Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ст․ 84․1 ТК РФ) работодатель обязан вернуть сотруднику трудовую книжку в день прекращения трудовых отношений․ Однако закон уточняет, что под «днем прекращения» понимается последний рабочий день работника․ Если этот день приходится на выходной или праздничный, срок переносится на ближайший следующий рабочий день․
Основные положения ст․ 84․1 ТК РФ
- Трудовая книжка и иные документы, касающиеся работы, выдаются в последний рабочий день сотрудника․
- Если последний день работы приходится на нерабочий день (выходной, праздничный), днём выдачи считается ближайший следующий рабочий день (ч․ 4 ст․ 14 ТК РФ)․
- При нахождении сотрудника в отпуске (включая ежегодный оплачиваемый) днём увольнения считается последний день отпуска, а значит и выдача трудовой книжки производится в этот день (ч․ 2, 3 ст․ 127 ТК РФ)․
Сроки выдачи, если работник не забрал книжку в день увольнения
Иногда сотрудник по различным причинам не получает трудовую книжку в последний рабочий день․ В этом случае закон устанавливает дополнительный срок:
- После письменного обращения работника (или иного уполномоченного лица) работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней со дня получения такого обращения (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ);
- Срок может быть продлен только по взаимному согласию сторон, при этом согласие и новый срок должны быть оформлены письменно․
Особенности выдачи при разных основаниях увольнения
Увольнение по собственному желанию
Работник подает заявление об увольнении за две недели (или иной срок, предусмотренный договором)․ Трудовая книжка выдается в последний рабочий день, указанный в приказе об увольнении․
Увольнение по инициативе работодателя (сокращение staff, нарушение трудовой дисциплины и т․п;)
Аналогично: выдача в последний рабочий день, независимо от причины расторжения договора․
Увольнение во время отпуска
Если сотрудник находится в отпуске, днём увольнения считается последний день отпуска․ Трудовая книжка выдается в этот день (или в следующий рабочий день, если последний день отпуска выпадает на выходной/праздник)․
Ответственность за нарушение сроков выдачи
Нарушение установленных сроков влечет:
- Административную ответственность работодателя (штрафы по ст․ 5․27 КоАП РФ)․
- Возможность взыскания компенсации за моральный вред и вынужденные расходы работника (например, стоимость восстановления трудовой книжки)․
- Судебную практику подтверждает, что суды часто обязывают работодателя выдать документ и выплатить компенсацию (см․ решение N 2‑424/2022 от 15 декабря 2022 г․)․
Практический алгоритм для работодателя
- Определить последний рабочий день сотрудника (учитывая отпуск, больничный, выходные/праздники)․
- Подготовить запись об увольнении в трудовой книжке и другие необходимые справки (2‑НДФЛ, справка о среднем заработке и т․д․)․
- В последний рабочий день вручить трудовую книжку сотруднику под расписку в журнале движения трудовых книжек․
- Если сотрудник не явился, выдать документы не позднее трёх рабочих дней после его письменного запроса․
- Зафиксировать дату выдачи в приказе об увольнении и в журнале движения трудовых книжек․
Таким образом, основное правило – трудовая книжка выдается в последний рабочий день работы сотрудника․ Если этот день выпадает на нерабочий, срок переносится на ближайший следующий рабочий день․ В случае, когда работник не получил документ в день увольнения, работодатель обязан выдать его не позднее трёх рабочих дней после письменного обращения сотрудника․ Соблюдение этих сроков не только соответствует требованиям ТК РФ, но и защищает работодателя от административных штрафов и судебных исков․