Дата публикации: 23 июля 2025 года
Важно! В 2025 году всё больше сотрудников переходят на электронный учёт трудовой деятельности. Однако бумажные трудовые книжки по-прежнему выдаются в установленных законом случаях.
Что говорит закон?
Вопрос выдачи трудовой книжки при увольнении регулируется несколькими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 84, ч. 4 ст. 140)
- Постановление Правительства РФ № 225 от (Правила ведения и хранения трудовых книжек)
- Приказ Минтруда России № 320н от (Порядок заполнения трудовых книжек)
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных»
- Приказ Минтруда России об утверждении формы СТД-Р
Основные правила выдачи трудовой книжки при увольнении
Главное правило: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ).
Сроки выдачи
Трудовая книжка должна быть выдана:
- В последний рабочий день сотрудника
- Если работник отсутствует на рабочем месте в последний день ‒ не позднее следующего рабочего дня
- При увольнении в период отпуска ⎯ в последний день отпуска
Если трудовая книжка не выдана в установленный срок, работодатель несет ответственность в виде:
- Возмещения материального ущерба (например, неполученной работы)
- Возможных штрафных санкций
Порядок оформления записи об увольнении
Перед выдачей трудовой книжки работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку, которая должна содержать:
- Номер записи по порядку
- Дата увольнения (должна совпадать с последним рабочим днём)
- Основание увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ)
- Приказ об увольнении (дата и номер)
- Подпись ответственного лица
- Оформить приказ об увольнении (если еще не сделано)
- Подготовить комплект документов для выдачи сотруднику
Документы, которые выдаются вместе с трудовой книжкой
При увольнении работнику выдаются:
- Трудовая книжка с внесённой записью об увольнении
- Копия приказа об увольнении (по требованию работника)
- Справка о суммах начисленных и выплаченных выплат (по форме 2-НДФЛ или аналогичная)
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) ⎯ если ведётся электронный учёт
- Иные документы, предусмотренные трудовым договором или локальными актами
Особые случаи и нюансы
Работник не явился за трудовой книжкой
Если сотрудник отсутствует на рабочем месте в последний день:
- Работодатель направляет уведомление о необходимости получить трудовую книжку
- Уведомление может быть отправлено по почте или электронной почте
- Если работник не явился в течение 3 рабочих дней, трудовая книжка хранится у работодателя
- При повторном обращении работника трудовая книжка выдаётся в течение 3 рабочих дней
Важно! Работодатель не вправе удерживать трудовую книжку даже при наличии неотработанных дней или других претензий.
Электронный учёт трудовой деятельности
С 2025 года всё больше сотрудников работают без бумажной трудовой книжки:
- По инициативе работника (письменное заявление)
- Для сотрудников, впервые трудоустроенных после 2020 года
- При совмещении нескольких трудовых функций
В таких случаях работодатель выдаёт:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р
- Электронную копию записи об увольнении
Совместители и внутренние переводы
При совмещении нескольких должностей:
- Трудовая книжка ведётся по основному месту работы
- При увольнении с одной из должностей запись вносится в трудовую книжку
- При полном увольнении выдаётся вся трудовая книжка
Запись в трудовую книжку
Пример правильной формулировки записи об увольнении по собственному желанию:
Пример:
«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»
Основание: Приказ № 45 от «
Ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи
За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечён к ответственности:
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Штраф для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей
- Штраф для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей
- Материальная ответственность за причинённый ущерб
- Возможность судебного разбирательства с требованием компенсации
Что делать работнику, если трудовая книжка не выдана?
Если работодатель нарушил сроки выдачи трудовой книжки, работник вправе:
- Направить письменное обращение работодателю с требованием выдать трудовую книжку
- Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру
- Подать иск в суд с требованием:
- Выдать трудовую книжку
- Возместить материальный ущерб
- Взыскать компенсацию морального вреда
- Обратиться в суд с требованием признать запись об увольнении недействительной
Совет! Все документы (обращения, уведомления) должны быть составлены в письменной форме и направлены с уведомлением о вручении.
Практические рекомендации для работодателей
Алгоритм действий при увольнении
Рекомендуемый порядок действий:
- Подготовить приказ об увольнении
- Внести запись в трудовую книжку
- Подготовить комплект документов для выдачи
- Уведомить работника о необходимости получения трудовой книжки
- Выдать трудовую книжку в последний рабочий день
- Оформить расписку о получении трудовой книжки
Ведение документации
Для правильного учёта:
- Вести журнал учёта движения трудовых книжек
- Хранить копии приказов об увольнении
- Своевременно вносить записи в трудовую книжку
- Соблюдать сроки хранения документов
Обучение ответственных лиц
Сотрудники, ответственные за ведение трудовых книжек, должны:
- Знать требования трудового законодательства
- Уметь правильно заполнять трудовые книжки
- Соблюдать сроки выдачи документов
- Знать порядок действий при различных ситуациях
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку раньше последнего рабочего дня?
Нет. Трудовая книжка должна быть выдана именно в последний рабочий день. Досрочная выдача не допускается, так как может привести к ошибкам в учёте.
Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку?
Если работник отказывается получать трудовую книжку, работодатель:
- Оформляет акт об отказе в получении
- Направляет уведомление о необходимости получения
- Хранит трудовую книжку до востребования
- Не вправе удерживать или уничтожать документ
Можно ли отправить трудовую книжку по почте?
Да, но только с согласия работника. Работодатель вправе отправить трудовую книжку по почте, если:
- Работник написал соответствующее заявление
- Адрес для отправки указан правильно
- Страховка от потери или повреждения оформлена
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
При утере трудовой книжки:
- Работодатель обязан выдать дубликат
- Дубликат оформляется на основании имеющихся документов
- В дубликате указываются все периоды работы
- Работник несет расходы по оформлению дубликата
Выдача трудовой книжки при увольнении ⎯ это не просто формальность, а важная процедура, регулируемая трудовым законодательством. Работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку в последний рабочий день
- Своевременно внести запись об увольнении
- Выдать комплект необходимых документов
- Соблюдать сроки и порядок выдачи
- Не допускать нарушений трудового законодательства
Важно помнить! Нарушение сроков выдачи трудовой книжки может привести к административной и материальной ответственности. Работник вправе требовать компенсацию за причинённый ущерб.
Следуя рекомендациям и нормам законодательства, работодатель сможет избежать ошибок и конфликтов при увольнении сотрудников.
Полезные ссылки
- Официальный сайт КонсультантПлюс
- Официальный сайт Минтруда России
- Официальный сайт Роструда
Данная статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ по состоянию на июль 2025 года. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.