Трудовая книжка — ключевой документ‚ подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. Ситуации‚ когда сам работник не может получить её лично (например‚ в случае смерти или тяжелой болезни)‚ возникают нечасто‚ но требуют чёткого понимания процедуры от работодателя. Данная статья детально разбирает‚ как и когда работодатель должен выдать трудовую книжку родственникам умершего или нетрудоспособного работника‚ какие документы для этого нужны и как правильно оформить процесс‚ чтобы избежать правовых рисков.
Правовая основа: что говорит Трудовой кодекс и Роструд?
Основные нормы регулируются статьёй 77 и частью 3 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. Ключевые положения:
- При увольнении по любой причине (кроме увольнения за прогул) работодатель обязан выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения (или со дня подачи заявления‚ если книжка была внесена в электронный вид).
- В случае смерти работника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдаётся одному из его родственников под расписку или высылается по почте по их письменному заявлению.
- Закон не устанавливает строгий перечень родственников (кто именно: супруг‚ дети‚ родители и т.д.). Книжка выдаётся первому из обратившихся родственников‚ представившему документы‚ подтверждающие родство.
Важно: Прямого запрета на выдачу по доверенности третьему лицу в ТК нет‚ но Роструд в своих разъяснениях (например‚ в письме от № 14-1/ООГ-9063) рекомендует выдавать только ближайшим родственникам. Это связано с тем‚ что трудовая книжка содержит персональные данные. Выдача по доверенности возможна‚ но требует от работодателя повышенной осторожности и проверки полномочий нотариуса.
Когда и кому можно выдать трудовую книжку?
Выдача третьим лицам (родственникам) возможна в двух основных случаях:
- Смерть работника. Это основной и самый частый случай. Работодатель обязан выдать документ после оформления записи об увольнении в связи со смертью.
- Невозможность работника получить книжку лично. Например‚ если работник тяжело болен и находится на стационарном лечении‚ а также в других случаях‚ подтверждённых документально (справка о нетрудоспособности и т.д.). Здесь процедура менее регламентирована‚ и лучше действовать по аналогии со случаем смерти‚ запросив письменное заявление от работника (если он дееспособен) или его законного представителя.
Кто считается ближайшим родственником?
Хотя закон не даёт исчерпывающего списка‚ на практике под «ближайшими родственниками» понимают:
- супруга (супругу);
- родителей (усыновителей);
- детей (в т.ч. усыновлённых);
- бабушек и дедушек;
- внуков.
Приоритет‚ как правило‚ отдаётся супругу и детям. Если обращаются несколько родственников‚ выдачу производят тому‚ кто первым подал заявление и подтвердил родство.
Пошаговая инструкция для работодателя
Чтобы правильно выдать трудовую книжку родственнику‚ следуйте этому алгоритму:
Шаг 1: Ожидание заявления
Работодатель не должен проявлять инициативу и сам искать родственников. Процесс начинается с момента получения письменного заявления от родственника. Образец заявления см. ниже.
Шаг 2: Проверка полномочий и родства
Необходимо запросить у заявителя документы‚ подтверждающие:
- Факт родства с умершим/работником (свидетельство о рождении‚ браке‚ смерти‚ решение суда об усыновлении и т.д.).
- Свою личность (паспорт РФ).
Если заявление подаёт не ближайший родственник (например‚ племянник)‚ но у него есть нотариально заверенная доверенность от одного из ближайших родственников или законного представителя‚ выдача возможна‚ но требует особого внимания к проверке доверенности.
Шаг 3: Оформление необходимых документов
После проверки документов необходимо подготовить:
- Акт о прекращении трудового договора в связи со смертью работника (или иной документ‚ фиксирующий прекращение).
- Запись в трудовой книжке о прекращении трудового договора (с указанием даты и основания увольнения).
- Расписку родственника о получении трудовой книжки. Образец расписки см. ниже.
- Приказ (распоряжение) работодателя о выдаче трудовой книжки родственнику (рекомендуется для документооборота).
Шаг 4: Сроки выдачи
Согласно разъяснениям Роструда‚ трудовую книжку родственникам умершего работника необходимо выдать в течение трёх рабочих дней со дня получения их письменного заявления. Если родственник просит отправить документ почтой‚ работодатель вправе сделать это за счёт заявителя (или по предоплате).
