Сегодня 02:27:49 () актуально напомнить работодателям и сотрудникам о правилах выдачи и пересылки трудовой книжки при расторжении трудового договора․ Нормативная база – Трудовой кодекс РФ (ст․ 84․1), Приказ Минтруда России от № 589н и внутренние локальные акты организации․

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку?

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ трудовая книжка выдаётся работнику в последний рабочий день (день увольнения)․ Если сотрудник не явился за документом, работодатель должен:

1. Вручить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или получить согласие на её отправку почтой;
2. Оформить запись о выдаче (или о невозможности выдачи) в специальном журнале учёта трудовых книжек;
3. При отсутствии согласия – хранить книжку в организации до получения работником расписки о получении․

Важно: отправка трудовой книжки наложенным платежом не рекомендуется, так как работник вправе отказаться от оплаты получения, что приведёт к задержке и возможной компенсации за нарушение срока выдачи․

Основные этапы процедуры

• Заполнение трудовой книжки – все записи о приёме, переводах, наградах и увольнении должны быть внесены до дня увольнения․
• Проставление печати – на первой странице трудовой книжки, а также на вкладыше, если это предусмотрено локальными нормативными актами (см․ п․ 35 и п․ 41 Правил ведения трудовых книжек)․
• Оформление выдачи – сотрудник расписывается в журнале учёта выдачи трудовых книжек и составляет расписку о получении документа․
• Уведомление о необходимости получения – если работник не явился, направляется письменное уведомление (можно в виде письма, электронного сообщения с подтверждением получения) с предложением явиться за книжкой либо дать согласие на её пересылку почтой․
• Пересылка по почте – при получении согласия работника трудовая книжка отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении․ Рекомендуется использовать услугу «заказное письмо с уведомлением о вручении» (заказное письмо 1‑го класса)․

Как оформить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой?

Уведомление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации и её реквизиты (ИНН, КПП, адрес);
• ФИО работника, его должность и табельный номер;
• Ссылка на ст․ 84․1 ТК РФ и пункт локального нормативного акта о выдаче трудовой книжки;
• Требование явиться в кадровую службу в указанный срок (как правило, не более 5 рабочих дней с даты направления уведомления) или дать согласие на отправку книжки почтой;
• Контактные данные специалиста отдела кадров (ФИО, телефон, e‑mail);
• Дата и подпись уполномоченного лица․

Пример шаблона уведомления можно найти в приложении к данной статье (см․ ниже)․

Образцы документов

Расписка о получении трудовой книжки

РАСПИСКА
о получении трудовой книжки

Я, _______________________ (ФИО полностью), паспорт № ____________ выдан ____________, residing at _______________________,
подтверждаю, что получил(а) трудовую книжку № ____________, выданную мне организацией _______________________ (наименование, ИНН) в день «___» __________ 20__ г․


Подпись _____________________ Дата «___» __________ 20__ г․

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой

Наименование организации: _______________________
ИНН: ___________ КПП: ___________
Адрес: _________________________________________

Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО работника),

Согласно ст․ 84․1 ТК РФ и пункту ___ локального нормативного акта организации, Вы обязаны получить трудовую книжку в последний рабочий день – «___» __________ 20__ г․

Поскольку Вы не явились за документом, просим Вас:
явиться в кадровую службу организации по адресу _______________________ в течение 5 рабочих дней с момента получения данного уведомления;
ИЛИ
дать письменное согласие на отправку трудовой книжки почтой заказным письмом с уведомлением о вручении на адрес, указанный в Вашем заявлении об увольнении․

Контактное лицо: _______________________ (ФИО специалиста отдела кадров)
Телефон: _______________________ e‑mail: _______________________

Дата составления: «___» __________ 20__ г․
Подпись: _______________________ (должность)

Сопроводительное письмо при отправке трудовой книжки почтой

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
к трудовой книжке

Наименование организации: _______________________
ИНН: ___________ КПП: ___________
Адрес: _________________________________________

Уважаемый(ая) _______________________ (ФИО получателя),

Прилагаем трудовую книжку № ____________, выданную Вам при увольнении из организации _______________________ (дата увольнения – «___» __________ 20__ г․)․

Просим подтвердить получение данного документа, подписав и вернув нам уведомление о вручении (приложено к письму) либо направив ответное письмо на наш e‑mail: _______________________․

С уважением,
_______________________ (ФИО, должность)
_______________________ (подпись, печать организации)

Сроки и порядок отправки трудовой книжки по почте

Если работник дал согласие на пересылку, порядок действий следующий:

1. Подготовка трудовой книжки к отправке – проверка completeness записей, проставление печати, отсутствие повреждений․
2. Вложение книжки в конверт формата А4, сопроводительное письмо и уведомление о вручении (форма 11‑ПО)․
3. Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (класс «посылка» или «письмо 1‑го класса» с трек‑номером)․
4. Хранение копии уведомления о отправке и трек‑номера в деле работника сроком не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению документов о трудовой деятельности)․
5. При получении уведомления о вручении – отметка в деле о фактической выдаче трудовой книжки․
6. Если уведомление о вручении не получено в течение 30 дней – направить повторное уведомление работнику о необходимости подтвердить получение или уточнить адрес․

Важно: при отсутствии подтверждения получения и при невозможности вручить документ лично, работодатель обязан продолжать хранить трудовую книжку в организации и начислять компенсацию за задержку выдачи только в случае, если задержка вызвана виной работодателя (например, несвоевременное направление уведомления)․

Ответственность за нарушение срока выдачи трудовой книжки

Согласно ст․ 234 ТК РФ, за несвоевременную выдачу трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности (штраф от 30 000 до 50 000 руб․ для должностных лиц, от 50 000 до 100 000 руб․ для организаций)․ Кроме того, работник имеет право требовать компенсацию за каждый день задержки выплаты среднего заработка (ст․ 236 ТК РФ)․

Практические рекомендации

• Заблаговременно (за 3‑5 дней до планируемого увольнения) проверяйте completeness записей в трудовой книжке и готовьте все необходимые документы․
• Фиксируйте факт выдачи трудовой книжки в журнале учёта и получайте расписку от работника․
• Если работник не явился, направляйте уведомление заказным письмом с уведомлением о вручении – так вы получаете доказательство направления․
• При отправке трудовой книжки почтой используйте только заказные отправления с трек‑номером и уведомлением о вручении․
• Храните копии всех направленных уведомлений, расписок и подтверждений получения в личном деле работника не менее 50 лет․
• Обучайте сотрудников отдела кадров порядку работы с трудовыми книжками и регулярно проводите внутренний аудит соблюдения процедур․

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ на момент ․