Трудовая книжка — главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. При увольнении процедура её возврата строго регламентирована законодательством РФ. Любые нарушения в сроках или оформлении могут привести к серьезным штрафам для работодателя и судебным разбирательствам. В этой статье мы подробно разберем алгоритм выдачи бумажной и электронной трудовой книжки, а также действия работодателя в нестандартных ситуациях.
Общие правила выдачи трудовой книжки
Согласно ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы). В этот же день производится окончательный расчет по причитающимся суммам.
Важно понимать, что задержка выдачи документа по вине работодателя может повлечь:
- Обязанность возместить работнику неполученный заработок за время задержки.
- Привлечение к административной ответственности и штрафам.
- Судебные издержки и компенсацию морального вреда.
Алгоритм выдачи бумажной трудовой книжки
При выдаче бумажной трудовой книжки кадровику или работодателю следует применять четкий алгоритм действий:
- Внесение записи об увольнении. Запись вносится на основании текста приказа о расчете сотрудника. Необходимо строго соблюдать заголовки граф:
- Графа 1: номер записи по порядку (арабскими цифрами).
- Графа 2: дата увольнения (с нулем, если число или месяц до 10, например: ). Обратите внимание: дата увольнения должна совпадать с последним днем увольняемого на рабочем месте. Если сотрудник увольняется прямо из отпуска, указывают последний отпускной день.
- Графа 3: причина увольнения (формулировка должна строго соответствовать ТК РФ, например, «уволен по собственному желанию»).
- Графа 4: ссылка на приказ (дата и номер).
- Ознакомление работника. Работник должен расписаться в трудовой книжке, личной карточке и книге учета движения трудовых книжек.
- Выдача документа на руки. В день увольнения документ передается владельцу под роспись.
Сроки внесения записей
Записи должны вноситься собственником или уполномоченным лицом после издания приказа, но не позднее чем через неделю до фактической выдачи документа на руки.
Особенности при электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 2020 года работники имеют право вести электронную трудовую книжку. В этом случае бумажный бланк не выдается на руки (если он хранился у работодателя), но процедура имеет свои нюансы:
- Выдача сведений по форме СТД-Р. В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя по форме СТД-Р. Это можно сделать на бумаге или электронно (если работник подал соответствующее заявление).
- Сдача отчета в СФР. В связи с увольнением работника с ЭТК работодатель обязан сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 в Социальный фонд России (СФР).
Важно! Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 5 ст. 11 Закона от N 27-ФЗ).
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
На практике часто возникают ситуации, когда в последний рабочий день сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, находится на больничном, прогуле или в отпуске с последующим увольнением) или просто отказывается забирать документ. В таких случаях задержка выдачи ложится на плечи работодателя, и действовать нужно по закону.
Работник отказывается забрать трудовую книжку
Если сотрудник принципиально не хочет получать документ, работодателю необходимо направить ему уведомление. В нем должно содержаться:
- Сообщение о прекращении трудового договора с указанием последнего дня работы.
- Указание на обязанность работодателя, в соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, выдать работнику трудовую книжку и иные документы, связанные с работой, в день увольнения.
- Сообщение о последствиях отказа от получения документа (работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи со дня направления уведомления).
- Просьба явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку её по почте.
Работник отсутствует в день увольнения
Если выдача трудовой книжки затягивается из-за отсутствия сотрудника, алгоритм действий аналогичен: необходимо направить уведомление заказным письмом. После его отправки работодатель не несет ответственности за задержку.
Позднее обращение работника за трудовой книжкой
Бывают случаи, когда бывший сотрудник обращается за документом спустя месяцы или даже годы. В этой ситуации работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня обращения к нему работника (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Краткие итоги
Процесс выдачи трудовой книжки требует внимательности и соблюдения сроков. Запомните несколько ключевых правил:
- Выдача бумажной книжки и формы СТД-Р (при ЭТК) происходит строго в день увольнения.
- Запись об увольнении должна точно дублировать приказ и соответствовать ТК РФ.
- При увольнении сотрудника с ЭТК не забудьте на следующий день сдать форму ЕФС-1 в СФР.
- Если работник не явился за документом, обязательно отправьте уведомление, это снимет с вас ответственность за задержку.
- Если бывший сотрудник пришел за документом позже, выдайте его в течение трех рабочих дней.
Соблюдение этих простых, но строгих правил позволит работодателю избежать штрафов, а работнику, без проблем устроиться на новое место работы.