Вопрос о выдаче трудовой книжки родственнику (или иному лицу) возникает в двух типичных ситуациях:
- при увольнении работника, когда трудовая книжка остаётся у работодателя;
- при смерти работника, когда родственник хочет получить документ для оформления пенсии, наследства или других социальных выплат.
Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок действий и необходимые документы для каждого случая.
Нормативная база
Основные источники, регулирующие выдачу трудовой книжки:
- Федеральный закон от № 113‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в ред. от ) – содержит положения о выдаче трудовой книжки при смерти работника.
- Постановление Минтруда России от № 69 – утверждает форму книги учёта и движения трудовых книжек.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69) – п. 38 регулирует выдачу трудовой книжки родственнику умершего работника.
- Разъяснения Роструда и судебной практики (например, позиция Роструда: «Трудовым законодательством не предусмотрена выдача трудовой книжки работника по его доверенности родственникам или иным лицам»).
Когда выдача трудовой книжки родственнику допустима?
Согласно действующему законодательству, выдача трудовой книжки родственнику возможна только в случае смерти работника. При жизни сотрудника трудовая книжка выдаётся исключительно ему самому или его доверенному лицу (по нотариально оформленной доверенности). Родственники без доверенности не имеют права получить документ.
Выдача при жизни работника
- Работник может получить трудовую книжку лично.
- При наличии нотариальной доверенности трудовая книжка может быть выдана доверенному лицу (не обязательно родственнику).
- Роструд прямо указывает, что выдача по доверенности родственникам не предусмотрена.
Выдача после смерти работника
В случае смерти сотрудника трудовая книжка выдаётся родственнику (или иному лицу, имеющему право на получение наследства) на основании:
- Заявления родственника о выдаче трудовой книжки.
- Свидетельства о смерти работника (оригинал или заверенная копия).
- Документа, подтверждающего родство (свидетельство о браке, о рождении, о усыновлении и т.п.).
После проверки документов кадровик делает запись в трудовой книжке о прекращении трудового договора (пункт «Уволен» с указанием даты и основания – смерть). Затем книжка выдаётся под расписку.
Пошаговая инструкция по выдаче трудовой книжки родственнику умершего работника
- Получение заявления – родственник подаёт письменное заявление на имя руководителя организации (образец можно найти в системе «КонсультантПлюс»).
- Проверка документов – запрашиваются:
- свидетельство о смерти работника;
- документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении и т.д.).
- Оформление приказа – издаётся приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью сотрудника.
- Заполнение трудовой книжки – в разделе «Сведения о работе» делается запись об увольнении (дата, основание – «смерть работника»).
- Внесение записи в книгу учёта и движения трудовых книжек – указывается:
- кому выдана трудовая книжка (ФИО родственника);
- на основании каких документов (заявление, свидетельство о смерти, документ о родстве);
- дата выдачи.
- Выдача под расписку – родственник расписывается в получении трудовой книжки (образец расписки также доступен в «КонсультантПлюс»).
- Отправка по почте (при необходимости) – если родственник не может лично явиться, книжка отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
Что указывать в книге учёта и движения трудовых книжек?
По форме, утверждённой Постановлением Минтруда России № 69, в книге учёта делается запись следующего содержания:
- Дата выдачи трудовой книжки.
- ФИО работника, которому выдаётся книжка (в данном случае – родственник умершего сотрудника).
- Основание выдачи (заявление родственника, свидетельство о смерти, документ о родстве).
- Подпись получателя (расписка в получении).
- Подпись ответственного лица от организации (кадровик, руководитель отдела кадров).
- Заявление на выдачу трудовой книжки родственнику умершего работника.
- Приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью сотрудника.
- Запись в трудовой книжке о прекращении трудового договора (смерть).
- Запись в книге учёта и движения трудовых книжек.
- Расписка в получении трудовой книжки родственником умершего работника.
- Выдача трудовой книжки родственнику возможна только после смерти работника.
- При жизни сотрудника трудовая книжка выдаётся ему лично или по нотариальной доверенности (родственники без доверенности не имеют права на получение).
- Для выдачи после смерти необходимы: заявление родственника, свидетельство о смерти, документ, подтверждающее родство.
- После оформления записи в трудовой книжке и внесения данных в книгу учёта и движения трудовых книжек документ выдаётся под расписку (либо отправляется заказным письмом).
- Нарушение указанного порядка может повлечь административную ответственность за неправильное ведение кадровой документации.
Особенности и часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать трудовую книжку бывшей жене умершего работника?
Нет. После расторжения брака бывшая жена перестаёт являться членом семьи работника и не имеет права на получение трудовой книжки по основанию смерти. Для получения документа необходимо быть действующим родственником (супруг(а), родитель, ребёнок, брат/сестра и т.п.) на момент смерти;
Что делать, если трудовая книжка уволенного работника осталась на предприятии?
Если работник уволен по другим причинам (например, по собственному желанию, по соглашению сторон) и трудовая книжка осталась у работодателя, её можно выдать только самому работнику или по его нотариально оформленной доверенности. Выдача родственникам без доверенности в этом случае незаконна.
Нужна ли доверенность для получения трудовой книжки родственником после смерти?
Доверенность не требуется, так как законодательство прямо допускает выдачу трудовой книжки родственнику умершего работника на основании заявления и подтверждающих документов (свидетельство о смерти, документ о родстве).
Образцы документов
Для удобства кадровых специалистов приведём перечень типовых форм, которые можно найти в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Оперсонале и др.):
Соблюдение вышеописанной процедуры гарантирует законность выдачи трудовой книжки и защищает права как работодателя, так и получателя документа.