Трудовая книжка (ТК) — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника. Её правильное оформление и выдача при увольнении регулируются Трудовым кодексом РФ и Постановлением Правительства № 225. Нарушение порядка влечёт административную ответственность для работодателя. Данная статья описывает пошаговый алгоритм действий для кадровых служб и работодателей.

Правовая основа

• Статья 62 ТК РФ — общий срок выдачи документов при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 225 — утверждает форму ТК и порядок её ведения, хранения и выдачи.
• Статья 77 ТК РФ — основания для увольнения, при которых происходит выдача.

Основания для выдачи трудовой книжки

Трудовая книжка выдается работнику в следующих случаях:

1. Увольнение по собственному желанию (ст. 80 ТК РФ).
2. Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ).
3. Увольнение по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ) при наличии законных оснований;
4. Увольнение по истечении срока трудового договора (ст. 79 ТК РФ), если сотрудник не продолжает работу.
5. Перевод на другую организацию (с согласия работника) — выдается новая ТК, старая возвращается работодателю.
6. Смерть работника — ТК выдается наследникам по их заявлению.

Действия работодателя перед выдачей: пошаговая инструкция

Проверка правильности ведения ТК

• Все записи об увольнении должны быть своевременными, точными и без исправлений.
• Должна быть подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель) и печать организации на последней записи.
• Проверьте, нет ли неоговорённых вставных листов. Все листы должны быть пронумерованы и скреплены.

Оформление записи об увольнении

Запись делается на основании приказа об увольнении (форма Т-1 или локальный приказ). Формулировка должна точно соответствовать основанию увольнения из ТК РФ.

Пример корректной записи:
«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, с 23 мая 2026 года.»

Подготовка сопроводительного документа

На основании приказа и заявления работника (если есть) оформляется ведомость (лист-извещение) о выдаче документов (форма по усмотрению организации). В ней указываются:

• ФИО сотрудника.
• Дата увольнения и основание.
• Перечень выданных документов (ТК, сведения о страховом стаже, иные документы по требованию).
• Подпись сотрудника и кадровика.

Процедура выдачи: сроки и документы

Сроки

Трудовая книжка подлежит выдаче в день увольнения (день подписания приказа) или в день подачи письменного заявления работником, если он не работал в этот день (например, отпуск без содержания). Общий срок, не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения (ст. 62 ТК РФ).

Необходимые действия от сотрудника

Для получения ТК сотрудник должен:

1. Подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки (если не делает этого в день увольнения).
2. Предъявить документ, удостоверяющий личность (паспорт РФ).
3. В случае получения ТК доверенным лицом — предъявить нотариально заверенную доверенность с указанием полномочий на получение ТК.

Порядок взаимодействия

• Кадровик находит ТК сотрудника в архиве.
• Проверяет актуальность записи об увольнении.
• Просит сотрудника (или доверенное лицо) подписать ведомость о выдаче.
• Передает ТК и заверенную копию приказа об увольнении (если сотрудник запросил).
• На своей копии ведомости делает отметку: «Трудовая книжка выдана на руки» с датой и подписью.

Что делать, если сотрудник не забирает ТК?

Если сотрудник не явился за ТК в установленный срок:

1. Работодатель обязан направить ему письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением) о необходимости забрать документ.
2. В уведомлении указать срок для получения (например, 10 календарных дней).
3. Если сотрудник и после этого не явился, ТК хранится у работодателя. Работодатель не вправе уничтожить ТК.
4. При последующем обращении сотрудника ТК выдается ему по предъявлении паспорта с оформлением новой ведомости.

Типичные ошибки и риски

• Выдача ТК без записи об увольнении или с некорректной формулировкой. Это может привести к спорам о стаже и дате увольнения.
• Срок выдачи более 3 рабочих дней. За это предусмотрен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
• Отказ в выдаче по причине неполной отработки срока предупреждения (это незаконно, если иное не предусмотрено договором).
• Выдача ТК без подписи сотрудника в ведомости. Нет подтверждения факта получения, что создаёт риски для обеих сторон.
• Неправильный порядок нумерации листов или наличие неучтённых вставных листов.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Можно ли выдать ТК по электронной почте или в виде скана?

О: Нет. Трудовая книжка является бумажным документом строгой отчётности. Выдача возможна только при личном присутствии сотрудника (или его доверенного лица) с предъявлением паспорта. Электронная копия не имеет юридической силы как оригинал;

В: Что делать, если ТК утеряна или испорчена?

О: Работодатель обязан по заявлению работника оформить дубликат ТК (Постановление № 225). Срок оформления — не более 30 дней. Стоимость изготовления дубликата не взимается.

В: Обязательно ли ставить печать на записи об увольнении?

О: Да, печать организации (или штамп с наименованием) является обязательным реквизитом записи в ТК (п. 17 Постановления № 225).

В: Можно ли выдать ТК до дня увольнения?

О: Нет. ТК выдается в день увольнения или в день подачи заявления, если сотрудник уже не работает. Ранняя выдача может быть истолкована как фактическое прекращение трудовых отношений до срока.