Увольнение сотрудника – процесс, сопровождаемый рядом формальностей. Одной из важнейших процедур является выдача трудовой книжки (трудовой книжки или трудовой книжки в электронном виде). Ниже изложены все необходимые шаги, требования и нюансы, которые следует учитывать работодателю и самому сотруднику.
правовая основа
В Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) не предусмотрено обязательного оформления трудовой книжки в бумажном виде. С 2020 г. допускается переход на электронный трудовой договор и электронный трудовой книжный документ. Однако в большинстве организаций до сих пор сохраняется бумажный вариант, поэтому процедура выдачи остаётся актуальной.
Ключевые нормы ТК РФ
- Статья 81 ТК РФ – основания увольнения.
- Статья 84 ТК РФ – порядок увольнения по заявлению сотрудника.
- Пункт 24 ТК РФ – требования к оформлению и выдаче трудовой книжки.
Когда увольнение происходит по заявлению сотрудника?
Заявление может быть написано в любой форме, но обычно используется письменное заявление с указанием даты увольнения и причины (например, переход на новую должность, личные обстоятельства и т.д.). В данном случае сотрудник является одновременно штатным работником и внутренним совместителем, что требует особого внимания к оформлению.
Последствия двойного статуса
- Необходимо подтвердить, что заявление подано от имени всех занимаемых должностей.
- При увольнении по совместительству необходимо оформить отдельный приказ об увольнении с каждой из должностей.
- Трудовая книжка должна отразить сведения обо всех местах работы.
Пошаговая процедура выдачи трудовой книжки
- Подготовка документа – проверка, что в книжке нет ошибок, актуальны все отметки о работе, даты и места работы.
- Оформление приказа об увольнении – подпись руководителя, печать организации.
- Сбор подписей – получение подписи сотрудника о получении трудовой книжки (или электронного подтверждения).
- Выдача документа – передача книжки в руки сотрудника, подпись в журнале выдачи.
- Регистрация в кадровой системе – фиксация факта увольнения и выдачи документа.
Что должно быть указано в трудовой книжке
- ФИО сотрудника.
- Дата рождения.
- Место и дата рождения.
- Сведения о каждом месте работы: название организации, период работы, должность, основной трудозанятый вид деятельности.
- Отметка о том, что сотрудник получил трудовую книжку (или электронный документ) в день увольнения.
Сроки выдачи
Согласно пункту 24 ТК РФ, трудовую книжку необходимо выдать в день увольнения или в течение трёх рабочих дней после подписания соглашения о расторжении трудового договора. При этом:
- Если сотрудник ушёл в отпуск, документ выдаётся до начала отпуска.
- В случае увольнения по болезни – выдача производится в день окончания больничного листа.
Электронная трудовая книжка
С 2020 г. в России допускается электронный трудовой договор и электронный трудовой книжный документ. При этом:
- Электронный документ создаётся в системе Трудовой книжки (Госуслуги, ПФР и др.).
- Для доступа к электронной книжке сотрудник получает уникальный код, который он может использовать для просмотра информации в личном кабинете.
- При увольнении выдаётся подтверждение о переходе на электронный формат, которое подписывается обеими сторонами.
Преимущества электронного формата
- Быстрая передача и хранение данных.
- Отсутствие риска потери оригинала.
- Упрощённая проверка сведений при будущих наймах.
Частые ошибки и как их избежать
- Ошибка 1: Не проверяется полнота данных в книжке. Решение: Проводим сверку с личными делами и сведениями о работе.
- Ошибка 2: Выдача происходит после окончания рабочего дня. Решение: Планируем выдачу в последний рабочий день, заранее уведомив сотрудника.
- Ошибка 3: Не оформляется подпись о получении. Решение: Составляем акт приёма‑передачи и просим подпись.
Что делать, если сотрудник отказывается получать трудовую книжку?
В случае отказов со стороны работника:
- Уведомить сотрудника письменно о праве на получение документа.
- Сохранить копию уведомления в личном деле.
- При необходимости – обратится в трудовую инспекцию или суд для принудительного вручения.
Выдача трудовой книжки при увольнении по заявлению – обязательный, но простой в исполнении процесс. Соблюдение установленных сроков, правильного оформления приказа и подтверждения факта получения документа позволяет избежать юридических рисков и сохранить репутацию компании.
Помните, что в современных условиях многие организации переходят на электронный формат, однако независимо от выбранного способа оформления, главное – своевременность и точность передачи сведений о трудодействиях сотрудника.