позднее 3 рабочих дней со дня обращения.
Выдача трудовой книжки действующему сотруднику
По общему правилу, оригинал трудовой книжки хранится в отделе кадров. Однако существуют законные основания для её временной выдачи на руки.
Для подачи в Социальный фонд России (СФР)
Согласно части 1 статьи 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования РФ (ныне СФР) для назначения или перерасчета пенсии.
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Если работник решил полностью отказаться от бумажного варианта в пользу электронного, процедура выглядит так:
- Работник подает заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки.
- Работодатель вносит в бумажную книжку запись о том, что она выдана работнику в связи с переходом на ЭТК.
- Документ выдается на руки сотруднику.
Выдача по иным запросам
В остальных случаях выдача оригинала возможна по заявлению работника. В заявлении сотрудник должен четко указать цель получения документа (например, для предоставления в государственные органы или иные инстанции).
Оформление выдачи: важные нюансы
Заполнение граф при выдаче (для ЭТК)
При оформлении выдачи сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, записи вносятся следующим образом:
- Графа 1: порядковый номер записи.
- Графа 2: дата выдачи.
- Графа 3: запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
- Графа 4: реквизиты заявления работника (дата и номер регистрации).
Документальное подтверждение
Чтобы избежать споров о том, была ли выдана книжка, работодателю необходимо:
- Зафиксировать факт выдачи в «Книге учета движения трудовых книжек и договоров о ее ведении».
- Получить подпись работника в самой трудовой книжке (в соответствующей графе) или в отдельном реестре/акте приема-передачи.
Резюме
Краткая памятка для работодателя:
При увольнении $
ightarrow$ Выдать в последний рабочий день.
Для пенсии (СФР) $
ightarrow$ Выдать по требованию.
При переходе на ЭТК $
ightarrow$ Выдать на основании заявления.
Если работник пропал $
ightarrow$ Отправить уведомление $
ightarrow$ Отправить почтой.