Выдача трудовой книжки сотруднику при оформлении пенсии – одна из ключевых процедур‚ регулируемых трудовым законодательством РФ и внутренними регламентами Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Ниже представлен подробный материал‚ который поможет работодателю и работнику правильно оформить передачу документа‚ подготовить его скан‑копию и избежать претензий со стороны ПФУ.

Нормативная база

• Статья 66.1 ТК РФ – право работника получить на руки трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности у текущего работодателя.
• Постановление ПФУ № 1217 – порядок подачи скан‑копий трудовых книжек в электронный реестр застрахованных лиц.
• Инструкция ПФУ по оцифровке документов (2023‑2026 гг.) – требования к качеству сканов‚ необходимость цветной копии и подписи КЭП.
• Разъяснения КонсультантПлюс и FactorAcademy – практические рекомендации по выдаче книжки на руки и переходу на электронный формат.

Когда и почему нужно выдавать трудовую книжку на руки?

Согласно ст. 66.1 ТК РФ‚ работник имеет право потребовать выдачу трудовой книжки:

• при оформлении пенсии по возрасту‚ выслуге лет или по инвалидности;
• при переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК);
• при увольнении‚ если работник планирует продолжить работу у другого работодателя и нуждается в документе для подтверждения стажа.

Важно: работодатель обязан выдать книжку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи письменного заявления сотрудника (см. раздел «VII. Выдача трудовой книжки работнику» в материалах КонсультантПлюс).

Требования к скан‑копии трудовой книжки для ПФУ

Для того чтобы Пенсионный фонд Украины принял электронную версию без претензий‚ скан‑копия должна соответствовать следующим критериям:

1. Цветное сканирование – чёрно‑белые копии могут быть отклонены из‑за недостаточной чёткости печатей и подписей.
2. Полный охват всех страниц – включая ьный лист‚ все записи о трудовой деятельности‚ даты‚ номера‚ серии‚ печати и подписи.
3. Чёткость изображения – текст должен быть читабельным без размытий; рекомендуемое разрешение не менее 300 dpi.
4. Хронологический порядок – страницы следует загружать в том же порядке‚ в каком они расположены в книжке.
5. Наличие реквизитов – чётко видны название организации‚ серия и номер книжки‚ дата выдачи‚ ФИО владельца.
6. Подпись КЭП – после загрузки файла необходимо подписать обращение квалифицированной электронной подписи (выбрать файл ключа‚ ввести пароль‚ нажать «Подписать»);

Эти требования подтверждаются материалами БУХГАЛТЕР.UA (2023‑2026 гг.) и инструкцией ПФУ по оцифровке документов.

Как оцифровать трудовую книжку за 5 минут (смартфон)

Если под рукой нет сканера‚ можно воспользоваться смартфоном:

1. Убедитесь‚ что освещение равномерное и нет теней на страницах.
2. Разместите книжку на плоском контрастном фоне (белый лист бумаги).
3. Откройте приложение для сканирования (например‚ Adobe Scan‚ Microsoft Lens или встроенный сканер в галерее).
4. Сделайте фото каждой страницы‚ следя‚ чтобы весь текст и печати попали в кадр.
5. После съёмки проверьте качество изображения: увеличьте‚ убедитесь‚ что символы чёткие.
6. Сохраните файлы в формате PDF или JPEG‚ объедините их в один документ в правильном порядке.
7. Передайте полученный файл на компьютер для дальнейшей загрузки в портал ПФУ.

Данный метод описан в статье БУХГАЛТЕР.UA «Как оцифровать трудовую книжку с помощью телефона за 5 минут» .

Подача скан‑копий в ПФУ через личный кабинет

Процедура подачи выглядит следующим образом:

1. Авторизуйтесь на веб‑портале Пенсионного фонда Украины (личный кабинет страхователя) с помощью КЭП.
2. В меню слева выберите раздел «Коммуникации с ПФУ → Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)».
3. Нажмите кнопку «Добавить файл»‚ укажите тип файла (PDF/JPEG) и загрузите подготовленную скан‑копию.
4. Подпишите обращение КЭП: выберите файл ключа‚ введите пароль‚ нажмите «Подписать».
5. Отправьте документ в ПФУ.
6. После обработки ответственным лицом ПФУ вы сможете просмотреть результаты оцифровки в закладке «Сведения о трудовых отношениях»‚ указав РУКПН работника или период отправки.

