Увольнение – это не только эмоциональный, но и юридически значимый процесс. Одним из ключевых моментов является выдача трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) в день прекращения трудового договора. Ниже – подробный разбор того, какие сроки установлены законом, что делать, если книжку не удалось вручить сразу, и как оформить всё правильно, чтобы избежать штрафов и споров.

Правовые основания выдачи трудовой книжки при увольнении

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 84.1) работодатель обязан в день увольнения выдать работнику:

• трудовую книжку (если она ведётся в бумажном виде);
• справку о заработке (форма 2‑НДФЛ);
• иные документы, связанные с трудовыми отношениями (по требованию работника).

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (например, работник отсутствует или отказывается получить её на руки), работодатель должен направить уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку его по почте (см. раздел IV «Выдача трудовой книжки при увольнении» в материалах КонсультантПлюс).

Сроки выдачи трудовой книжки

Основное правило – в день увольнения. Однако на практике бывают исключения:

1. Отсутствие работника – работодатель направляет уведомление и ждёт явки.
2. Отказ от получения – получаем письменный отказ (расписку) и отправляем документ заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Удалённый работник – книжка выдаётся под подпись в журнале приёма‑передачи, а подпись на приказе об увольнении получается дистанционно (например, через ЭДО).

Если трудовая книжка не выдаётся в установленный срок, работник вправе потребовать компенсацию за задержку (средний заработок за каждый день просрочки, но не более чем за месяц).

Что делать, если в день увольнения трудовую книжку не удалось вручить?

Следуйте пошаговому алгоритму:

1. Составить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (указать дату, время, место выдачи, последствия неявки).
2. Направить уведомление работнику любым подтверждённым способом (заказное письмо, электронная почта с подтверждением получения, SMS).
3. Получить расписку о получении трудовой книжки при её выдаче (образец 2026 года доступен в разделе «Расписка и акт приема передачи документов при увольнении»).
4. Если работник отказывается расписаться, зафиксировать отказ в акте и отправить трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.
5. Внести запись о выдаче (или отправке) трудовой книжки в специальный журнал учёта трудовых книжек.

Особенности для удалённых и дистанционных работников

Для сотрудников, работающих в другом городе или удалённо, процедура немного отличается:

• Трудовая книжка выдаётся под подпись в журнале приёма‑передачи (пункт «При увольнении дистанционного работника…»).
• Подпись на приказе об увольнении может быть получена электронно (ЭЦП) или сканированным образом.
• Если бумажная трудовая отсутствует, работнику предоставляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (Приказ Минтруда РФ от № 713н).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек в электронном виде стало обязательным для большинства организаций. При увольнении:

• В бумажную трудовую книжку записи не вносятся (см. выдержка из Контур.Бухгалтерия: «подается только СЗВ‑ТД, а в бумажную трудовую записи не вносятся»).
• Работодатель формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности (СЗВ‑ТД) не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения.
• Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или запросить её у работодателя.

Образцы записей в трудовой книжке при увольнении

Запись в графе 3 трудовой книжки должна соответствовать формулировкам ТК РФ. Пример:

Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Другие варианты (по статьям 71, 81, 81.1, 83 ТК РФ) оформляются аналогично – указывается основание и соответствующая статья закона.

Расписка и акт приёма‑передачи документов при увольнении
Для дополнительной защиты работодателя рекомендуется:

Попросить сотрудника написать расписку о получении трудовой книжки (образец 2026 года).
Составить акт приёма‑передачи документов, в котором перечислить все выданные бумаги (приказ об увольнении, справка 2‑НДФЛ, трудовая книжка и т.д.);
Хранить эти документы в личном деле работника не менее 50 лет.


Рекомендации для кадровиков

Проверяйте наличие трудовой книжки заранее – если она ведётся электронно, готовьте СЗВ‑ТД.
Готовьте уведомление о выдаче трудовой книжки за день до планируемого увольнения.
Фиксируйте все действия (уведомления, расписки, акты) – это доказательство соблюдения ТК РФ.
Информируйте работника о праве получить справку СТД‑Р, если бумажная трудовая отсутствует.
Следите за сроками: выдача в день увольнения, отправка СЗВ‑ТД – не позднее следующего рабочего дня.


Выдача трудовой книжки при увольнении – строго регламентированная процедура. Соблюдение сроков и правил оформления не только защищает права работника, но и избавляет работодателя от возможных штрафов и трудовых споров. Используйте предложенные шаблоны (уведомления, расписки, акты) и помните о различиях между бумажной и электронной формой ведения трудовых книжек.
Статья актуальна на май 2026 года.