Трудовая книжка, это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат остается актуальным для многих сотрудников; Один из самых важных и ответственных моментов в кадровом делопроизводстве — выдача трудовой книжки при увольнении. Что делать, если работник не явился за документом? Как правильно составить уведомление и можно ли забрать книжку на время, не увольняясь? Разберемся во всех нюансах.

Общее правило: день увольнения — день выдачи

Согласно Трудовому кодексу РФ, в день увольнения (последний день работы) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку с уже внесенной записью об увольнении. Это правило является строго обязательным, и его нарушение может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, вплоть до восстановления сотрудника на работе и выплаты ему компенсации за вынужденный прогул.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?

На практике часто встречаются ситуации, когда в день прекращения трудового договора выдать документ невозможно. Это может произойти по двум причинам:

• Отсутствие работника: сотрудник заболел, уехал в другой город или просто не пришел на работу.
• Отказ от получения: работник принципиально отказывается забирать документ (например, из-за конфликта).

В таких случаях законодательство четко регламентирует действия работодателя. Если выдать трудовую книжку невозможно, работодатель обязан:

1. Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте.
2. В случае отказа работника получить документ — составить акт об отказе от получения трудовой книжки.

Как правильно составить уведомление?

Уведомление, это важнейший документ, который снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. К его оформлению нужно подойти максимально ответственно. В образце уведомления, согласно актуальным требованиям, следует четко указать:

• Два способа получения документа: лично в отделе кадров или через Почту России.
• Адрес организации и номер кабинета (например, кабинет отдела кадров), где работник сможет забрать документ.
• Предложение переслать документ почтой и просьбу дать на это письменное согласие.

Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Можно ли забрать трудовую книжку на время без увольнения?

По общему правилу, оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя на протяжении всего времени, пока сотрудник состоит в штате организации. Отдел кадров часто отказывается выдавать документ даже на один-два дня, и кадровики бывают правы.

Однако в законодательстве упоминаются легальные случаи, когда сотрудник может забрать оригинал на короткий промежуток времени. К ним относится:

• Оформление пенсии: для предоставления документа в Пенсионный фонд РФ работодатель обязан выдать оригинал по письменному заявлению работника на срок не более 3 рабочих дней.
• Другие случаи, предусмотренные законом (например, для получения визы или социальных льгот, если без оригинала обойтись нельзя).

Во всех остальных случаях для подтверждения стажа сотруднику должна выдаваться заверенная копия трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые реалии

С января 2021 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Это изменило некоторые правила:

• Новички: граждане, впервые устраивающиеся на работу после 1 января 2021 года, не имеют права выбора — им заводят только электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ).
• Сотрудники с перерывом в стаже: если человек устраивается на работу впервые после долгого перерыва, но при этом приносит вам бумажную трудовую, в которой нет отметки о переходе на ЭТК, работодатель обязан забрать этот документ и продолжить вести именно его;
• Переход на ЭТК при увольнении: если в день увольнения сотрудник выбрал переход на электронную трудовую книжку, работодатель должен выдать ему бумажную книжку на руки и внести соответствующую запись о подаче заявления о переходе на ЭТК.

Особые случаи

Смерть работника

В случае смерти сотрудника трудовая книжка выдается на руки его родственникам. Для этого родственник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки в связи со смертью работника. Выдача производится под роспись.

Вкладыши и печати

При выдаче документа важно не забыть о формальностях: проставление печати на первой странице трудовой книжки, а также на вкладыше в трудовую книжку (в случаях, предусмотренных нормативными актами), остается обязательным требованием для бумажных бланков.

Процесс выдачи трудовой книжки требует от кадровика и работодателя внимательности и строгого соблюдения ТК РФ. Главное правило — не задерживайте документ без уведомления. Если сотрудник не пришел за книжкой, вовремя отправленное уведомление с предложением забрать ее лично или по почте защитит компанию от штрафов и судебных исков. А если работник просит документ на пару дней для оформления пенсии — вы обязаны выдать оригинал, помня о сроках возврата.