Шаг 5: Фиксация в Книге учёта движения трудовых книжек
Все действия с трудовыми книжками должны фиксироваться в Книге учёта движения трудовых книжек. При выдаче родственнику указывайте:
- ФИО и паспортные данные работника;
- ФИО‚ паспортные данные и степень родства заявителя;
- Дату выдачи и подпись получившего лица;
- Основание (заявление‚ номер и дата).
Образцы документов
Образец 1: Заявление родственника умершего работника о выдаче трудовой книжки
Директору ООО "Ромашка" [Адрес организации] от [ФИО заявителя] [Адрес заявителя] Паспорт: серия [XX] № [YYYYYY]‚ выдан [кем и когда] Телефон: [XXX-XXX-XX-XX] ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне трудовую книжку моего [степень родства: супруга/отца/матери/сына/дочери] [ФИО умершего работника]‚ [дата рождения]‚ умершего [дата смерти]‚ ранее работавшего в Вашей организации (трудовая книжка серия [XX] № [YYYYYY]). На основании свидетельства о смерти серия [XX] № [YYYYYY] от [дата] и свидетельства о рождении/браке [указать реквизиты]. [Дата] _________________ / [ФИО заявителя] /
Образец 2: Расписка в получении трудовой книжки родственником умершего работника
Я‚ [ФИО заявителя]‚ [дата рождения]‚ паспорт [серия‚ номер‚ кем и когда выдан]‚ [степень родства] умершего(ей) [ФИО работника]‚ получил(а) в отделе кадров ООО "Ромашка" его(ёё) трудовую книжку серия [XX] № [YYYYYY] с записью об увольнении в связи со смертью. Претензий к содержанию и состоянию документа не имею. [Дата] _________________ / [ФИО заявителя] /
Особые случаи и частые вопросы
Что‚ если работник при жизни выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК)?
Если работник до увольнения (или смерти) подал заявление о переходе на ЭТК‚ то бумажный документ не выдается. Вместо этого работодатель обязан:
- Внести сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД и передать их в ПФР.
- Выдать работнику (или его родственникам) свидетельство о трудовой деятельности (форма Т-2)‚ которое является аналогом бумажной трудовой книжки. Порядок выдачи этого свидетельства родственникам аналогичен описанному выше.
Можно ли выдать книжку по доверенности от родственника?
Технически — да‚ но с оговорками. Закон не запрещает‚ но:
- Доверенность должна быть нотариально заверена и иметь полномочия на получение документов‚ в т.ч. содержащих персональные данные.
- Работодатель вправе запросить у доверенного лица паспорт и сверить данные с доверенностью.
- Рекомендуется получить от доверенного лица расписку по форме‚ аналогичной образцу выше.
- Для минимизации рисков многие работодатели предпочитают выдавать только непосредственным родственникам.
Что делать‚ если родственники не обращаются?
Обязанность по выдаче лежит на работодателе‚ но инициатива должна исходить от родственников. Если после смерти работника никто не обратился‚ работодатель не должен сам искать наследников. Он должен:
- Оформить все необходимые записи в трудовой книжке.
- Передать документ на ответственное хранение в отдел кадров‚ оформив соответствующую отметку в Книге учёта.
- При обращении любого родственника в будущем — действовать по описанной выше процедуре.
Краткий итог: ключевые правила для работодателя
- Основание: Выдача родственникам — только по их письменному заявлению.
- Документы: Обязательно требовать документы‚ подтверждающие родство (свидетельства) и паспорт заявителя.
- Срок: Выдайте документ в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления.
- Фиксация: Обязательно оформите расписку и внесите запись в Книгу учёта движения трудовых книжек.
- Электронная книжка: При переходе на ЭТК выдавайте не саму книжку‚ а свидетельство о трудовой деятельности (форма Т-2).
- Доверенность: Выдача по доверенности возможна‚ но рискованна. Лучше выдавать только ближайшим родственникам.
Соблюдение этих правил защитит работодателя от возможных претензий со стороны наследников или контролирующих органов (Роструда‚ ПФР) и обеспечит законное и уважительное отношение к памяти умершего сотрудника и правам его семьи.
Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением рекомендуется свериться с действующим законодательством и внутренними нормативными актами организации.