Вопрос своевременной и правильной выдачи трудовой книжки при увольнении остается одним из самых важных в трудовом праве․ Независимо от того, работает ли сотрудник по основному месту работы или является внутренним совместителем, работодатель обязан строго соблюдать процедуру оформления документов․ В условиях перехода на электронные трудовые книжки, который активно продолжается в 2026 году, многие нюансы требуют особого внимания․
Правовая основа: когда и что должен получить работник
Согласно действующему законодательству (в частности, нормам, регулирующим трудовые отношения в РФ и аналогичным нормам в других странах постсоветского пространства, включая Украину, где также идет процесс цифровизации), днем увольнения считается последний день работы․ Именно в этот день работодатель обязан:
- Произвести полный расчет с работником․
- Выдать работнику все необходимые документы, связанные с работой․
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде)․
- Выдать трудовую книжку на руки работнику․
Важно: Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет за собой материальную ответственность․ Работодатель обязан оплатить работнику время вынужденного прогула или компенсировать моральный вред, если из-за отсутствия документа сотрудник не смог трудоустроиться․
Особенности работы внутренних совместителей
Ситуация, когда сотрудник работает в организации одновременно как штатный работник (основное место) и как внутренний совместитель, требует четкого понимания правил ведения документации․
Трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы․ Следовательно:
- Запись о приеме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника и только работодателем по основному месту работы (на основании документа, подтверждающего работу по совместительству)․
- При увольнении с должности совместителя внутри той же организации, запись об увольнении с этой конкретной должности также вносится в трудовую книжку․
- Если работник увольняется полностью (и с основной должности, и с совместительства), то в день увольнения он получает трудовую книжку со всеми внесенными записями․
Электронная трудовая книжка: заполнение и оформление при увольнении
В 2026 году электронные трудовые книжки (ЭТК) стали стандартом․ Для тех, кто ранее написал заявление о переходе на ЭТК, или для новых работников, бумажный вариант больше не ведется (за исключением отдельных категорий, где это еще допускается переходными положениями)․
Как и когда заполнять электронную трудовую?
Информация в электронный реестр вносится работодателем в формате электронного документа․ Основные правила:
- Сроки: Сведения о приеме, переводе и увольнении должны быть переданы в Пенсионный фонд (или соответствующий реестр) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (распоряжения)․
- Заполнение при увольнении: В день увольнения работодатель формирует запись о прекращении трудового договора․ В ней указывается основание увольнения со ссылкой на статью закона и номер приказа․
- Доступ работника: Работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в любое время через портал государственных услуг, в МФЦ или обратившись к работодателю․
Что выдавать работнику при увольнении в эпоху ЭТК?
Поскольку физической «электронной книжки» на руки не выдают, обязанность работодателя трансформировалась в обязанность предоставить выписку (справку) о трудовой деятельности․
При увольнении работник вправе потребовать, а работодатель обязан выдать заверенную выписку из электронной трудовой книжки, содержащую сведения о всей трудовой деятельности у данного работодателя․ Это делается в день увольнения․
Алгоритм действий при увольнении сотрудника
Чтобы избежать юридических рисков и конфликтов, работодателю следует придерживаться следующего алгоритма:
- Издание приказа: Издать приказ об увольнении в последний рабочий день․
- Ознакомление: Ознакомить работника с приказом под роспись․
- Внесение записей:
- Для бумажных книжек: внести запись об увольнении, заверить подписью ответственного лица и печатью организации (если используется), дать работнику расписаться․
- Для электронных книжек: сформировать и отправить отчетность в реестр не позднее следующего рабочего дня․
- Выдача документов:
- Выдать бумажную трудовую книжку (если велась) непосредственно в руки работнику․
- Выдать справку (выписку) о трудовой деятельности (форма СТД-Р или аналог)․
- Выдать копии документов, связанных с работой, если работник подал письменный запрос․
- Фиксация выдачи: Попросить работника расписаться в журнале учета движения трудовых книжек или в личной карточке о получении документа․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается забирать документ, работодатель должен:
- Направить работнику письменное уведомление (по почте с описью вложения) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте․
- С момента направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
- Хранить невостребованную трудовую книжку в архиве организации в течение 50 лет (согласно правилам архивного дела)․
Соблюдение процедуры выдачи трудовой книжки — это не просто формальность, а гарантия прав работника и защита интересов работодателя․ В условиях 2026 года, когда бумажный документооборот гармонично сочетается с электронными реестрами, важно помнить: даже если основная информация хранится в «цифре», обязанность предоставить работнику подтверждение его стажа и корректно оформить увольнение остается неизменной․ Внимательное отношение к деталям, особенно при работе с внутренними совместителями и электронными форматами, поможет избежать штрафов и судебных разбирательств․