Тема выдачи оригинальной трудовой книжки работнику в период действия трудового договора по его просьбе или по «соглашению сторон» является одной из самых спорных и неоднозначных в кадровом праве. Многие работники и даже некоторые работодатели ошибочно считают, что такое соглашение может стать основанием для получения на руки подлинника документа до увольнения. Данная статья разбирает этот вопрос детально, опираясь на актуальное законодательство РФ.

Ключевой вывод: что говорит закон?

Важно помнить с самого начала: Трудовой кодекс Российской Федерации и иные нормативные правовые акты, регулирующие порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат норм, обязывающих работодателя выдавать работнику оригинал трудовой книжки в период действия трудовых отношений с ним. Не определен и порядок такой выдачи по соглашению сторон.

Таким образом, само по себе «соглашение сторон» о выдаче трудовой книжки на руки в период работы не имеет юридической силы, если оно противоречит установленному законом порядку хранения документа.

Правовая база: где искать ответ?

Основные регулирующие акты:

• Трудовой кодекс РФ: Статья 66.1 (сведения о трудовой деятельности), Статья 84.1 (порядок оформления прекращения трудового договора).
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (в ред. от ).
• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек…» (актуальная редакция).

Когда выдача трудовой книжки обязательна?

Обязательство работодателя выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности) возникает исключительно в момент прекращения трудового договора, независимо от основания увольнения:

1. По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
2. По инициативе работника (собственное желание, ст. 80 ТК РФ).
3. По инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).
4. По истечении срока действия договора (ст. 79 ТК РФ).
5. И по другим основаниям.

Срок выдачи: В день увольнения (последний рабочий день), если иное не установлено законом. За нарушение срока предусмотрена административная и материальная ответственность (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Особенности увольнения по соглашению сторон

Это основание увольнения имеет свои процедурные особенности:

Основание и формулировка в записи

Увольнение происходит на основании пункта 1 части первой статьи 77 ТК РФ и статьи 78 ТК РФ (о соглашении сторон).

Образец записи в трудовой книжке:

«Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Примечание: Ранее в практике встречалась запись только со ссылкой на ст. 77, но часть 5 ст. 84.1 ТК РФ требует указывать и часть статьи. Поэтому правильнее указывать полную формулировку.

Порядок действий работодателя

• Издание приказа: На основании письменного заявления работника и соглашения сторон издается приказ об увольнении.
• Запись в трудовой книжке: В последний день работы вносится корректная запись об увольнении (см. выше).
• Выдача документа: Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК) выдается работнику в день увольнения. Факт выдачи фиксируется подписью работника в журнале учета движения трудовых книжек.
• Расчет: Проводится полный расчет с работником, включая возможное выходное пособие (если оно предусмотрено соглашением).

А что насчет «выдачи по соглашению сторон» в период работы?

Здесь ситуация иная. Работник может запросить оригинал трудовой книжки на руки, например, для ее заполнения или внесения исправлений. Работодатель не обязан удовлетворять такой запрос.

Что может сделать работник?

• Запросить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее. Работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах и т.д.).
• Если в трудовой книжке есть ошибки или требуется внесение записей (например, о переводе), это делается в присутствии работника в кадровом подразделении.

Почему нельзя выдавать оригинал на время? Трудовая книжка является документа, подтверждающим трудовую деятельность и стаж. Ее утеря или порча могут привести к серьезным проблемам для работника и ответственности для работодателя. Закон возлагает на работодателя обязанность по безопасному хранению этого документа в течение всего периода работы сотрудника и 75 лет после увольнения.

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2024 года в России активно внедряется система электронных трудовых книжек. В этом случае:

• Оригинал бумажной трудовой книжки может не вестись, если работник дал согласие на ЭТК.
• При увольнении работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
• Если у работника есть бумажная трудовая книжка, а он переходит на ЭТК, то при увольнении ему выдается дубликат бумажной книжки с переносом всех записей.

Типичные ошибки и риски

1. Выдача оригинала по «доброй воле»: Работодатель, выдав трудовую книжку на руки до увольнения, несет все риски ее утраты. Восстановление документа через суд — сложная и длительная процедура.
2. Некорректная запись при увольнении: Указание неправильной статьи ТК РФ (например, только «ст. 77» без указания пункта и части) может быть оспорено в будущем и повлечь проблемы с назначением пенсии или получением пособий.
3. Задержка выдачи при увольнении: Нарушение срока (не в день увольнения) влечет административную штрафную ответственность для должностных лиц и юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ), а также обязанность выплатить работнику средний заработок за все время задержки.

Практические рекомендации

Для работодателя:

• Храните трудовые книжки в сейфе или специально отведенном помещении с ограниченным доступом.
• Не выдавайте оригинал документа в период работы, только заверенные копии.
• При увольнении по соглашению сторон строго соблюдайте процедуру: соглашение → заявление работника → приказ → корректная запись → выдача в день увольнения → отметка в журнале.
• При работе с ЭТК четко фиксируйте согласие работника и действуйте в рамках Приказа № 320н.

Для работника:

• Помните: вы не имеете права требовать оригинал трудовой книжки до увольнения.
• При увольнении по соглашению сторон проверьте запись в книжке: она должна содержать полную ссылку на п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Получите трудовую книжку (или сведения об ЭТК) в последний рабочий день. Если не получили — требуйте письменно и обращайтесь в ГИТ.
• Если у вас есть бумажная книжка, а работодатель переходит на ЭТК, убедитесь, что вам выдан дубликат с переносом всех записей.

Таким образом, «соглашение сторон» как основание для выдачи трудовой книжки в период работы юридически ничтожно. Данный термин корректно применять только к основанию увольнения. Выдача оригинала документа — это финальный этап прекращения трудовых отношений, а не промежуточная мера. Работодатель, нарушающий порядок хранения, и работник, не получивший документ в срок, имеют взаимные права и обязанности, защищаемые Трудовым кодексом и контролируемые Государственной инспекцией труда.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций необходимо обращаться к юридическим консультантам, учитывая все обстоятельства дела и последние изменения в законодательстве.

Источники: ТК РФ, Постановление Минтруда № 69, Приказ Минтруда № 320н, разъяснения контролирующих органов (ГИТ), судебная практика. Актуально на май 2026 года.