Дата публикации: 12:50:23

В процессе оформления кадровых документов часто возникает вопрос: как правильно выдать трудовую книжку работнику, который продолжает работать в организации? Ответ на этот вопрос содержит несколько нюансов, которые регламентируются ТК РФ, внутренними нормативными актами компании и практикой кадровых специалистов.

Правовая основа

Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка – это документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина. При увольнении (прекращении трудового договора) она выдается работнику в последний рабочий день. Однако если сотрудник продолжает работать, порядок выдачи меняется.

• Пункт 66.1 ТК РФ обязывает работодателя вести учет трудовой деятельности и предоставлять соответствующие сведения.
• Постановление Правительства РФ от № 1024 «О порядке ведения и оформления трудовых книжек» устанавливает требования к оформлению записей.
• КонсультантПлюс и другие правовые сервисы подчеркивают, что временная выдача книжки на руки не предусмотрена; выдача осуществляется только в полном объеме.

Ключевые положения

1. В графе 1 заносится порядковый номер записи.
2. В графе 2 указывается дата выдачи.
3. В графе 3 фиксируется письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).
4. В графе 4 указывается дата и номер регистрации заявления.

Пошаговая процедура выдачи

Для корректного оформления выдачи следует соблюдать следующий алгоритм:

1. Подготовка документа. Убедитесь, что в книжке нет ошибок и все необходимые подписи сделаны.
2. Получение заявления от сотрудника. Работник должен подать письменное заявление о выдаче трудовой книжки. В заявлении указываются дата и номер регистрации.
3. Заполнение соответствующих граф. В графе 3 – запись о заявлении, в графе 4 – дата и номер регистрации.
4. Подпись сторон. Обе стороны ставят подписи, подтверждающие согласование условий выдачи.
5. Внесение записи в журнал учёта. Оформляеться запись о выдаче в журнале по учету движении трудовых книжек.
6. Передача книжки работнику. Книжка выдается на руки, подпись работника фиксируется в журнале.

Если по какой‑либо причине выдача в последний день работы невозможна, необходимо оформить уведомление о необходимости явиться за книжкой или согласиться на её отправку по почте.

Частые вопросы и ответы

Нужно ли выдавать трудовую книжку для сверки данных с ПФР?

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/25181‑6‑1), выдача книжки не является обязательным условием сверки данных с Пенсионным фондом. Однако наличие актуального документа упрощает процесс проверки.

Можно ли временно выдать книжку «на расписку»?

Нет. Как указано в Энциклопедии решений, ни один нормативный акт не предусматривает возможность временной выдачи под расписку.

Что делать, если сотрудник отказывается принимать книжку?

В этом случае работодатель обязан оформить официальное уведомление, в котором указывается, что работник имеет право получить книжку в любой удобный для него день, либо согласиться на её отправку по почте.

Практические рекомендации для кадровых специалистов

• Разработайте внутренний регламент. Включите в него все шаги, перечисленные выше, а также порядок оформления уведомлений.
• Храните копии заявлений. Это защитит компанию от спорных ситуаций.
• Обновляйте журнал учёта. Регулярно проверяйте, чтобы записи были актуальными и подписанными.
• Обучайте сотрудников. Информируйте работников о том, как правильно оформлять заявление и что ожидается от них.
• Консультируйтесь с юристом. При возникновении сложных ситуаций (например, увольнение в связи с сокращением) лучше привлечь специалиста.

Выдача трудовой книжки на руки работнику, продолжающему работать, – это процедура, требующая строгого соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов. При правильном оформлении:

1. обеспечивается законность действий работодателя;
2. сохраняется прозрачность отношений с сотрудником;
3. упрощается дальнейшая работа с кадровыми документами (например, при расчёте пенсии или при проверке ПФР).

Соблюдая описанный выше порядок, вы сможете без проблем передать сотруднику актуальную информацию о его трудовой деятельности и избежать возможных юридических рисков.

Автор статьи: кадровый специалист с 12‑летним опытом работы в сфере управления персоналом.