Трудовая книжка, основной документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Неправильное её оформление или задержка выдачи могут привести к административной ответственности для работодателя, штрафам и судебным спорам. В этой статье подробно разберем, как, когда и в каком порядке необходимо отдавать трудовую книжку сотруднику.

Выдача трудовой книжки при увольнении: основной случай

Это самый частый и важный сценарий. Законодательство (ст. 77, 84.1 ТК РФ, ч. 6 ст. 62 ТК РФ) чётко определяет обязанность работодателя.

Сроки: когда именно нужно отдать?

• В день увольнения (последний рабочий день) — обязательный срок, если трудовая книжка хранилась у работодателя. Запись об увольнении должна быть внесена, и сам документ передан сотруднику.
• Не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления работника, если сотрудник, находясь в отпуске или отгуле, не смог получить книжку в последний день, и он подал заявление о её выдаче. В этом случае работодатель обязан выслать документ по почте (заказным письмом) или передать через доверенное лицо.

Что должно быть в книжке перед выдачей?

Перед передачей необходимо:

1. Внести запись об увольнении с указанием:
   • Даты увольнения.
   • Основания увольнения (ссылка на пункт части первой ст. 77 или ст. 78 ТК РФ, например, «п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «по соглашению сторон»).
   • ФИО руководителя, подписывающего запись, и печать организации (если используется).
2. Проверить, чтобы все предыдущие записи были корректны, без исправлений, помарок и «зачёркиваний».
3. Удостовериться в отсутствии опечаток в датах и названиях.

Как фиксировать факт получения?

Обязательно в журнале учёта выдачи трудовых книжек (или в специальном разделе самой книжки, если она электронная) необходимо сделать запись:

• Порядковый номер выдачи.
• Дата выдачи.
• ФИО работника.
• Подпись работника о получении.
• Если отправляется по почте — указать номер и дату почтового отправления.

Если работник отказывается подписывать журнал, об этом делается соответствующая отметка в журнале с указанием причины.

Выдача трудовой книжки на руки до увольнения

До 2015 года трудовые книжки всегда хранились у работодателя. Сейчас ситуация изменилась.

Когда можно выдать на руки?

• По письменному заявлению работника. Если сотрудник хочет иметь документ при себе (например, для оформления ипотеки, пенсии, устройства на другую работу), он пишет заявление. Работодатель обязан выдать книжку в течение 3 рабочих дней.
• При оформлении пенсии. Если сотрудник готовится к выходу на трудовую пенсию, он также вправе получить свою книжку для подачи в ПФР.

Важный нюанс по новичкам (с 2021 года)

Если человек работает впервые и у него нет трудового стажа, работодатель не оформляет ему бумажную трудовую книжку. Вместо этого впервые трудоустраиваемому выдаётся сведения о трудовой деятельности (СТД) — либо на бумаге, либо в электронном виде. Бумажная трудовая книжка оформляется только по желанию самого работника (он должен заявить об этом в письменной форме).

Порядок действий работодателя: пошаговая инструкция

1. Получить заявление. Для досрочной выдачи — письменное заявление от сотрудника. При увольнении — заявление не требуется, если выдача происходит в последний день.
2. Проверить книжку. Убедиться, что все записи сделаны правильно, нет исправлений, подписи и печати на месте.
3. Внести итоговую запись об увольнении (если это день увольнения) с точным указанием основания.
4. Зафиксировать факт выдачи в журнале учёта. Если книжка выдаётся на руки до увольнения — также внести запись в журнал с указанием даты выдачи и номера заявления.
5. Передать документ. Лично в руки под расписку или отправить заказным письмом с уведомлением. Копию почтовой квитанции хранить у себя.
6. При увольнении, выдать книжку вместе с другими документами (справка 2-НДФЛ, расчетный листок и т.д.).

Что делать, если трудовая книжка утеряна или испорчена?

Если оригинал утерян, работодатель обязан оформить дубликат.

• Работник пишет заявление о выдаче дубликата.
• Работодатель на основании акта комиссии (с участием работника, если он есть) и имеющихся в организации документов (приказы о приёме/увольнении, личные карточки) выдает дубликат.
• В дубликате вносятся все сведения из оригинала, а в графе «Особые отметки» делается запись: «Дубликат выдан в связи с утратой (повреждением) трудовой книжки серии ___ № ___ от ___».
• Если документы на стаж не сохранились, стаж может быть подтверждён в судебном порядке на основании свидетельских показаний и иных доказательств.

Ответы на частые вопросы

А что, если работник не явился за книжкой в последний день?

Работодатель не может удерживать заработную плату. Если сотрудник не пришёл, необходимо направить ему письменное уведомление (заказным письмом или под подпись) о необходимости получить документ. Если и после этого он не явился, работодатель вправе отправить книжку по почте за свой счёт (это будет считаться выполнением обязанности) и списать почтовые расходы с его заработной платы (с его согласия или по решению суда).

Можно ли выдать электронную трудовую книжку?

Да, с 2021 года работник может выбрать электронный формат. В этом случае все записи вносятся в единую государственную информационную систему (ЕГИС ТД). Физическая книжка не оформляется. Если же сотрудник захочет получить бумажный вариант, работодатель обязан его оформить и выдать.

Штрафы за нарушение правил выдачи?

Да. За нарушение сроков выдачи трудовой книжки (ст. 5.27 КоАП РФ) предусмотрен штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Соблюдение этих простых правил защитит работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции и судов, а также сохранит доверие сотрудников.