Вопрос о сроке выдачи трудовой книжки при совмещении отпуска и увольнения — один из самых частых и спорных в кадровом делопроизводстве. Неправильное оформление может привести к административной ответственности для работодателя. Давайте разберем этот случай детально, опираясь на Трудовой кодекс РФ и официальные разъяснения.
Общее правило: выдача в день увольнения
Согласно части 3 статьи 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении. Это общее правило действует для всех способов прекращения трудового договора.
Особый случай: отпуск с последующим увольнением
Ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, а после его окончания (или даже в последний день отпуска) трудовой договор прекращается, имеет свою специфику. Здесь возникает ключевой вопрос: что считать «днем увольнения»?
Что говорит закон и официальные органы?
На этот счет существуют прямые и недвусмысленные разъяснения:
- Приказ Минтруда России (в редакции, актуальной на 2026 год) и практика КонсультантПлюс/Гарант прямо указывают: если увольнение происходит после отпуска, то расчет с работником и выдача трудовой книжки производятся ПЕРЕД уходом такого работника в отпуск.
- Днем увольнения в таком случае считается не последний день отпуска, а последний рабочий день перед началом отпуска.
Логика этого подхода:
- Завершение трудовых отношений. В последний рабочий день перед отпуском между работником и работодателем происходит окончательный расчет, все обязательства сторон исполняются, включая передачу документов. После этого сотрудник уже не является работником, а находится в статусе «в отпуске с последующим увольнением».
- Исполнение обязанности. Работодатель исполняет обязанность по выдаче документа именно в день прекращения трудового договора (который наступил в последний рабочий день), а не откладывает ее на период, когда сотрудник уже не обязан приходить на работу.
- Защита прав работника. Это гарантирует, что сотрудник получит все документы и деньги до того, как уйдет в нерабочий период (отпуск), и не столкнется с проблемами при устройстве на новую работу.
Пошаговый алгоритм действий для отдела кадров
Если принято решение об увольнении сотрудника после его отпуска, действуйте по следующему плану:
Шаг 1: Подготовка документов ДО отпуска
В последний рабочий день сотрудника перед отпуском необходимо:
- Оформить и подписать приказ (распоряжение) об увольнении. В основание указать: «в связи с истечением срока трудового договора» (если договор был на срок) или «по собственному желанию» (если сотрудник подавал заявление). В дату увольнения проставляется последний день работы, а не последний день отпуска.
- Произвести окончательный расчет. Включает в себя: заработная плата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск (за весь период работы у данного работодателя), иные причитающиеся выплаты.
Шаг 2: Внесение записи в трудовую книжку
Запись об увольнении вносится в день подписания приказа (последний рабочий день). Формулировка зависит от основания увольнения.
Образец записи при увольнении по собственному желанию (после отпуска):
Уволен по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) .
Подпись работника: _________________
Подпись работодателя: _________________
Важно: Дата увольнения — это последний рабочий день, а не дата окончания отпуска.
Шаг 3: Выдача трудовой книжки
Немедленно после внесения записи (в тот же день — последний рабочий день) выдайте заполненную трудовую книжку сотруднику под роспись в личной карточке Т-2 (если она велась) или в журнале учета движения трудовых книжек. Рекомендуется составить акт о выдаче документа.
Что делать, если сотрудник не явился в последний рабочий день?
Если работник, уходящий в отпуск с последующим увольнением, не явился в свой последний рабочий день (например, заболел), процедура усложняется:
- Работодатель все равно должен выполнить все действия (расчет, приказ, запись в трудовой) в установленный день.
- Трудовую книжку и расчетные документы необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении по его последнему известному адресу (указанному в трудовом договоре).
- Дата отправки заказного письма считается датой выполнения обязанности по выдаче документа.
- Рекомендуется также направить документы через службу курьерской доставки с подтверждением получения.
Ответственность за нарушение срока выдачи
За задержку выдачи трудовой книжки (в т.ч. и в рассматриваемом случае) работодатель несет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Штрафы:
- Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Кроме того, если задержка привела к тому, что работник не смог устроиться на работу, он может в судебном порядке требовать компенсацию среднего заработка за весь период простоя.
Краткий итог в виде таблицы
| Ситуация | День увольнения (для ТК РФ) | Когда выдавать трудовую книжку? |
|---|---|---|
| Обычное увольнение (без отпуска) | Последний рабочий день | В этот же день |
| Увольнение ПОСЛЕ отпуска (отпуск с последующим увольнением) | Последний рабочий день ПЕРЕД началом отпуска | В последний рабочий день ПЕРЕД отпуском |
При уходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением трудовая книжка выдается ДО начала отпуска, в его последний рабочий день. Это не исключение из правила, а его прямое применение, такым образом, что днем прекращения трудового договора считается именно последний день фактической работы, а не окончание отпускного периода. Соблюдение этого порядка защищает работодателя от штрафов и споров, а работника — от лишних хлопот в период отпуска.