Одной из наиболее частых ситуаций в кадровой практике является увольнение сотрудника по собственному желанию с использованием отпуска с последующим увольнением. Многие работники выбирают этот путь, чтобы «отдохнуть» перед уходом, а работодатели — чтобы соблюсти формальные сроки увольнения. Однако ключевой вопрос, который возникает как у сотрудников, так и у кадровиков: в какой день необходимо выдать трудовую книжку? Ответ на этот вопрос напрямую связан с нормами Трудового кодекса РФ и имеет важные правовые последствия.

Основной принцип: трудовая книжка выдается в день прекращения трудового договора

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора. Это — абсолютное правило, не допускающее отлагательств, даже если сотрудник находится в отпуске.

Таким образом, при увольнении с последующим отпуском днем увольнения считается последний день отпуска, а не день подачи заявления или последний рабочий день до отпуска.

Почему именно последний день отпуска?

Это закреплено в части 2 и 3 статьи 127 ТК РФ:

• Часть 2: «Если работник увольняется по собственному желанию и при этом имеет неиспользованный отпуск, он может быть предоставлен ему с последующим увольнением.»
• Часть 3: «В этом случае днем увольнения считается последний день отпуска.»

Следовательно, даже если сотрудник написал заявление об увольнении 1 мая, а отпуск с последующим увольнением начался 5 мая и закончился 19 мая, днем увольнения будет 19 мая.

Когда именно выдавать трудовую книжку?

В соответствии с ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения:

• выдать трудовую книжку;
• произвести окончательный расчет;
• выдать копию приказа об увольнении;
• предоставить другие документы по запросу работника (справка 2-НДФЛ, выписка из ЭТК и т.д.).

Таким образом, трудовая книжка должна быть выдана работнику именно в последний день его отпуска — то есть в день, когда трудовой договор официально прекращается.

Пример:

Сотрудник Иванов подал заявление об увольнении 10 апреля 2026 года с просьбой предоставить отпуск с последующим увольнением на 14 календарных дней. Руководитель согласился, и отпуск начался 15 апреля 2026 года. Тогда:

• Последний день отпуска: 28 апреля 2026 года (14 календарных дней с 15 по 28 апреля включительно);
• День увольнения: 28 апреля 2026 года;
• Срок выдачи трудовой книжки: 28 апреля 2026 года, в этот день работодатель обязан передать трудовую книжку лично под роспись или направить по почте с уведомлением (если работник не явился).

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения?

Если в день увольнения сотрудник не пришел за трудовой книжкой (например, находится в отпуске и не вышел на работу), работодатель обязан:

1. Уведомить работника письменно (например, заказным письмом с уведомлением о вручении) о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку почтой.
2. Отправить трудовую книжку по почте с описью вложения и уведомлением о вручении — это считается надлежащим исполнением обязанности.
3. Зафиксировать факт уведомления и отправки — в случае спора это будет доказательством добросовестности работодателя.

Важно: ответственность за задержку выдачи трудовой книжки лежит на работодателе. Если книжка не выдана вовремя, работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки (ст. 234 ТК РФ), а также может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.

Электронная трудовая книжка: особенности

Если работник выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), то в день увольнения работодатель обязан:

• внести в ЭТК запись об увольнении;
• передать сведения в Пенсионный фонд РФ (ПФР) в тот же день;
• выдать работнику выписку из ЭТК — на бумажном носителе или в электронном виде (по выбору работника).

Выписка из ЭТК должна быть выдана в тот же день, что и бумажная трудовая книжка — то есть в день увольнения (последний день отпуска). Работник может получить её:

• лично в кадровом отделе;
• через личный кабинет на портале Госуслуг;
• в МФЦ или ПФР;
• по электронной почте (если работник предоставил согласие на электронную форму).

Что делать, если работник ушел в отпуск, а потом не вышел на увольнение?

Если сотрудник не вышел на работу после окончания отпуска, но не подал заявление об отказе от увольнения — увольнение все равно происходит в установленный день. Работодатель обязан:

• составить приказ об увольнении;
• внести запись в трудовую книжку (или ЭТК);
• выдать книжку в день увольнения (последний день отпуска), даже если работник не явился;
• отправить книжку по почте с уведомлением.

Никаких дополнительных согласований или продлений отпуска не требуется — увольнение происходит автоматически по истечении срока отпуска с последующим увольнением.

Важные нюансы и ошибки работодателей

❌ Ошибка 1: Выдать книжку в последний рабочий день до отпуска

Это нарушение! Даже если сотрудник не выходил на работу после подачи заявления, трудовой договор действует до конца отпуска. Выдать книжку раньше — значит нарушить ст. 84.1 ТК РФ;

❌ Ошибка 2: Не выдать копию приказа об увольнении

Копия приказа — обязательный документ, который должен выдаваться вместе с трудовой книжкой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

❌ Ошибка 3: Не уведомить о необходимости явиться за книжкой

Если работник не явился, а работодатель просто «забыл» выдать книжку — это грозит штрафом и выплатой среднего заработка за каждый день задержки.

• День увольнения при отпуске с последующим увольнением — это последний день отпуска.
• Трудовая книжка (или выписка из ЭТК) должна быть выдана именно в этот день.
• Если работник не явился — отправьте книжку почтой с уведомлением и зафиксируйте факт отправки.
• Не выдавайте книжку раньше — даже если сотрудник ушел в отпуск сразу после подачи заявления.
• Для ЭТК — выписка выдается в тот же день, что и бумажная книжка.
• Нарушение сроков влечет материальную ответственность (средний заработок за каждый день задержки) и административный штраф.

Соблюдение этих правил не только защищает права работника, но и избавляет работодателя от рисков судебных споров, штрафов и компенсаций. Помните: трудовая книжка, это не просто документ, а право человека на подтверждение своей трудовой биографии. И выдать её вовремя, ваша юридическая и моральная обязанность.

Важно! Всегда фиксируйте выдачу трудовой книжки подписью работника в журнале учета движения трудовых книжек. Это — ваша лучшая защита в случае проверки.