Вопрос выдачи трудовой книжки при прекращении трудовых отношений является одним из самых часто задаваемых в практике работодателей и работников. Неправильное оформление может привести к штрафам, судебным разбирательствам и ухудшению трудовой истории сотрудника. В данной статье подробно рассматриваются:

• правовые основы;
• пошаговый порядок оформления увольнения;
• обязанности работодателя и права работника;
• особенности в случае смерти, отказа от получения книги и электронного ведения трудовой книжки;
• сроки и последствия несоблюдения требований.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс расторжения трудового договора и выдачу трудовой книжки:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
   • Статья 62 – порядок прекращения трудового договора.
   • Статья 66.1 – предоставление сведений о трудовой деятельности.
   • Статья 77 – основания прекращения трудового договора.
   • Статья 84.1 – общий порядок оформления прекращения трудового договора, включая выдачу трудовой книжки.
2. Постановление Правительства РФ от  № 225 «Об правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей» (далее – Правила).
3. КонсультантПлюс, Гарант.ру и другие правовые справочники, содержащие комментарии к вышеуказанным нормам.

Ключевые требования ТК РФ и Правил

• В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (Статья 84.1 ТК РФ).
• В трудовой книжке должна быть внесена запись об увольнении в соответствии с пунктом 5 Правил (графы 1‑4).
• Если трудовая книжка ведёться в электронном виде, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности в виде электронного документа (Статья 66.1 ТК РФ).
• Работодатель обязан произвести окончательный расчёт в тот же день (Статья 62 ТК РФ).

Пошаговый порядок оформления увольнения

Подготовительный этап (за 1‑2 недели до увольнения)

1. Определить основание прекращения трудового договора (по инициативе работника, по инициативе работодателя, по соглашению сторон, по обстоятельствам, предусмотренным ст. 77 ТК РФ и т.д.).
2. Подготовить приказ (распоряжение) об увольнении:
   • указать дату и номер приказа;
   • указать причину увольнения;
   • указать срок выхода работника (последний рабочий день).
3. Сформировать расчётный лист (выплата заработной платы, компенсаций, отпускных, выходного пособия и т.д.).
4. Подготовить комплект документов для выдачи:
   • трудовая книжка;
   • приказ об увольнении;
   • справка 2‑НДФЛ;
   • справка о заработке (при необходимости);
   • документы, подтверждающие выплату компенсаций.

День увольнения

5. Провести окончательный расчёт и выдать расчётный лист.
6. Внести запись об увольнении в трудовую книжку:
   • Графа 1 – порядковый номер записи;
   • Графа 2 – дата увольнения;
   • Графа 3 – причина увольнения (по статье 77 ТК РФ, по инициативе работника и т.д.);
   • Графа 4 – наименование и реквизиты приказа (дата, номер).
7. Вручить работнику трудовую книжку в день увольнения. Если работник отказывается её принимать – оформить письменное уведомление о необходимости получения книги (см; пункт 5.2 ниже).
8. Подписать акт приёма‑передачи документов (если используется электронный вариант – подписать электронный акт).

После увольнения (при невозможности выдачи книги в день)

9. Если работник отсутствует или отказывается принимать книжку, направить ему письменное уведомление (рекомендовано заказным письмом с уведомлением о вручении) с требованием забрать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с даты получения уведомления.
10. В случае отсутствия реакции работника в установленный срок – оформить специальное уведомление о невозможности выдачи и хранить книжку в архиве до получения письменного согласия работника на её отправку (почтой, курьером).

Особые случаи

Смерть работника

При смерти сотрудника трудовую книжку необходимо выдать его законным представителям (родственникам) в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Отказ работника от получения бумажной трудовой книжки

Работник имеет право отказаться от ведения бумажной трудовой книжки и перейти на электронный вариант. В этом случае работодатель обязан:

• выдать справку о трудовой деятельности (СТД‑Р) в день увольнения;
• предоставить сведения в электронном виде в течение 3 дней.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если у работника уже оформлена электронная трудовая книжка, запись об увольнении вносится в электронный реестр, а работнику предоставляется подтверждающий документ (печать или электронный сертификат). При этом обязательна информировать работника о возможности получения печатной копии по его запросу.

Что делать, если работник отказывается забрать трудовую книжку?

1. Уведомление о необходимости получения книги – направить заказным письмом с требованием забрать книжку в течение 3 рабочих дней.
2. Если в срок книжка не получена, оформить специальное уведомление о невозможности выдачи и хранить её в архиве.
3. При повторном отказе работника оформить акт отказа (подписанный работником) и приложить к личному делу.
4. В случае судебного разбирательства работодатель обязан доказать, что предпринял все законные шаги по выдаче книги.

Сроки и контроль

Последствия нарушения требований

• Штрафы для работодателя в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ) за несвоевременную выдачу трудовой книжки.
• Возможность работника обратиться в суд с требованием о принудительном выдаче книги и компенсации морального вреда.
• Отказ в получении справки о трудовой деятельности может стать препятствием для получения нового места работы, что влечёт репутационные потери.

Пример заполнения записи в трудовой книжке

Графа 1: 12

Графа 2:

Графа 3: По инициативе работника (ст. 77, п. 2 ТК РФ)

Графа 4: Приказ № 45/2026 от «Об увольнении Ивановой А. С.»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли выдавать трудовую книжку, если работник уходит в отпуск без сохранения заработной платы?

Нет. Трудовая книжка выдается только при прекращении трудового договора.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте?

Да, если работник дал письменное согласие на отправку. В таком случае необходимо оформить акт отправки и приложить копию согласия к личному делу.

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка?

Ошибка исправляется штампом «Исправление» и подписью руководителя отдела кадров, при этом в графе «примечание» указывается причина исправления.

Как оформить увольнение в случае коллективного сокращения?

Помимо индивидуального приказа, требуется приказ о проведении сокращения, согласование с профсоюзом (если он есть) и соблюдение обязательных процедур (социальный пакет, уведомление государственных органов).

Выдача трудовой книжки – обязательный и строго регламентированный процесс, который должен завершаться в день прекращения трудового договора. Соблюдение последовательности действий, правильное оформление записей и своевременное информирование работника позволяют избежать штрафов, судебных споров и сохраняют хорошие трудовые отношения.

Помните: правильная документация – залог юридической защиты как работодателя, так и работника.