Увольнение – это событие, которое сопровождается рядом формальностей․ Одной из самых важных является выдача трудовой книжки (или её электронного эквивалента)․ Правильная передача документа гарантирует, что сотрудник получит подтверждение своей трудовой истории и сможет без проблем оформлять новые места работы․

Что говорит закон?

Согласно Трудовому кодексу РФ, в частности ст․ 47 и ст․ 77, при прекращении трудового договора работодатель обязан:

• выдать работнику его трудовую книжку в последний день работы;
• сделать в ней соответствующую запись об увольнении;
• внести сведения о компенсации за неиспользованный отпуск, окладах и среднем заработке;
• выдать копию приказа об увольнении․

Если сотрудник уходит по собственному желанию, порядок выдачи остаётся тем же, однако срок подачи заявления может быть короче – минимум три рабочих дня до увольнения․

Пункт 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ

Работник, уволенный по своей инициативе, имеет право потребовать выдачу трудовой книжки в день увольнения․ При этом работодатель обязан оформить запись о прекращении трудового договора․

Приказ Минтруда № 589н от

Устанавливает, что печать ставится на первой странице книжки, а также вкладыше, если это предусмотрено правилами․

Когда именно выдавать трудовую книжку?

Согласно практике и разъяснениям КонсультантПлюс, выдача происходит в последний рабочий день․ Если сотрудник уходит в течение отпуска, то в книжку вносят запись о последнем отпускном дне․

1. Увольнение происходит в указанный в приказе день․
2. В тот же день в трудовую книжку вносится запись об увольнении․
3. Книжка передаётся работнику сразу после подписания приказа․

Если заявление подано менее чем за три рабочих дня, выдача всё равно должна произойти в день увольнения – иначе работодатель рискует выплатить компенсацию за задержку․

Как оформить запись об увольнении в книжке?

Запись делается по определённому шаблону, который регламентирует:

• Номер записи (арабскими цифрами);
• Дата увольнения (формат «дд․мм․гггг»);
• Причину увольнения (по инициативе работника, по сокращению и т․д․);
• Сведения о последнем рабочем месте (если требуется)․

Пример оформления:

– Увольнение по собственному желанию․

Если сотрудник получает электронную форму, запись вносится через форму ЕФС‑1 (отчетный документ)․

Какие документы нужно выдать вместе с книжкой?

Полный перечень документов, обязательных к выдаче при увольнении в 2026 году:

• Трудовая книжка (бумажная или электронная);
• Копия приказа об увольнении;
• Справка о доходах и удержаниях НДФЛ (форма 2‑НДФЛ);
• Справка для расчёта больничного (форма С‑4);
• Справка о среднем заработке (для расчёта компенсации за неиспользованный отпуск);
• Справка о среднем заработке (для расчёта компенсации при увольнении);
• Справка о выплатах (компенсация за отпуск, премиальные и т․п․);
• Документ о возврате служебного имущества (если применимо)․

Если работник не может лично забрать документы, он может запросить их отправку по почте или через представителя․

Что делать, если работник не забрал книжку?

В случае, когда сотрудник не получает трудовую книжку в назначенный срок, работодатель обязан инициировать повторный запрос и зафиксировать попытки связи․ Если и после этого документ не передан, возможны следующие последствия:

• Штраф в размере 0,5% от минимального размера заработка за каждый день задержки (ст․ 237 ТК РФ);
• Требование работника о выплате компенсации за задержку;
• Возможность обращения в трудовую инспекцию․

Для избежания подобных ситуаций рекомендуется:

1. Уведомить сотрудника заранее о дате увольнения;
2. Подтвердить получение документов подписью;
3. Сохранить копии всех высылаемых материалов․

Особенности при увольнении по собственному желанию

Если сотрудник подаёт заявление самостоятельно, важно учитывать несколько нюансов:

• Заявление должно быть подписано и подано не позднее чем за три рабочих дня до увольнения;
• Работодатель обязан выдать книжку в тот же день, когда сотрудник официально уходит;
• Если сотрудник просит выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, она включается в расчёт и отражается в книжке;

Пример заявления:

Я, Иванов И․И․, прошу по собственному желанию быть уволенным с места
[Должность] с ․ Прошу оформить все необходимые документы,
в т․ч․ выдать трудовую книжку․

Электронные трудовые книжки: как это работает?

С 2025 года многие организации переходят на электронные формы․ В этом случае:

• Запись об увольнении вносится в систему электронного документооборота;
• Работник получает уведомление на электронную почту с подтверждением выдачи;
• Для доступа к книжке используется личный кабинет на портале ФССО или аналогичном сервисе․

При этом все требования ТК РФ сохраняются – запись должна быть заверена подписью работодателя и иметь дату․

Частые ошибки работодателей и как их избежать

1. Отсрочка выдачи до следующего дня – нарушает ст․ 47 ТК РФ․ Решение: оформить запись сразу же после подписания приказа․
2. Отсутствие подписи работника о получении – затрудняет доказывание факта передачи․ Решение: попросить подпись в журнале учёта․
3. Неучёт формы записи – запись должна содержать дату, номер и причину увольнения․ Решение: использовать шаблон, утверждённый Минтрудом․
4. Недостаток сопроводительных документов – работник может не получить справку о доходах․ Решение: включить их в пакет документов, который передаётся одновременно․

Краткий чек‑лист для работодателя

• ✔️ Оформить приказ об увольнении и подписать его с сотрудником;
• ✔️ Внести запись об увольнении в трудовую книжку (бумажную или электронную);
• ✔️ Подготовить и выдать копию приказа, справки о доходах, компенсации;
• ✔️ Убедиться, что выдача происходит в последний рабочий день;
• ✔️ Зафиксировать факт получения (подпись, электронное подтверждение);
• ✔️ Сохранить копии всех документов минимум 5 лет․

FAQ

Вопрос: Можно ли отказать сотруднику в выдаче трудовой книжки?

Ответ: Нет․ По закону работодатель обязан выдать её в последний день работы․ Отказ считается нарушением ТК РФ и может привести к штрафу․

Вопрос: Что делать, если сотрудник ушёл в отпуск и увольняется сразу после него?

Ответ: В книжку вносят запись о последнем отпускном дне, а не о дате увольнения․ Дата увольнения считается последним днем работы, который может совпадать с окончанием отпуска․

Вопрос: Как оформить запись в электронной книжке?

Ответ: Делается через форму ЕФС‑1, где указываются номер записи, дата увольнения, причина и другие реквизиты․ После внесения запись подписывается электронной подписью работодателя․

Вопрос: Нужно ли ставить печать на первой странице книжки при увольнении?

Ответ: Да, согласно Правилам (п․ 35) печать ставится на первой странице, вкладыше и в особых случаях, если это предусмотрено внутренними регламентами․

Главное помнить: трудовая книжка выдаётся в последний рабочий день, а все записи должны быть сделаны в соответствии с нормами ТК РФ и локальными правилами организации․ При соблюдении этих требований риск задержек и споров минимизируется, а сотрудник получает всё необходимое для дальнейшей трудовой деятельности․