Трудовая книжка – главный документ, подтверждающий трудовую историю работника․ При прекращении трудового договора (по любой причине) работодатель обязан оформить запись об увольнении и выдать книжку (или предоставить сведения о трудовой деятельности)․ Ниже подробно описаны правовые нормы, порядок действий, типовые формулировки и типичные ошибки․
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
- Ст․ 66․1 – обязанность работодателя в последний день работы выдать трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности․
- Ст․ 77, 78, 79, 80, 81, 83 – основания и порядок прекращения трудового договора․
- Ст․ 84․1 – требования к формулировкам записей в трудовой книжке․
- Приказ Минтруда России от № 589н – правила проставления печати и подписи в трудовой книжке․
- Федеральный закон № 27‑ФЗ от – порядок заполнения формы ЕФС‑1 (для электронных трудовых книжек)․
Когда необходимо выдавать трудовую книжку?
- При увольнении по инициативе работодателя (сокращение штата, ликвидация и т․п․)․
- При увольнении по инициативе работника (по собственному желанию, по соглашению сторон)․
- При переводе в другую организацию, если работник сохраняет прежнюю книжку․
- При переходе на электронную форму трудовой книжки – в этом случае выдается справка‑выписка из ЕФС‑1;
Пошаговый алгоритм выдачи трудовой книжки
Шаг 1․ Подготовка приказа/решения об увольнении
В приказе указываются:
- Дата и номер приказа;
- Основание увольнения (ссылка на пункт и статью ТК РФ);
- Дата увольнения (последний рабочий день);
- Подпись руководителя и печать организации․
Шаг 2․ Оформление записи в трудовой книжке
Запись делается в разделе «Сведения о работе» (графы 1‑4)․ Пример оформления для разных оснований приведён в таблице ниже․
Шаг 3․ Подписание и проставление печати
На первой странице и на вкладыше книжки ставится печать организации, подпись лица, уполномоченного вести трудовые книжки, и дата․
Шаг 4․ Выдача книжки работнику
Трудовая книжка должна быть передана работнику в последний день работы, но не позже следующего рабочего дня после издания приказа․
Шаг 5․ Заполнение формы ЕФС‑1 (для электронных книжек)
Если у работника электронная трудовая книжка, необходимо:
- Заполнить подраздел 1․1 формы ЕФС‑1 (сведения об увольнении);
- Отправить форму в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (п․ 4 Порядка заполнения ЕФС‑1)․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
| Основание увольнения | Ссылка на нормативный акт | Пример формулировки (графа 3) |
|---|---|---|
| Сокращение штата | п․ 2 ст․ 81 ТК РФ | Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Увольнение по собственному желанию | п․ 1 ст․ 80 ТК РФ | Уволен по собственному желанию, пункт 1 статьи 80 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Соглашение сторон | п․ 1 ст․ 78 ТК РФ | Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 статьи 78 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Ликвидация организации | п․ 2 ст․ 81 ТК РФ | Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Нарушение дисциплины (по инициативе работодателя) | п․ 4 ст․ 81 ТК РФ | Уволен за нарушение трудовой дисциплины, пункт 4 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
Важно: Формулировка в графе 3 должна точно соответствовать нормативному акту, иначе запись считается ошибочной и может стать основанием для трудового спора․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года электронные трудовые книжки стали обязательными для новых работников, а с 2024 года их использование расширилось на всех работников, у которых есть ИНН и СНИЛС․
- Запись об увольнении вносится автоматически в системе «Единый федеральный реестр» (СФР) после отправки формы ЕФС‑1․
- Работник получает уведомление в личном кабинете «Госуслуги» и может распечатать выписку․
- Если работник просит бумажный вариант, работодатель обязан выдать справку‑выписку из ЭТК (не более 5 страниц)․
Сроки и ответственность
- Трудовая книжка должна быть выдана в последний рабочий день или не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (ст․ 66․1 ТК РФ)․
- Запись в книжку должна быть сделана в тот же день, когда издается приказ об увольнении․
- За несоблюдение сроков и за неверные формулировки работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф до 5 млн руб․ для юридических лиц, до 500 тыс․ руб․ для индивидуальных предпринимателей);
- Работник имеет право потребовать исправления ошибки в течение 3 рабочих дней после обнаружения․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что делать, если работник отказывается принимать трудовую книжку?
Работодатель обязан выдать книжку, но если работник отказывается подписать акт приёма‑передачи, следует оформить протокол с указанием причины отказа и подписью свидетелей․ Протокол хранится в кадровом деле․
Вопрос: Можно ли выдать только справку о трудовой деятельности?
Да, если работник отказывается принимать книжку, можно выдать справку‑выписку из ЭТК (ст․ 66․1)․ Однако в дальнейшем это может осложнить поиск работы, поэтому рекомендуется всё же оформить книжку․
Вопрос: Как оформить запись, если увольнение происходит в течение нескольких дней (например, испытательный срок истёк)?
Запись делается один раз – в последний день работы․ В графе 2 указывается дата увольнения, а в графе 3 – основание (например, «Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя, пункт 2 статьи 77 ТК РФ»)․
Вопрос: Нужно ли делать запись об увольнении в случае «перевода» в другую организацию?
Если перевод осуществляется в рамках единой группы компаний и сохраняется прежняя трудовая книжка, запись в графе 3 делается как «Перевод в другую организацию», а в графе 4 указывается приказ о переводе․
Типовой акт приёма‑передачи трудовой книжки
Акт приёма‑передачи трудовой книжки Мы, нижеподписавшиеся: ______________________ (ФИО, должность, подпись) – представитель работодателя, ______________________ (ФИО работника, подпись) – работник, составили настоящий акт о том, что: - Работнику выдана трудовая книжка № ________, в которой сделана запись об увольнении: – дата увольнения: _______________; – основание увольнения: ________________________ (ссылка на пункт и статью ТК РФ); – номер и дата приказа: ________________________; - Работник принял трудовую книжку, подтверждая отсутствие претензий к её содержанию․ Подписи сторон: ____________________ ____________________ (Работодатель) (Работник) Свидетели: ____________________________________________
Ошибки, которых следует избегать
- Отсутствие печати или подписи ответственного лица․
- Неправильная формулировка в графе 3 (отсутствие ссылки на статью ТК РФ)․
- Запись даты увольнения, отличающейся от даты, указанной в приказе․
- Неоформление записи в случае увольнения по соглашению сторон (часто используют «по собственному желанию», что неверно)․
- Задержка выдачи книжки более чем на один рабочий день․
Выдача трудовой книжки при увольнении – обязательный процесс, регулируемый чётким набором нормативных актов․ Соблюдение сроков, правильное оформление записей и своевременное заполнение формы ЕФС‑1 позволяют избежать трудовых споров и штрафов․ При работе с электронными трудовыми книжками важно помнить о необходимости отправки данных в СФР и предоставления выписки работнику․
Следуя приведённому алгоритму, вы гарантируете законность увольнения и сохраните хорошие отношения с сотрудниками․