Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника․ Несмотря на постепенный переход на электронные форматы (цифровую трудовую книжку), бумажный вариант остается актуальным для многих сотрудников․ Процесс выдачи этого документа строго регламентирован Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 320н․ Нарушение правил выдачи может привести к серьезным последствиям для работодателя․
Общие правила и сроки выдачи
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них полностью возлагается на работодателя․ Бумажные трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Приказом Минтруда № 320н․
Главное правило: согласно требованиям трудового законодательства, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) в день увольнения (последний день работы) с уже внесенной в нее записью об увольнении․
Однако существуют ситуации, когда документ выдается в иные сроки:
- При увольнении, если работник не может забрать документ лично: в этом случае выдача может быть отложена, но с соблюдением специальной процедуры (об этом ниже)․
- По заявлению работника в период трудовой деятельности: если сотруднику понадобился оригинал бумажной книжки для предоставления в социальные органы или другие инстанции, работодатель обязан выдать (направить) ее не позднее 3 рабочих дней со дня обращения․
- Выписка из цифровой трудовой книжки: любой работник имеет право запросить выписку из своей электронной трудовой книжки по форме СТД-Р․ Работодатель обязан предоставить этот документ не позднее 3 дней после запроса․
Порядок выдачи при увольнении
Чтобы процедура увольнения прошла без нарушений, работодатель должен соблюсти следующий алгоритм:
- Внесение записи: в последний день работы в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ․
- Выдача документа: книжка вручается работнику лично в руки․
- Подтверждение получения: факт выдачи документа обязательно фиксируется․ Работник должен расписаться:
- В самой трудовой книжке (в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
- В личной карточке работника (если она ведется)․
В книге учета при выдаче трудовой книжки при увольнении заполняются специальные графы: в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки, а в соответствующих графах ставится подписка работника о получении документа․
Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?
Часто бывают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, находится на больничном или просто не приходит)․ В таком случае работодатель обязан:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте․
- Отправить документ почтой только с письменного согласия работника (п․ 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек)․ Без такого согласия отправлять оригинал почтой запрещено․
- Если работник не ответил или не дал согласия на пересылку, трудовая книжка остается храниться у работодателя до момента обращения сотрудника․
Выдача трудовой книжки на руки работающему сотруднику
В некоторых случаях работнику может потребоваться оригинал бумажной трудовой книжки в период работы (например, для оформления пенсии)․ В этом случае:
- Работник пишет заявление о выдаче трудовой книжки на руки․
- Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней․
- При выдаче в книгу учета вносится соответствующая запись, а в трудовую книжку в графе 3 раздела «Сведения о работе» делается запись: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․․․»․
- После возвращения документа работодателю запись о выдаче аннулируется․
Запрос на выдачу трудовой книжки писать не обязательно только при увольнении, в остальных случаях письменное заявление строго обязательно․
Ответственность работодателя за задержку выдачи
Невыдача трудовой книжки при увольнении, это серьезное нарушение, которое влечет за собой материальную ответственность․ Согласно статье 234 ТК РФ, если прежний работодатель лишает работника возможности трудиться (а без трудовой книжки устроиться на новую работу практически невозможно), он обязан возместить причиненный работнику материальный ущерб․
Как это работает на практике:
- При задержке выдачи трудовой книжки работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за весь период до момента, когда работник получает документ на руки․
- День увольнения в этом случае переносится на день фактической выдачи трудовой книжки․
- Работодатель обязан внести в трудовую книжку новую запись об увольнении с новой датой, а прежняя запись признается недействительной․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Сегодня у одних работников бумажная трудовая есть, у других — нет․ Если работник изъявил желание вести трудовую книжку только в электронном виде, то выдача дубликата бумажной трудовой книжки не производится․ Работодатель просто выдает работнику форму СТД-Р в день увольнения; При этом за работодателем сохраняется обязанность по хранению бумажной трудовой книжки данного сотрудника (если она ранее велась) в течение 50 лет․
Процесс выдачи трудовой книжки требует от работодателя внимательности и строгого соблюдения сроков․ Главное — помнить, что:
- В день увольнения документ выдается лично в руки под роспись․
- Отправка почтой возможна только с согласия работника․
- По заявлению в период работы книжка выдается на 3 рабочий день․
- Задержка грозит выплатой среднего заработка за все дни просрочки․
Соблюдение этих простых правил позволит избежать трудовых споров и штрафных санкций со стороны контролирующих органов․