Эта схема подтверждается материалами БУХГАЛТЕР.UA (2023‑2026 гг.) и инструкцией ПФУ по предоставлению электронных копий трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): плюсы и порядок ведения

Переход на ЭТК предоставляет ряд преимуществ:

• Снижение риска повреждения‚ потери или фальсификации бумажного документа.
• Автоматическое включение сведений в реестр застрахованных лиц ПФУ (в течение пяти лет при отсутствии данных от работодателя).
• Возможность быстрого предоставления информации сотруднику и пенсионному фонду.

Порядок ведения ЭТК:

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную форму (можно сделать через личный кабинет на портале ПФУ).
2. Работодатель выдаёт на руки бумажную трудовую книжку и освобождается от обязанности её дальнейшего ведения и хранения (см. выдержка из КонсультантПлюс: «Работнику‚ подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за её ведение и хранение»).
3. Сведения о трудовой деятельности вносятся в электронный реестр страхователем (работодателем) или непосредственно сотрудником при наличии КЭП.
4. При необходимости работник может получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет ПФУ.

Ответственность сторон

• Работодатель:
  • Выдать трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней после заявления сотрудника.
  • При переходе на ЭТК – передать книжку сотруднику и обеспечить подачу сведений в ПФУ.
  • Не передача сведений в ПФУ приводит к тому‚ что период работы не будет учтён в трудовой стаж (см. выдержка из электронной трудовой книжки: «Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд России‚ то данный период работы не будет учтён в трудовой стаж»).
• Работник:
  • Подать письменное заявление о выдаче книжки на руки (или о переходе на ЭТК).
  • Проверить received документ на наличие всех записей‚ печатей и подписей.
  • При необходимости оцифровать и передать скан‑копию в ПФУ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли выдавать трудовую книжку на руки до момента увольнения?

Согласно разъяснениям FactorAcademy‚ возможность выдачи работникам трудовых книжек на руки до момента увольнения не предусмотрена‚ за исключением случаев оформления пенсии или перехода на ЭТК.

Сколько времени хранить бумажную трудовую книжку после выдачи на руки?

После выдачи на руки работодатель больше не отвечает за её хранение. Рекомендуется работнику хранить документ в безопасном месте либо оцифровать его для личного архива.

Нужно ли заверять скан‑копию нотариально?

Нет. ПФУ принимает скан‑копию‚ подписанную квалифицированной электронной подписью (КЭП). Нотариальное заверение не требуется.

Что делать‚ если ПФУ вернул скан‑копию с замечанием о низком качестве?

Повторно отсканируйте документ‚ соблюдая требования к цветности‚ разрешению и полному охвату страниц. После исправления загрузите файл заново и подпишите его КЭП.

Выдача трудовой книжки на руки при оформлении пенсии – процедура‚ строго регламентированная законодательством и внутренними нормами Пенсионного фонда Украины. Соблюдение следующих принципов гарантирует отсутствие претензий со стороны ПФУ:

• Своевременная выдача книжки (не более трёх рабочих дней).
• Подготовка качественной цветной скан‑копии со всеми реквизитами и подписями.
• Подписание обращения КЭП и загрузка в личный кабинет ПФУ.
• Информирование сотрудника о возможном переходе на электронную трудовую книжку и связанных с этим правах и обязанностях.

Следуя данному руководству‚ работодатель выполнит свои обязательства‚ а работник получит необходимый документ для назначения пенсии без задержек и лишних бюрократических преград.

---

Статья актуальна на май 2026 года. Информация основана на данных из открытых источников (БУХГАЛТЕР.UA‚ КонсультантПлюс‚ FactorAcademy‚ официальные разъяснения ПФУ) и действующем трудовом законодательстве РФ.