Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в электронном виде), это основной документ, подтверждающий стаж и опыт работника. Законодательство РФ (Трудовой кодекс) строго регламентирует порядок ее выдачи при увольнении. Несоблюдение этих правил может повлечь для работодателя административную ответственность, а для работника — проблемы с подтверждением стажа.
В этой статье подробно разберем, кто, когда и как должен получить этот документ после прекращения трудовых отношений.
Общее правило: выдача в день увольнения
Ключевое требование: Согласно части 4 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку (или предоставить сведения в электронном виде) в день увольнения, то есть в последний день его работы.
Это означает, что процесс оформления увольнения и выдачи документа должен быть синхронизирован:
- Издается приказ (распоряжение) об увольнении.
- На основании этого приказа вносятся соответствующие записи в трудовую книжку.
- В тот же день, при подписании акта об окончании расчетов и других документов, работнику выдается его трудовая книжка с внесенной записью.
Как правильно оформить запись об увольнении?
Запись должна быть сделана разборчиво, без исправлений и помарок, и содержать:
- Порядковый номер записи (арабскими цифрами).
- Дату увольнения (дата последнего дня работы). Формат: число.месяц.год (например, ). Важно: эта дата должна совпадать с датой в приказе об увольнении.
- Основание увольнения — точную формулировку пункта статьи Трудового кодекса или иного нормативного акта (например, «Увольнение по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)», «Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)» и т.д.).
- Подпись ответственного лица (обычно кадровика или руководителя) с расшифровкой (ФИО).
- Печать организации (если она используется).
Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)
С 1 января 2021 года работники имеют право на ведение ЭТК в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР).
- Если работник выбрал бумажную книжку, порядок выдачи остается классическим, физический документ в день увольнения.
- Если выбрана электронная форма, то в день увольнения работодатель обязан:
- Внести сведения об увольнении в ЭТК через СЗВ-ТД.
- Выдать работнику распечатанную на бумаге выписку из ЭТК (форма СТД-Р) за весь период работы в данной организации. Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке.
Что делать, если работник не явился за книжкой в день увольнения?
Ситуация, когда сотрудник отсутствует в последний рабочий день (например, находится в отпуске, на больничном или просто не пришел), является частой. Действия работодателя:
Немедленное уведомление
Работодатель должен принять меры, чтобы известить работника о необходимости получить документ. Лучший способ — направить письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением или через личный кабинет в ЭТК) с требованием явиться за трудовой книжкой (выпиской) в определенный срок.
Обязанность выдать по письменному заявлению
Если работник не явился в день увольнения, то по его письменному заявлению работодатель обязан выдать трудовую книжку (выписку) не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (часть 4 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно: Сам факт неявки в день увольнения не снимает с работодателя обязанности по своевременной выдаче документа. Хранение невостребованной книжки у работодателя после увольнения недопустимо.
Обязанности работодателя помимо выдачи книжки
При увольнении работодатель должен выполнить ряд сопутствующих действий:
- Произвести окончательный расчет с работником (выплатить все причитающиеся суммы: зарплату, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.).
- Сдать сведения в ПФР:
- Для бумажных книжек — сдать форму ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1 не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении.
- Для ЭТК — информация передается автоматически через СЗВ-ТД.
- Выдать другие документы, связанные с работой: копии приказов об увольнении, переводе, повышении, выписки из штатного расписания, характеристики и т.д., если они есть и на них есть ссылка в трудовой книжке.
Ответственность за нарушение порядка выдачи
Невыдача трудовой книжки (или выписки из ЭТК) в день увольнения или в нарушение установленного срока (3 рабочих дня после заявления) влечет для работодателя (должностных лиц) административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц.
- Штраф от 30 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.
Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о взыскании компенсации за задержку выдачи документов, а также о восстановлении рабочей книжки (если она утеряна или испорчена по вине работодателя).
Краткий алгоритм действий для работодателя
- В день увольнения:
- Издать приказ об увольнении.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку или сведения в ЭТК.
- Произвести окончательный расчет.
- Выдать работнику: бумажную книжку с записью ИЛИ распечатанную выписку из ЭТК (СТД-Р) и расчетный лист.
- Если работник не явился:
- Направить ему письменное уведомление с требованием явиться за документом.
- По получении письменного заявления от работника — выдать книжку/выписку в течение 3 рабочих дней.
- Сдать отчетность: Форму ЕФС-1 (для бумажных книжек) в ПФР на следующий рабочий день после даты увольнения.
Главное правило: Трудовая книжка (или ее выписка) — это не просто формальность, а важнейший документ для работника. Работодатель обязан обеспечить ее выдачу в день увольнения. При неявке сотрудника — действовать через письменное уведомление и заявление, соблюдая срок в 3 рабочих дня. Соблюдение этих требований защищает и интересы работника, и работодателя от возможных споров и штрафов.