Увольнение сотрудника – это событие, сопровождающееся рядом формальностей, без соблюдения которых трудовой договор может быть оспорен. Одним из ключевых документов, которые должны быть предоставлены работнику в последний рабочий день, является трудовая книжка. Ниже подробно рассматриваем, какие нормы Трудового кодекса РФ (ТК РФ) регулируют этот процесс, какие документы требуются и какие сроки соблюдаются.

Правовая основа

1.1 Статья 84.1 ТК РФ

Согласно статье 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику в день увольнения все документы, связанные с его работой, включая трудовую книжку, если она велась в бумажном виде. В случае, если трудовая книжка хранится у работодателя, она должна быть передана сотруднику вместе с записью об увольнении.

1.2 Статья 77 ТК РФ

При прекращении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в трудовую книжку вносится запись об увольнении с указанием соответствующего пункта статьи 77.

1.3 Статья 80 ТК РФ

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности, если используется электронная форма) в последний день работы.

Какие документы выдаются при увольнении?

Полный перечень обязательных документов, которые работодатель должен предоставить в 2026 году, включает:

• Трудовую книжку (бумажную) с записью об увольнении;
• Справку о доходах (форма 2‑НДФЛ);
• Справку о среднем заработке (если требуется);
• Остальные документы, предусмотренные ТК РФ и внутренними нормативными актами компании.

2.1 Электронная vs бумажная трудовая книжка

Если у сотрудника используется электронная трудовая книжка, работодатель обязан выдать ему Сведения о трудовой деятельности (СТД‑Р). При этом, если у сотрудника есть бумажная книжка и он не отказывался от её ведения, работодатель обязан внести запись об увольнении именно в неё.

Порядок внесения записи об увольнении

Запись об увольнении в трудовую книжку оформляется следующим образом:

1. Указывается дата увольнения;
2. Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ – по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
3. Вносится ссылка на соответствующий пункт ТК РФ;
4. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Сроки выдачи и последствия несоблюдения

Работодатель обязан выдать все документы в последний рабочий день. Если он не выполнит это требование, он может быть привлечён к административной ответственности согласно ТК РФ и штрафу в размере от 10 000 до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ).

Что делать, если сотрудник отказывается принимать трудовую книжку?

В случае, когда работник отказывается брать трудовую книжку, работодатель обязан:

• Сделать попытку официально вручить документ (желательно с подписью о получении);
• Сохранить доказательства попытки выдачи (например, записку о вручении);
• В случае невозможности передачи – оформить акт об этом и направить копию документов по почте или иным способом, предусмотренным внутренними нормами.

Практические рекомендации работодателю

Для беспроблемного проведения увольнения рекомендуется:

1. Заключить чек‑лист всех необходимых документов;
2. Убедиться, что запись об увольнении внесена в трудовую книжку заранее;
3. Проверить, что все расчеты произведены и выплачены в последний день работы;
4. Сохранить копии всех выданных документов в личном деле сотрудника;
5. При необходимости, оформить письменное подтверждение отказа сотрудника от получения документов.

Выдача трудовой книжки в день увольнения – обязательное условие, предусмотренное ТК РФ. Соблюдение установленных сроков и формальностей защищает как работодателя, так и сотрудника от юридических споров и штрафов. Поэтому перед увольнением необходимо тщательно подготовить все требуемые документы, включая правильное оформление записи об увольнении в трудовой книжке.

Источники: ТК РФ, статьи 77, 80, 84.1; КонсультантПлюс; УБРиР; FactorAcademy; ГАРАНТ.РУ; публикации 2020‑2026 гг.