Окончание трудовых отношений – важный этап как для сотрудника, так и для работодателя. Одним из ключевых обязательств работодателя при увольнении является выдача трудовой книжки (или её электронного эквивалента). В данной статье подробно рассмотрим, какие нормы регулируют этот процесс, какие сроки установлены, а также как меняется практика в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
Нормативная база
Основные положения, регламентирующие выдачу трудовой книжки при увольнении, содержатся в:
- Трудовом кодексе Российской Федерации (ст. 84.1 – выдача документов при расторжении трудового договора);
- Федеральном законе № 439-ФЗ «О трудовых книжках» (регулирует порядок ведения, хранения и выдачи трудовых книжек);
- Постановлениях Минтруда России, в частности, проектах по изменению правил ведения трудовых книжек (исключение избыточных требований и устаревших сведений).
Согласно ст. 84;1 ТК РФ, при расторжении трудового договора работодатель обязан в день увольнения выдать работнику трудовую книжку, а также иные документы, связанные с трудовой деятельностью (справки о заработке, о периодах работы и т.д.).
Сроки выдачи трудовой книжки
Законодательство чётко определяет, что трудовая книжка должна быть выдана:
- В последний день работы (день увольнения).
- Если последний день работы приходится на выходной или праздничный день – в первый последующий рабочий день.
Нарушение этого срока влечёт за собой административную ответственность работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
Электронная трудовая книжка: особенности выдачи
С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2025 года всё больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки по собственному выбору или потому, что впервые устроились после введения ЭТК. При увольнении работника, у которого ведётся электронная трудовая книжка, работодатель обязан:
- Обеспечить доступ к электронной трудовой книжке в личном кабинете на портале «Госуслуги» или в системе работодателя (например, через интеграцию с ПФР).
- Выдать справку о том, что трудовая деятельность отражена в ЭТК, а также копию выписки из электронной трудовой книжки по требованию сотрудника.
- При желании сотрудника получить бумажный эквивалент – распечатать выписку из ЭТК и заверить её подписью и печатью организации.
Таким образом, даже при переходе на электронный формат обязательство по выдаче документа, подтверждающего трудовой стаж, сохраняется.
Изменения в правилах ведения трудовых книжек (Минтруд)
Минтруд России планирует изменить правила ведения трудовых книжек, исключив из них избыточные требования и устаревшие сведения. Это касается:
- Сокращения количества обязательных записей (например, отмены записи о наградах, если они не влияют на трудовой стаж).
- Упрощения процедуры внесения изменений и исправлений.
- Интеграции с государственными информационными системами (ПФР, ФСС) для автоматического обновления данных.
Эти изменения направлены на снижение административной нагрузки на работодателей и повышение удобства для сотрудников при получении документов при увольнении.
Что делать, если трудовая книжка не выдаётся?
Если работодатель отказывается выдать трудовую книжку в установленный срок, сотрудник может:
- Написать письменную претензию работодателю с требованием выдачи документа.
- Обратиться в трудовую инспекцию (ГИТ) с жалобой о нарушении трудового законодательства.
- Подать иск в суд о восстановлении нарушенного права и взыскании компенсации за моральный вред.
Судебная практика показывает, что суды обычно удовлетворяют такие требования, особенно если работник предоставил доказательства обращения к работодателю и отказа в выдаче книжки.
Практические рекомендации для работодателей
Чтобы избежать нарушений и штрафов, работодателям рекомендуется:
- Заблаговременно подготовить трудовую книжку (или выписку из ЭТК) к дню увольнения.
- Проверить правильность всех записей (даты, должности, основания для увольнения).
- Оформить сопроводительные документы (справка о заработке, справка о среднем заработке, копия приказа об увольнении).
- При выдаче бумажной трудовой книжки получить расписку от сотрудника о получении документа.
- При работе с электронными трудовыми книжками обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету и предоставить инструкцию по получению выписки.
Выдача трудовой книжки при увольнении остаётся обязательным действием работодателя, независимо от того, ведётся ли учёт в бумажном или электронном виде. Соблюдение установленных сроков и правил не только защищает права сотрудников, но и помогает работодателям избежать административных штрафов и судебных споров. С учётом планируемых изменений в правилах ведения трудовых книжек со стороны Минтруда, процесс выдачи документов станет более простым и прозрачным для обеих сторон.