В современной кадровой практике вопрос выдачи трудовой книжки на руки работнику часто вызывает споры между работодателями и сотрудниками. Ниже представлено подробное разъяснение правового регулирования, типовых процедур и ответов на часто задаваемые вопросы, основанное на актуальном законодательстве РФ.
Общие принципы выдачи трудовой книжки
Согласно п. 35 Правил при выдаче трудовой книжки, все записи, сделанные в книжке за период работы в организации, заверяються подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации. Оригинал выдается работнику на руки, за исключением случаев, когда он:
- отсутствует;
- отказывается получать книжку;
В таких ситуациях выдача может быть произведена иным способом (по почте, через представителя и т.п.).
Выдача при увольнении
По информации из КонсультантПлюс, начиная с момента направления работнику уведомления об увольнении, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. После внесения в неё записи о прекращении трудового договора (например, по причине смерти работника) книжка передаёться:
- одному из родственников под расписку;
- или высылается по почте по письменному заявлению родственника.
Трудовая книжка уже находится в руках сотрудника
Судебная практика (актуальные новости 2022‑2025 гг.) установила, что работодатель не несет ответственности за невыдачу трудовой книжки, если она уже находится на руках у сотрудника. Это значит, что:
- при увольнении работник не может потребовать повторной выдачи;
- работодатель может сосредоточиться на оформлении остальных документов.
Права работника при необходимости исправления данных
Сотрудник имеет право запросить выдачу оригинала трудовой книжки для внесения исправлений (например, при переводе на другую должность). Однако такие изменения допускаются только в случае:
- расторжения трудового договора с текущим работодателем;
- получения согласия обеих сторон на изменение условий.
Если работник просит выдать книжку для внесения исправлений, работодатель может:
- проверять законность запроса;
- заполнить бланк расписки, указывающий срок выдачи;
- записать эту операцию в Книгу учёта трудовых книжек, тем самым снимая ответственность кадровика.
Как оформить выдачу оригинала трудовой книжки
Для корректного оформления процедуры рекомендуется соблюдать следующие шаги:
- Подготовка документации – копия трудовой книжки, приказ об увольнении/переводе, запрос сотрудника.
- Заполнение расписки – в ней указываются ФИО работника, дата выдачи, срок, на который книжка выдаётся на руки.
- Внесение записи в Книгу учёта трудовых книжек (это снимает ответственность организации).
- Сохранение копий – копию расписки и запись в бухгалтерию/кадровой службе.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки?
Да, можно. При этом работодатель может уточнить в территориальном органе СФР, была ли книжка возвращена после оформления пенсии. Наличие объяснительной от сотрудника и ответа СФР помогает избежать административной ответственности.
Что делать, если сотрудник отказывается принимать трудовую книжку?
Согласно п. 35 Правил, в случае отказа выдача может быть произведена иным способом (по почте, через представителя). При этом работодатель должен зафиксировать факт отказа в письменной форме.
Как поступить, если трудовая книжка уже находится в руках сотрудника, но требуется её замена?
В этом случае оформляется новый экземпляр, в который переносятся все актуальные записи. При этом в Книге учёта трудовых книжек вносится отметка о выдаче нового оригинала.
Таким образом, трудовая книжка, находящаяся на руках у работника, регулируется чёткими нормами ТК РФ и внутренними правилами организации. Главное:
- Выдача оригинала возможна только в рамках закона (при увольнении, переводе, согласии сотрудника).
- После выдачи в бухгалтерии/кадровой службе фиксируется запись, снимающая ответственность работодателя.
- Судебная практика подтверждает, что работодатель не несет ответственности за задержку выдачи, если книжка уже находится в распоряжении сотрудника.
Соблюдение этих рекомендаций позволяет минимизировать риски при оформлении кадровых документов и обеспечивает прозрачность отношений между работодателем и работником.