Дата публикации: 23 мая 2026 года

Правовые основы и нормативные акты

Процедура выдачи трудовой книжки регулируется следующими нормативными документами:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — Правила ведения и хранения трудовых книжек
• Статьи 66, 66.1, 80 Трудового кодекса РФ
• Статья 24 Кодекса законов о труде (КЗоТ)
• Постановление КМУ от г. (для Украины)

Когда можно выдать трудовую книжку на руки

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка может быть выдана работнику на руки в следующих случаях:

1. При увольнении работника — в последний рабочий день одновременно с окончательным расчетом (ч. 5 ст. 80 ТК РФ)
2. По письменному заявлению работника, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, если это необходимо для обязательного социального страхования или обеспечения
3. При необходимости предоставления копии по месту требования, для предоставления в различные организации (пенсионный фонд, банки, учебные заведения и др.)

Процедура выдачи трудовой книжки

Выдача при увольнении

В последний рабочий день работнику должны быть выданы:

• Оригинал трудовой книжки
• Окончательный расчет
• Запись об увольнении в трудовой книжке

Запись об увольнении делается на ьном листе или на первом вкладыше, если на ьном нет места. Запись должна содержать:

Выдача по заявлению работника

Если работник обращается с заявлением о выдаче трудовой книжки для предоставления по месту требования, работодатель обязан:

1. Рассмотреть заявление в течение 3 рабочих дней
2. Выдать трудовую книжку под подпись
3. Сделать соответствующую запись в журнале выдачи

Образец заявления:

Особенности выдачи для разных категорий работников

Совместители

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. По совместительству записи не вносятся.

Надомные и дистанционные работники

Сведения должны выдаваться всем категориям работников, включая надомных и дистанционных. Работодатель не освобождается от обязанности выдать трудовую книжку даже если работник выполняет обязанности не по месту нахождения организации.

Так, например, Ярославский областной суд в определении от № 33-6261/2014 указывает, что выполнение трудовых обязанностей не по месту нахождения работодателя не освобождает последнего от обязанности выдать работнику трудовую книжку в день прекращения трудового договора.

Выдача копии трудовой книжки

Для предоставления по месту требования (банки, пенсионный фонд, учебные заведения и др.) работник может запросить заверенную копию трудовой книжки.

Процедура оформления:

1. Работник подает письменное заявление
2. Работодатель готовит копию, заверяет ее подписью и печатью
3. Копия выдается в течение 3 рабочих дней
4. На оригинале делается отметка о выдаче копии

Образец записи о выдаче копии:

Ответственность работодателя

За нарушение правил выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Нарушение правил ведения, хранения, выдачи или оформления трудовых книжек, штраф от 30 000 до 50 000 рублей
• Непредоставление трудовой книжки при увольнении — штраф от 50 000 до 70 000 рублей

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать трудовую книжку до переноса данных в электронный реестр?

Нет. Выдача трудовой книжки на руки возможна только после полного переноса всех записей в Реестр застрахованных лиц. Исключение составляет случай увольнения работника.

Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой при увольнении?

Работодатель обязан:

1. Направить уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой
2. Предложить отправить трудовую книжку по почте (если работник даст согласие)
3. Хранить трудовую книжку до востребования в течение 2 лет

Можно ли выдать трудовую книжку без заявления работника?

Да. При увольнении работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день независимо от наличия заявления.

Рекомендации работодателю

• Своевременно переносите данные из бумажных трудовых книжек в электронный реестр застрахованных лиц
• Ведите журнал учета выдачи трудовых книжек
• Соблюдайте сроки — 3 рабочих дня для выдачи по заявлению
• Храните оригиналы трудовых книжек в надежном месте (отдел кадров или бухгалтерия)
• Своевременно делайте записи об увольнении и выдаче копий

Выдача трудовой книжки — важная процедура, требующая соблюдения законодательных норм. Работодатель должен:

1. Следить за своевременным переносом данных в электронный реестр
2. Выдавать трудовую книжку при увольнении в последний рабочий день
3. Оперативно реагировать на заявления работников о выдаче копий
4. Соблюдать все процедуры и сроки
5. Нести ответственность за нарушения установленных правил

Помните, что правильная организация работы с трудовыми книжками защищает права как работников, так и работодателей, и позволяет избежать административных санкций.