Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Внутри неё фиксируються все изменения в трудовом статусе: приём на работу, перевод, повышение, увольнение и т.д. Вопрос о том, когда и как можно выдать оригинал трудовой книжки работнику, часто вызывает недоразумения как у работодателей, так и у сотрудников. Ниже мы разберём ключевые моменты, которые помогут избежать конфликтов и соблюдать законодательство;
Правовые основы выдачи трудовой книжки
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – основной нормативный акт, регулирующий порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Статья 66.1 – обязывает работодателя выдавать трудовую книжку работнику в последний день работы.
- Статья 84.1 – устанавливает порядок уведомления работника о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.
- Статья 66.2 – регламентирует выдачу выписки из трудовой книжки по запросу работника.
Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику?
Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы работника. Это правило распространяется как на бумажную, так и на цифровую трудовую книжку.
Однако в некоторых случаях работодатель может выдать оригинал в течение периода трудовых отношений:
- при уточнении записей в трудовой книжке (например, исправление даты начала работы);
- при переводе работника в другую организацию внутри одной группы компаний.
В этих случаях работодатель должен оформить запрос работника и получить его согласие на выдачу.
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки?
Выдача в последний день работы
- В графе 1 указываеться порядковый номер записи;
- В графе 2 фиксируется дата выдачи.
- В графе 3 записывается письменное заявление о предоставлении сведений (ст. 66.1 ТК РФ).
- В графе 4 указывается заявление работника с датой и номером регистрации.
Выдача по запросу в течение трудового договора
Если работник просит оригинал в течение трудового договора, работодатель обязан:
- отправить ему запрос в виде заказного письма с уведомлением о необходимости явиться за трудовой книжкой.
- При согласии работника можно отправить книжку по почте, но только после получения письменного согласия.
- После выдачи оформить расписку о получении, в которой указать, что работник получил оригинал.
Выдача в Пенсионный фонд
При передаче трудовой книжки в Пенсионный фонд работодатель ставит резолюцию с разрешением выдачи. После этого оформляется расписка о получении, в которой указываются:
- ФИО работника;
- Дата выдачи;
- Номер и дата регистрации в пенсионном фонде.
Что делать, если работник не получил трудовую книжку?
Если работник не получил трудовую книжку в последний день работы, он имеет право требовать её выдачу в течение 30 дней с момента увольнения. В случае задержки работодатель освобождается от ответственности, если он направил уведомление согласно ст. 84.1 ТК РФ.
Если работник не получил выписку из трудовой книжки, он может обратиться в Пенсионный фонд или в организацию по трудовым спорам для получения справки.
Практические рекомендации для работодателей
- Всегда храните оригинал трудовой книжки в безопасном месте до момента увольнения.
- При выдаче оригинала оформляйте расписку и храните копию.
- Если работник просит оригинал в течение трудового договора, обязательно получите письменное согласие.
- При передаче трудовой книжки в Пенсионный фонд оформляйте резолюцию и сохраняйте копию.
- Следите за тем, чтобы все записи в трудовой книжке были правильными и своевременными.
Практические рекомендации для работников
- Если вам необходимо внести исправления в трудовую книжку, обратитесь в кадровую службу с письменным заявлением.
- Если вы хотите получить оригинал трудовой книжки в течение трудового договора, попросите работодателя оформить согласие на её выдачу.
- При увольнении требуйте выдачу трудовой книжки в последний день работы и оформляйте расписку о получении.
- Если вы не получили трудовую книжку в течение 30 дней после увольнения, обратитесь в Пенсионный фонд или в суд.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли выдать трудовую книжку по почте? – Да, но только после письменного согласия работника.
- Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку в последний день? – Требуйте её выдачу в течение 30 дней, а при отказе – обращайтесь в суд.
- Можно ли получить выписку из трудовой книжки? – Да, работник имеет право запросить выписку по ст. 66.2 ТК РФ.
Правильная выдача трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к правам работника. Работодатели должны соблюдать установленные сроки и процедуры, а работники – знать свои права и своевременно требовать документов. Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов и обеспечит прозрачность трудовых отношений.