Выдача трудовой книжки – обязательный этап при прекращении трудовых отношений. Если работник не может получить книжку лично, работодатель обязан оформить уведомление о её получении и направить его работнику. В статье рассмотрены правовые основы, сроки, порядок уведомления, образец письма и возможные последствия за нарушение правил.
Правовые основы
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 84.1, пункт 6: работник может дать согласие на направление трудовой книжки по почте заказным письмом.
- Приказ Минтруда России от № 713н: если на работника не ведётся трудовая книжка, в день увольнения работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности по форме СТД‑Р.
- Постановление Пленума Верховного Суда РФ от № 2‑424/2022 (дело N 2‑424/2022) – судебная практика по задержке выдачи трудовой книжки.
Сроки выдачи трудовой книжки
- Трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения (последний рабочий день сотрудника). Если последний день выпадает на нерабочий день, срок переносится на ближайший следующий рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК РФ).
- Если работник отказывается принимать книжку лично, работодатель может отправить её по почте. После отправки со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
- Отметка о выдаче (или отправке) трудовой книжки вносится в журнал учёта трудовых книжек.
Порядок уведомления работника
Уведомление – документ, подтверждающий факт направления трудовой книжки и согласие работника на её получение. Оформляется произвольно, но должно содержать обязательные реквизиты.
Способы уведомления
- Почтовое отправление (заказное письмо с уведомлением о вручении).
- Электронная почта (при наличии согласия работника на электронный документооборот).
- СМС/мессенджер (в качестве подтверждения согласия, но не заменяет официальное письмо).
Что должно быть в уведомлении
- Наименование и реквизиты работодателя.
- ФИО, должность и контактные данные работника.
- Дата увольнения.
- Подтверждение, что трудовая книжка подготовлена к выдаче/отправке.
- Согласие работника на получение книжки по почте (если применимо).
- Контактное лицо, телефон для уточнения вопросов.
- Подпись (или электронная подпись) ответственного лица.
Образец уведомления о получении трудовой книжки
ООО "Пример" ИНН 1234567890, КПП 123456789, 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1 УВЕДОМЛЕНИЕ о направлении трудовой книжки Работнику: Иванову Ивану Петровичу, должность – инженер‑технолог, трудовой договор № 12/2020 от г. Уважаемый Иван Иванович! В соответствии с Трудовым кодексом РФ и приказом Минтруда России от № 713н информируем Вас о следующем: Ваш последний день работы – г. Трудовая книжка подготовлена к выдаче и будет направлена Вам по почте (заказное письмо с уведомлением о вручении) на указанный Вами адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 2, кв. 5. Согласие на получение книжки по почте Вы предоставили в письменной форме (приложение 1). Ожидаемое время доставки – 3–5 рабочих дней с даты отправки. При получении книжки просим подписать акт приёма‑передачи (приложение 2) и вернуть копию в отдел кадров. Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна, тел. +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: hr@example.com. С уважением, ____________________ Петрова М. С. Главный бухгалтер
Ответственность работодателя за нарушение сроков
- Если трудовая книжка не выдана в день увольнения без уважительных причин, работодатель обязан возместить работнику упущенный заработок за период задержки (постановление Пленума РФ, дело N 2‑424/2022).
- При отсутствии согласия работника на отправку по почте и невозможности личной выдачи, работодатель может быть привлечён к административной ответственности за нарушение ТК РФ.
- В случае, когда работник не получил книжку из‑за неверного адреса, ответственность возлагается на работодателя, если он не проверил достоверность данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если работник отказывается подписать акт получения?
Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, в таком случае необходимо оформить акт о невозможности выдачи с указанием причин и подписью обеих сторон. После этого работодатель может отправить книжку по почте с уведомлением о вручении.
Можно ли отправить трудовую книжку электронным способом?
Трудовая книжка – документ в бумажной форме, её электронный эквивалент не признаётся ТК РФ. Поэтому только физическая копия может быть передана, но согласие на получение по почте может быть оформлено электронно.
Как оформить журнал учёта трудовых книжек?
В журнале фиксируются следующие данные: ФИО работника, номер трудовой книжки, дата выдачи (или отправки), способ выдачи (лично/почта), подпись ответственного лица. Журнал хранится в отделе кадров не менее 5 лет.
Нужно ли выдавать справку СТД‑Р, если у работника нет трудовой книжки?
Да. При отсутствии трудовой книжки в день увольнения работодатель обязан выдать справку о трудовой деятельности по форме СТД‑Р (Приказ Минтруда РФ от № 713н).
Какой срок считается «днём увольнения», если последний день – выходной?
Согласно ч. 4 ст. 14 ТК РФ, если последний день приходится на нерабочий день, днём увольнения считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Уведомление работника о получении трудовой книжки – важный юридический процесс, который защищает интересы обеих сторон. Правильное оформление, соблюдение сроков и документальное подтверждение передачи позволяют избежать штрафов и судебных споров. Следуйте рекомендациям, приведённым в этой статье, и ваш бизнес будет работать в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Дата публикации: