Выдача трудовой книжки – один из ключевых моментов процедуры прекращения трудового договора. Правильное оформление этого документа влияет на дальнейшее трудоустройство сотрудника, начисление пособий и избежание возможных споров с работодателем. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, порядок действий и особенности, которые необходимо учитывать при выдаче трудовой книжки при увольнении.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 84.1, ст. 50, ст. 127, ч. 4 ст. 14.
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69).
• Постановления и разъяснения Минтруда, судебная практика (например, решение N 2‑424/2022).

Общее правило: выдача в день увольнения

Согласно части седьмой статьи 50 ТК РФ, трудовая книжка выдаёться работнику в день увольнения (последний день работы) с внесённой в неё записью об увольнении. Это правило действует независимо от причины расторжения трудового договора (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работника, в связи с истечением срока договора и т.д.).

Что считается днём увольнения?

Днём увольнения считается последний день фактической работы сотрудника. Если в этот день работник не явился на работу (например, находится в отпуске, на больничном или в командировке), днём увольнения всё равно считается последний день, предусмотренный в приказе об увольнении.

Исключения и особенности

Последний день приходится на нерабочий день (выходной, праздничный)

По части 4 статьи 14 ТК РФ, если последний день срока (в данном случае – день увольнения) выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, днём окончания срока считается ближайший следующий рабочий день. Соответственно:

• трудовая книжка выдаётся в этот ближайший рабочий день;
• в приказе об увольнении указывается фактическая дата последнего рабочего дня (перенесённая дата);
• в трудовой книжке запись об увольнении делается с этой же датой.

Сотрудник находится в отпуске (в т.ч. ежегодном оплачиваемом) на день увольнения

Согласно части 2 и 3 статьи 127 ТК РФ, если работник уволен во время отпуска, днём увольнения считается последний день отпуска. Выдача трудовой книжки производится в этот день (или в ближайший рабочий день, если последний день отпуска выпадает на выходной).

Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя

Если работодатель не выдаёт трудовую книжку в установленный срок:

• Днём увольнения считается день фактической выдачи книжки (п. 2.10 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
• Необходимо издать новый приказ об увольнении, в котором указать реальный день выдачи трудовой книжки как последний день работы.
• Предыдущая запись о дне увольнения в трудовой книжке считается недействительной и должна быть исправлена (зачёркнута, с внесением исправления и подписи уполномоченного лица).

За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работник может потребовать компенсацию морального вреда и/или возмещения убытков (судебная практика, например, решение N 2‑424/2022).

Порядок действий работодателя при выдаче трудовой книжки

1. Подготовка приказа об увольнении – в приказе указывается дата увольнения (с учётом переноса на рабочий день, если требуется).
2. Внесение записи в трудовую книжку – запись делается в соответствии с разделом «Сведения о работе» (дата увольнения, основание, номер и дата приказа).
3. Выдача трудовой книжки работнику – в последний день работы (или в перенесённый рабочий день). Работник расписывается в получении, а в журнале регистрации движения трудовых книжек отмечается факт выдачи с указанием даты.
4. Расчёт с работником – выплата всех причитающихся сумм (заработная плата, компенсация за отпуск и т.д.) производится в тот же день, если иное не предусмотрено коллективным договором или внутренними локальными актами.
5. Хранение копии приказа и трудовой книжки – копия приказа хранится в личном деле работника, а оригинал трудовой книжки остаётся у сотрудника.

Что делать, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения?

Согласно пункту VII «Выдача трудовой книжки работнику» (КонсультантПлюс), если работник не явился за получением книжки в последний день работы, работодатель обязан:

• Хранить трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после дня увольнения.
• Известить работника о необходимости получения документа (например, направить письменное уведомление или позвонить).
• По истечении трёх рабочих дней, если работник так и не явился, трудовую книжку можно отправить ему заказным письмом с уведомлением о вручении или передать через уполномоченное лицо.

Важно зафиксировать все действия (журнал регистрации, копии уведомлений, почтовые квитанции) – это защитит работодателя от претензий о несвоевременной выдаче.

Ответственность за нарушение сроков выдачи

Нарушение установленных сроков может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Гражданско‑правовые последствия – возмещение убытков, компенсация морального вреда, выплата среднего заработка за период вынужденного простоя (если задержка привела к невозможности трудоустроиться).
• Репутационные риски – негативное влияние на имидж компании и отношения с текущими и потенциальными сотрудниками.

Практические рекомендации для HR‑службы

• Заблаговременно готовить приказ об увольнении – минимум за два рабочих дня до планируемой даты, чтобы успеть внести запись в трудовую книжку.
• Сверять производственный календарь – если последний день приходится на выходной/праздник, сразу планировать перенос на следующий рабочий день.
• Контролировать наличие трудовой книжки – перед днём увольнения убедиться, что документ находиться в отделе кадров и готов к выдаче.
• Фиксировать факт выдачи – подпись работника в журнале регистрации, копия приказа в личном деле, отметка в табеле учёта рабочего времени.
• Информировать работника – при увольнении в отпуске или на больничном заранее уведомить о дне выдачи трудовой книжки и порядке получения.
• Вести учёт задержек – фиксировать причины задержек и принимать меры для их предотвращения в будущем.

Выдача трудовой книжки в день увольнения – строгое требование трудового законодательства, которое защищает права работника и обеспечивает прозрачность кадровых процессов. Соблюдение общего правила, учёт особенностей (выходные, отпуск, задержки) и правильное оформление всех сопровождающих документов позволяют избежать споров, штрафов и репутационных потерь. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние инструкции и проводить обучение кадровых специалистов, чтобы обеспечить бесперебойное и законное выполнение данной процедуры.