Вопрос о выдаче трудовой книжки сотруднику‚ находящемуся в действующих трудовых отношениях‚ часто возникает у бухгалтеров‚ кадровых специалистов и самих работников. Ниже рассмотрим нормативную основу‚ случаи‚ когда выдача возможна‚ порядок действий и последствия отказа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66 – регулирует ведение‚ хранение и выдачу трудовых книжек.
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России № 322н от ) – содержит подробные правила оформления и выдачи.
• Письмо Минсоцполитики РФ от № 14-0/10/2-463 – разъясняет‚ что трудовая книжка выдаётся на руки только при увольнении‚ за исключением отдельных случаев‚ предусмотренных законом.
• Федеральный закон «О обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (ст. 11) – предусматривает право работника получить выписку из трудовой книжки для подачи в Пенсионный фонд.

Когда выдача трудовой книжки возможна при продолжении работы

Согласно ст. 66 ТК РФ и Инструкции‚ общее правило – трудовая книжка выдаётся на руки работнику только в день увольнения (последний день работы). Однако закон допускает исключения‚ когда сотрудник может потребовать выдачу книжки‚ не прекращая трудовые отношения:

1. Для подачи документов в органы Пенсионного и социального страхования (например‚ при оформлении пенсии‚ пособия по безработице‚ материнского капитала). В этом случае работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки или выписку из неё (форма СТД‑Р) по письменному заявлению работника.
2. По требованию судебных или следственных органов – при наличии соответствующего постановления.
3. Для оформления кредита‚ ипотеки или других финансовых операций‚ если банк требует оригинал трудовой книжки. На практике многие кредитные организации принимают заверенную копию или выписку‚ но если требуется оригинал‚ работодатель может wydaть его по заявлению‚ поскольку это не противоречит ст. 66 ТК РФ (выдача «в целях его социального обеспечения»).
4. При утрате или порче трудовой книжки – работник может запросить выдачу дубликата. Дубликат выдаётся в течение трёх рабочих дней после заявления (п. 35 Инструкции).

Порядок выдачи трудовой книжки работающему сотруднику

1. Получение письменного заявления от работника с указанием цели выдачи (например‚ «для подачи в Пенсионный фонд РФ»).
2. Проверка оснований – убедиться‚ что запрос относится к одному из допустимых случаев (подача в ПФР‚ судебный запрос‚ выдача дубликата и т.п.).
3. Подготовка документа:
   • Если требуется оригинал – проверить‚ что все записи актуальны‚ последняя запись о работе сделана‚ а книжка не находится в архиве.
   • Если достаточно выписки – оформить форму СТД‑Р (выписка из электронной трудовой книжки) и заверить её подписью уполномоченного лица и печатью организации.
4. Выдача в срок не более трёх рабочих дней с момента получения заявления (п. 35 Инструкции‚ п. 2 ст. 62 ТК РФ).
5. Фиксация выдачи – в личном деле сотрудника делается отметка о дате и цели выдачи‚ а также подпись получателя.

Последствия отказа или задержки выдачи

• Если работодатель без законного основания отказывает в выдаче трудовой книжки (или выписки) в установленный срок‚ работник имеет право потребовать выплату среднего заработка за каждый день вынужденного прогула (ст. 234 ТК РФ).
• Днём увольнения‚ в случае задержки выдачи по вине работодателя‚ считается день фактической выдачи книжки (п. 3 ст. 84.1 ТК РФ).
• Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд для защиты своих прав.

Образец заявления на выдачу трудовой книжки (или выписки)

[ФИО работника]
[Должность]
[Подразделение]
[Дата]

Заявление
о выдаче трудовой книжки (выписки из трудовой книжки)

Прошу выдать мне трудовую книжку (выписку из трудовой книжки формы СТД‑Р) 
для подачи в Пенсионный фонд Российской Федерации (указать цель: оформление пенсии‚ пособия и т.д.).

Согласно ст. 66 ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек‚ 
выдача документа возможна в течение трёх рабочих дней с момента подачи настоящего заявления.

Подпись _____________

Заявление следует подать в отдел кадров или непосредственно руководителю. После получения заявления кадровая служба обязана организовать выдачу в установленный срок.

• Трудовая книжка выдаётся работающему сотруднику только в исключительных случаях‚ предусмотренных законом (подача в ПФР‚ судебные органы‚ выдача дубликата и т.п.).
• Общее правило – выдача на руки при увольнении остаётся основным.
• При наличии законного основания работодатель обязан выдать трудовую книжку (или её выписку) не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления работника.
• Нарушение этого порядка влечёт выплату среднего заработка за время вынужденного прогула и возможные штрафы со стороны трудовой инспекции.

Соблюдение указанных норм позволит избежать конфликтов с работниками и обеспечит соблюдение трудового законодательства РФ.