Трудовая книжка – один из основных документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. Вопрос о том, в каких случаях работодатель обязан передать оригинал трудовой книжки работнику, регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) и рядом нормативных актов. В этой статье мы подробно разберём:

• Какие статьи ТК РФ регулируют выдачу трудовой книжки;
• Ситуации, когда книжку можно выдать «на руки» в течение трудового договора;
• Порядок оформления выдачи (заявление работника, сроки, подписи);
• Возможность отказа от бумажной книжки в пользу электронных сведений;
• Типовые образцы заявлений и актов приёма‑передачи.

Нормативно‑правовая база

Ключевые положения, регулирующие выдачу трудовой книжки, находятся в следующих статьях ТК РФ:

1. Статья 62 ТК РФ – «Выдача документов, связанных с работой, и их копий». Здесь закреплено право работника по письменному заявлению получить оригинал трудовой книжки и копии документов.
2. Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка». Описывает порядок ведения, хранения и передачи книжки.
3. Статья 84.1 ТК РФ – «Выдача трудовой книжки при увольнении». Устанавливает обязательный срок (не позднее трех рабочих дней) после прекращения трудового договора.
4. Пункт 35 Правил ведения трудовых книжек – уточняет, что выдача книжки возможна и в процессе трудового договора, если в неё внесена запись о приёме на работу.
5. Статья 66.1 ТК РФ – «Отказ от бумажной трудовой книжки в пользу электронных сведений». Позволяет работнику отказаться от бумажного варианта.

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку «на руки»

2.1 При увольнении (прекращении трудового договора)

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после подписания приказа об увольнении. При этом необходимо:

• Убедиться, что в книжке сделана запись о дате увольнения;
• Поставить печать и подпись на первой странице и вкладыше (если они есть);
• Составить акт приёма‑передачи трудовой книжки.

2;2 По письменному заявлению работника в течение трудового договора

Статья 62 ТК РФ позволяет работнику запросить оригинал книжки в любой момент, если:

• В книжке уже сделана запись о приёме на работу (пункт 35 Правил);
• Работник нуждается в книжке для внесения исправлений, переоформления, получения справки и т.п.

Работодатель обязан выполнить запрос в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.

2.3 При отказе от бумажной книжки в пользу электронных сведений

Если работник в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ отказывается от бумажного варианта, работодатель выдает ему оригинал книжки только один раз – для передачи в электронный реестр, после чего бумажный документ считается изъятым.

Порядок оформления выдачи

3.1 Заявление работника

Заявление должно быть подано в письменной форме (можно использовать электронную почту, если в организации предусмотрена такая процедура). Образец заявления:

3.2 Акт приёма‑передачи

После выдачи книжки составляется акт, в котором фиксируются:

• Дата и время передачи;
• ФИО работника и представителя работодателя;
• Состояние книжки (отсутствие повреждений, наличие всех записей);
• Подписи сторон.

Пример акта:

3.3 Сроки

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления. При увольнении – в течение тех же трёх дней после подписания приказа.

Особые случаи и нюансы

4.1 Выдача копий документов

Работник имеет право получить копии всех документов, связанных с трудовой деятельностью (трудовой договор, приказы, справки). Копии выдаются одновременно с оригиналом книжки, если это требуется.

4.2 Отказ работодателя

Отказ в выдаче книжки может быть законным только в редких случаях, например, если книжка находится в процессе обязательного социального страхования (пункт 35 Правил). В остальных ситуациях отказ считается нарушением ТК РФ и может привести к административной ответственности.

4.3 Электронная трудовая книжка

С 2021 года в России активно внедряется электронный реестр трудовой книжки. При желании работника оформить электронный вариант необходимо:

• Подать заявление о переходе на электронный документ (ст. 66.1 ТК РФ);
• Работодатель передаёт сведения в Федеральный сервис «Трудовая книжка»;
• Работник получает доступ к своему электронному профилю через портал Госуслуг.

Практические рекомендации работодателям

• Создайте шаблоны заявлений и актов – это ускорит процесс и исключит ошибки.
• Обучите кадровый персонал правилам выдачи книжки и срокам, установленным ТК РФ.
• Ведите реестр всех выданных оригиналов и копий, чтобы контролировать их местонахождение.
• Установите чёткую процедуру получения заявлений (например, через внутренний портал или личный кабинет).
• Следите за актуальностью нормативных актов – законодательство может изменяться, а штрафы за несоблюдение могут достигать 30 000 рублей.

Трудовая книжка – документ, который работодатель обязан хранить и своевременно передавать работнику. Основные правила выдачи закреплены в ст. 62, 66, 84.1 ТК РФ и в пункте 35 Правил ведения трудовых книжек. При правильном оформлении заявлений и актов процесс проходит быстро и без конфликтов.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – Статья 62 ТК РФ
• КонсультантПлюс – Статья 66 ТК РФ
• КонсультантПлюс – Статья 84.1 ТК РФ
• Гарант.ру – Практика выдачи трудовой книжки

Соблюдая указанные правила, вы сможете избежать конфликтных ситуаций и обеспечить законность трудовых отношений в вашей организации.