С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от , каждый работник имеет право выбрать формат ведения своей трудовой деятельности, бумажный или электронный. При выборе электронного формата работодатель обязан выдать сотруднику его бумажную трудовую книжку на руки. Этот процесс регламентирован Трудовым кодексом РФ и нормативными актами Пенсионного фонда России (ПФР).
Когда и зачем выдают трудовую книжку на руки?
Выдача бумажной трудовой книжки на руки происходит только в одном случае — при подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку. Это не автоматический процесс: работник должен сам инициировать переход, подав письменное заявление.
После подачи заявления работодатель:
- обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку;
- выдать трудовую книжку на руки сотруднику;
- перестать нести ответственность за ведение и хранение трудовой книжки.
С этого момента все сведения о трудовой деятельности сотрудника будут хранится в электронном виде в системе ПФР, и работодатель будет передавать их туда в рамках установленных сроков.
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно части 5 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Важно: срок начинает исчисляться с даты, когда заявление было получено работодателем (не с даты подачи, если оно подано через почту или в электронном виде, а с даты фактического поступления в кадровую службу).
Например:
- Работник подал заявление 10 апреля 2025 года, выдать книжку нужно не позднее 13 апреля (если 11–13 апреля — рабочие дни).
- Если 13 апреля — выходной, то крайний срок, 14 апреля.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
После получения заявления работодатель вносит в трудовую книжку запись о переходе на электронный формат. Запись делается в разделе «Сведения о работе» — в графе 1 (номер записи), графе 2 (дата), графе 3 (содержание записи), графе 4 (основание).
Пример формулировки записи:
- Графа 1: 15
- Графа 2:
- Графа 3: Выдана на руки на основании письменного заявления Иванова Ивана Ивановича о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ).
- Графа 4: Заявление от
Важно! Дата в графе 2 — это дата выдачи трудовой книжки на руки, а не дата подачи заявления. Они могут отличаться. Например, заявление подано 5 апреля, а книжка выдана 8 апреля — в графе 2 указывается . Это абсолютно законно и соответствует требованиям ПФР и Минтруда.
Что делать, если работник подал заявление в день приема на работу?
Если сотрудник при поступлении на работу сразу выбирает электронную трудовую книжку, работодатель должен:
- Зарегистрировать прием на работу — внести запись о приеме в трудовую книжку (как обычно);
- Зарегистрировать заявление о переходе на ЭТК — внести соответствующую запись о выдаче книжки на руки;
- Выдать трудовую книжку на руки в течение 3 рабочих дней.
При этом не допускается выдача книжки без внесения записи о приеме на работу — это нарушение трудового законодательства; Запись о приеме обязательна, даже если книжка сразу выдается на руки.
Обязательно ли в заявлении указывать просьбу о выдаче книжки на руки?
Да, обязательно. Хотя закон не требует от работника формулировать просьбу о выдаче книжки отдельно, на практике кадровики рекомендуют включать в заявление фразу:
- «Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку в связи с переходом на ведение трудовой деятельности в электронном виде».
Это исключает риски недопонимания и помогает избежать споров с контролирующими органами. Работодатель должен убедиться, что заявление содержит четкое выражение воли работника — как о переходе на ЭТК, так и о выдаче бумажного экземпляра.
Примеры корректных формулировок заявления:
- «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ. Прошу выдать мне на руки бумажную трудовую книжку».
- «Прошу продолжить ведение моей трудовой книжки в электронном виде. Прошу выдать мне на руки бумажный экземпляр трудовой книжки».
Что происходит после выдачи книжки на руки?
После выдачи трудовой книжки на руки:
- Работодатель освобождается от ответственности за хранение, ведение и сохранность бумажной трудовой книжки (согласно Письму ПФР от № 10-10/10889);
- Все последующие трудовые действия (увольнение, переводы, награды и т.д.) не вносятся в бумажную книжку — они фиксируются только в электронной базе ПФР;
- Работник сам отвечает за сохранность бумажной книжки — она становится его личным документом, подтверждающим трудовой стаж до момента перехода на ЭТК.
Если работник в будущем захочет вернуться к бумажному формату — это невозможно. Переход на ЭТК является необратимым решением.
Как оформить передачу книжки на руки?
Для юридической защиты обеих сторон рекомендуется оформить передачу трудовой книжки на руки актом приема-передачи или распиской.
Образец расписки:
Расписка
Я, Иванов Иван Иванович, подтверждаю, что получил на руки свою трудовую книжку № 1234567890 от года в соответствии с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку. Содержание трудовой книжки проверил, претензий к записи и оформлению не имею. Ответственность за хранение трудовой книжки беру на себя.
Подпись: _______________ /Иванов И.И./
Расписка должна быть подписана работником лично. Это защитит работодателя от претензий в будущем, если книжка будет утеряна или повреждена.
Частые ошибки работодателей
- Не вносят запись о переходе на ЭТК — это нарушение, ведущее к штрафам.
- Выдают книжку позже 3 рабочих дней — нарушение срока, возможны жалобы в трудовую инспекцию.
- Не получают расписку, риск, что работник позже скажет, что книжку не получил.
- Вносят дату подачи заявления вместо даты выдачи — это некорректно, дата в книжке — всегда дата фактической выдачи.
- Не передают сведения в ПФР — даже после выдачи книжки работодатель обязан продолжать передавать сведения о трудовой деятельности в электронном виде (в случае, если сотрудник продолжает работать).
- Выдача трудовой книжки на руки — обязательное действие при переходе на электронную трудовую книжку.
- Срок выдачи — не позднее 3 рабочих дней с даты получения заявления.
- Запись в книжке должна содержать точную формулировку с ссылкой на закон и указанием даты выдачи.
- Даты подачи заявления и выдачи книжки могут различаться, это нормально.
- Работодатель после выдачи книжки перестает нести ответственность за ее хранение и ведение.
- Обязательно оформляйте расписку о получении книжки работником.
- После перехода на ЭТК бумажная книжка становится архивным документом, она подтверждает стаж до момента перехода, а все дальнейшие сведения — только в ПФР.
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с сотрудниками, проверок трудовой инспекции и штрафов. Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации кадрового учета. Правильное оформление перехода — залог прозрачности и доверия между работодателем и работником.
Важно помнить: даже если работник перешел на ЭТК, вы обязаны сохранять все сведения о его трудовой деятельности в электронном виде до момента увольнения, и передавать их в ПФР в установленные сроки.