Важно! Термин «выдать трудовую книжку по заявлению» часто понимается неверно. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку при приеме на работу (если у работника ее нет) или дубликат трудовой книжки, именно по его письменному заявлению в случае утери, порчи или отсутствия записей. Данная статья разъясняет оба случая.
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка (ТК) — это основной документ о трудовой деятельности, стаже и квалификации работника. На ее основании:
- Подсчитывается общий и специальный стаж для назначения пенсии.
- Подтверждается опыт работы при устройстве на новую работу.
- Оформляются социальные выплаты и льготы.
Виды трудовых книжек: бумажная и электронная
С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Хранится в информационной системе Социального фонда России (СФР).
- Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1) подаются в СФР работодателем в обязательном порядке по каждому работнику.
- Для работников, принятых впервые в 2026 году и ранее не имевших ТК, ЭТК открывается автоматически в безбумажной форме.
- Остальные работники вправе выбрать способ ведения: оставить бумажную книжку или перейти на электронную (ст. 66.1 ТК РФ).
Бумажная трудовая книжка
- Имеет установленную государством форму.
- В нее вносятся записи об основном месте работы и о совместительстве.
- Выдается работнику при приеме на работу, если он выбрал бумажный формат или если у него уже есть такая книжка.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?
При приеме на работу (первоначальная выдача)
Если у вновь принимаемого работника отсутствует трудовая книжка (как бумажная, так и электронная запись в СФР), работодатель обязан:
- Оформить ему новую бумажную трудовую книжку установленного образца.
- Внести в нее первую запись о приеме на работу.
- Выдать ее работнику под расписку.
Заявление от работника для первоначальной выдачи не требуется — это обязанность работодателя по факту трудоустройства.
По письменному заявлению работника (выдача дубликата)
Эта ситуация возникает, если:
- Бумажная трудовая книжка утрачена, испорчена (сгорела, порвана, исписана) или заполнена полностью.
- В электронной книжке отсутствуют данные о периоде работы, который должен быть отражен (например, из-за ошибки работодателя).
Алгоритм действий работника:
- Написать письменное заявление на имя руководителя работодателя с просьбой выдать дубликат трудовой книжки (указать причину: утеря, порча и т.д.).
- Приложить документы (при наличии): справку об утере из МВД, квитанцию об оплате госпошлины (если требуется), поврежденную книжку.
- Работодатель обязан в течение 15 рабочих дней со дня подачи заявления оформить и выдать дубликат.
Дубликат оформляется на основании имеющихся у работодателя сведений о трудовой деятельности работника (приказы, личные карточки, выписки из ЭТК).
Обязанности работодателя и ответственность
- Выдать трудовую книжку при приеме на работу (если ее нет).
- Внести необходимые записи в установленные сроки (прием, увольнение, перевод, отпуск и т.д.).
- Подавать сведения в СФР для ведения ЭТК (форма ЕФС-1) в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Выдать дубликат по письменному заявлению работника в течение 15 рабочих дней.
За неисполнение этих обязанностей работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и юридических лиц).
Практические советы работнику
- Проверьте, есть ли у вас запись в СФР. Это можно сделать через личный кабинет на портале Госуслуг или на сайте СФР. Если запись есть — у вас уже есть ЭТК.
- Если выбрали бумажную книжку, храните ее в надежном месте. При утере немедленно пишите заявление на дубликат.
- При увольнении обязательно проверьте, правильно ли в вашу ТК (бумажную или электронную) внесена запись об увольнении. Запись должна быть внесена в день увольнения.
- Контролируйте своевременность подачи сведений о вас работодателем в СФР. Неподанные сведения могут повлиять на расчет пенсии;
Таким образом, фраза «работодатель обязан выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника» корректно применяется только к случаю выдачи дубликата при утере или порче; Первоначальная выдача бумажной книжки — это инициатива и обязанность работодателя, не требующая заявления от сотрудника. В эпоху электронных документов ключевое значение имеет актуальность сведений в базе СФР. Работник должен активно следить за ведением своей электронной трудовой книжки, а работодатель — неукоснительно выполнять требования Трудового кодекса по ее ведению и выдаче.
Статья составлена на основе анализа действующего законодательства РФ (ТК РФ, ст. 66, 66.1) и практики применения норм. Указанные даты из внешних источников (2026 г.) носят прогнозный характер и не отменяют текущих правил.