Одним из ключевых моментов процедуры увольнения является правильная и своевременная выдача работнику его трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности). Нарушение этого порядка влечет за собой административную ответственность для работодателя. В статье подробно разберем‚ когда‚ как и в каком порядке необходимо выдать документ‚ а также что делать‚ если работник не забирает его в день увольнения.
Базовое правило: срок выдачи
Согласно части 1 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ‚ установлен четкий и недвусмысленный срок:
Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Таким образом‚ последний день работы и день выдачи трудовой книжки, это одно и то же время. Выдача должна произойти непосредственно в момент прекращения трудовых отношений.
Алгоритм действий работодателя в день увольнения
Порядок действий в день увольнения с бумажной трудовой книжкой выглядит следующим образом:
- Оформление приказа об увольнении. Приказ издается на основании заявления работника или иного основания (например‚ истечение срока договора).
- Внесение записи в трудовую книжку. В графу «Запись об увольнении» вноситься информация на основании текста приказа. Важно соблюсти формулировку и дату.
- Формулировка: «Уволен(а) [основание увольнения‚ например: по собственному желанию‚ в связи с истечением срока трудового договора] на основании пункта [номер] части [номер] статьи [номер] Трудового кодекса Российской Федерации».
- Номер записи: Арабскими цифрами‚ в соответствии с общим порядковым номером записей в книжке.
- Фиксация в личной карточке работника (форма Т-2). Сведения об увольнении также вносятся в личную карточку‚ которая хранится у работодателя.
- Непосредственная выдача. Трудовая книжка с внесенной записью вручается работнику под расписку в его личной карточке (Т-2) или в специальном журнале. Расписка должна содержать: ФИО работника‚ дату получения‚ подпись.
Что делать‚ если работник не явился в день увольнения?
Ситуация‚ когда сотрудник в день увольнения отсутствует (например‚ находится в отпуске или заболел)‚ не снимает с работодателя обязанности выдать документ. Алгоритм действий:
- Направить уведомление. Работодатель должен направить работнику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку. Уведомление можно передать лично под расписку‚ отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом‚ подтверждающим факт и дату получения.
- Ждать заявления. После получения уведомления работник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) и получить документ.
- Отправка по почте (с согласия работника). Если работник дает письменное согласие‚ трудовую книжку можно направить ему по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. В этом случае ответственность за задержку выдачи не наступает с момента отправки письма (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Важно: Если работник не забирает книжку и не дает согласия на отправку‚ работодатель обязан хранить ее у себя. Ответственность за невыдачу наступает с того дня‚ когда работник обратился с заявлением о выдаче‚ а не с дня увольнения.
Особенности выдачи при электронной трудовой книжке (ЭТК)
С 1 января 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. Порядок увольнения в этом случае имеет свои нюансы:
- Создание Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р). При увольнении работодатель обязан создать и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) Сведения о трудовой деятельности (работе) работника (форма СТД-Р). Это электронный аналог записи об увольнении в бумажной книжке.
- Направление СТД-Р работнику. Сведения направляются работнику через Единую цифровую систему (ЕЦС) «Труд» (на портал «Госуслуги») или иным способом‚ если работник не зарегистрирован в системе. Направление должно быть подтверждено.
- Бумажная выдача не требуется. Если работник вел только электронную трудовую книжку‚ бумажный документ ему не выдается. Работодатель обязан лишь направить ему СТД-Р.
- Запрос бумажного экземпляра. Если работник до увольнения не отказался от бумажного ведения‚ он вправе получить на руки бумажный документ с внесенной записью об увольнении. В этом случае действуют общие правила выдачи в день увольнения.
Ответственность за нарушение срока выдачи
Задержка выдачи трудовой книжки (или СТД-Р) является административным правонарушением. Санкции предусмотрены статьей 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 5 000 до 50 000 рублей.
- Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 100 000 рублей.
Кроме того‚ при задержке выдачи работник может потребовать компенсацию за каждый день просрочки в размере его среднего заработка или иного ущерба (например‚ если из-за отсутствия трудовой книжки он не смог устроиться на новую работу).
Краткая памятка для работодателя
- В день увольнения (последний рабочий день) — обязательная выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении под расписку.
- Если работник отсутствует — направить письменное уведомление о необходимости получить документ.
- При наличии согласия работника — отправить книжку заказным письмом с уведомлением.
- При электронной трудовой книжке, создать и направить СТД-Р через ЕЦС «Труд» в день увольнения.
- Хранить все документы (уведомления‚ расписки‚ почтовые квитанции) в деле работника как доказательство соблюдения требований ТК РФ.
Соблюдение строгого срока выдачи трудовой книжки — не формальность‚ а важнейшая обязанность работодателя‚ напрямую затрагивающая права работника. Правильное оформление записи об увольнении и фиксация факта выдачи защитят организацию от претензий и штрафов. При работе с электронными трудовыми книжками необходимо внимательно отслеживать процесс направления СТД-Р и подтверждать его факт;