Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж и квалификацию работника. При расторжении трудового договора работодатель обязан передать её сотруднику в день увольнения. Однако в реальной практике возникают ситуации, когда работник не может лично получить книжку (отсутствие, болезнь, смерть). В таких случаях вопрос выдачи трудовой книжки родственникам становится актуальным.
Правовая база
- Статья 62 Трудового кодекса РФ (в ред. Федерального закона от № 439‑ФЗ) – «Выдача документов, связанных с работой, и их копий». В ней указано, что работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
- Постановление Правительства РФ от № 2072 – порядок ведения книги учёта и движения трудовых книжек.
- При смерти работника трудовая книжка может быть выдана близким родственникам (супруг(а), родители, дети, законные представители) на основании письменного заявления.
Когда трудовую книжку могут получить родственники?
- Смерть работника. Это единственный случай, когда закон допускает передачу оригинала трудовой книжки родственникам.
- Отсутствие работника в день увольнения. Если сотрудник не может присутствовать (болезнь, командировка, отпуск), он может оформить доверенность на получение книжки.
- Заявление от умершего работника. В случае смерти родственники могут подать заявление о выдаче книжки, приложив свидетельство о смерти и документы, подтверждающие родство.
Что запрещено?
По законодательству выдача трудовой книжки третьим лицам без согласия работника (или без его смерти) не предусмотрена. Любая попытка передать книжку «по почте» или «через знакомого» без надлежащих документов считается нарушением ТК РФ и может повлечь административную ответственность.
Пошаговая инструкция для работодателя
Увольнение живого сотрудника, который не может присутствовать
- Получить от работника заявление‑доверенность (образец ниже) на получение трудовой книжки.
- Подготовить приказ об увольнении и приложить к нему копию заявления работника.
- Внести запись в книгу учёта и движения трудовых книжек:
Дата | № | ФИО работника | Дата увольнения | Выдача (ФИО получателя) | Подпись -------|-----|----------------|------------------|--------------------------|--------
- Сопроводить выдачу распиской от получателя (см. образец ниже).
- Сохранить копию доверенности и расписки в личном деле работника.
Выдача трудовой книжки после смерти работника
- Оформить приказ об увольнении в связи со смертью (в приказе указывается дата смерти).
- Получить от родственника заявление о выдаче трудовой книжки (образец ниже) и копию свидетельства о смерти.
- Проверить степень родства (паспортные данные, свидетельство о рождении, браке).
- Внести запись в книгу учёта и движения трудовых книжек.
- Выдать оригинал книжки под расписку (образец ниже).
Образцы документов
Доверенность на получение трудовой книжки
ДОВЕРЕННОСТЬ Город ____________ «__» _______ 2026 г. Я, ___________ (ФИО полностью), паспорт: ____ № ________, выдан ____________, проживающий(ая) по адресу: ____________, настоящей доверенностью уполномочиваю __________________ (ФИО доверенного лица), паспорт: ____ № ________, выдан ____________, проживающего(ую) по адресу: ____________, получить мою трудовую книжку в организации ___________ (наименование работодателя) в связи с моим увольнением. Подпись доверителя: ___________ /____________/
Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
ЗАЯВЛЕНИЕ Город ____________ «__» _______ 2026 г. Я, ___________ (ФИО полностью), родитель (супруг(а), сын(дочь) и т.п.) умершего ___________ (ФИО работника), прошу выдать мне оригинал его трудовой книжки. К заявлению прилагаю: Свидетельство о смерти работника. Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке и т.п.). Паспортные данные заявителя. Подпись: ___________ /____________/
Расписка о получении трудовой книжки
РАСПИСКА Город ____________ «__» _______ 2026 г. Я, ___________ (ФИО получателя), паспорт: ____ № ________, подтверждаю получение от организации ___________ (наименование работодателя) оригинала трудовой книжки работника ___________ (ФИО работника) в связи с его увольнением (смертью). Подпись получателя: ___________ /____________/
Сроки выдачи
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть выдана в день увольнения. Если книжка передаётся родственнику по доверенности или в случае смерти, закон не устанавливает жёсткого срока, однако рекомендовано оформить выдачу в течение трех рабочих дней со дня получения соответствующего заявления.
Ответственность работодателя
- Если трудовая книжка не выдана в установленный срок без уважительных причин, работодатель несёт административную ответственность (штраф от 5 000 до 20 000 рублей за каждое нарушение).
- В случае утраты книжки после её выдачи работодателю может быть предъявлен иск о возмещении ущерба, если доказано, что нарушение процедур привело к потере документа.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выслать трудовую книжку по почте?
Только в случае смерти работника и после получения письменного заявления с указанием адреса получателя. При живом работнике требуется личный прием или доверенность.
Что делать, если работник не пришёл в день увольнения и не оформил доверенность?
Работодатель обязан оформить акт отказа от получения трудовой книжки, который подписывается работником (или его представителем) в присутствии свидетеля. К акту прилагается копия приказа об увольнении.
Нужно ли заверять копию трудовой книжки?
Копию трудовой книжки, выдаваемую в качестве справки, следует заверить подписью и печатью организации. Оригинал же всегда выдаётся только владельцу (или его законному представителю).
Выдача трудовой книжки родственникам – процесс, строго регламентированный Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Ключевые моменты:
- Только в случае смерти работника или при наличии доверенности.
- Необходимо оформить приказ об увольнении, заявление (заявление‑доверенность или заявление о выдаче), а также расписку получателя.
- Все действия фиксируются в книге учёта и движения трудовых книжек.
- Соблюдение сроков и правильное оформление документов защищает работодателя от административной и гражданско‑правовой ответственности.
Соблюдая указанные правила, вы избежите конфликтов с сотрудниками и их родственниками, а также обеспечите законность всех кадровых операций.