Выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении, это один из самых критичных этапов завершения трудовых отношений․ Ошибки в этом процессе могут привести к серьезным штрафам для работодателя и проблемам с подтверждением стажа для работника․ В 2026 году процедура окончательно устоялась с учетом массового перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК), однако бумажный документооборот все еще имеет место для определенных периодов и категорий работников․
В данной статье мы подробно разберем, как правильно оформить выдачу, какие сроки установлены законом и что делать, если сотрудник не забрал документ вовремя․
Бумажная или электронная: что выдавать?
На текущий момент (май 2026 года) в России действует гибридная система․ Основным документом о трудовой деятельности является электронная трудовая книжка․ Сведения в нее вносятся в цифровом виде и передаются в Социальный фонд России (СФР)․
Однако бумажная трудовая книжка не упразднена полностью:
- Она выдается на руки работнику при увольнении, если велась․
- В нее вносятся записи о периодах работы до (в некоторых случаях до 2020 года, в зависимости от момента перехода конкретного работодателя или выбора работника)․
- С 2023 года новые бумажные трудовые книжки не заводятся, но старые бланки продолжают действовать для фиксации истории․
Таким образом, при увольнении работодатель обязан выдать работнику его бумажную трудовую книжку (если она велась) и предоставить форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности), которая является выпиской из электронной базы․
Сроки выдачи трудовой книжки
Законодательство устанавливает жесткие временные рамки․ Трудовая книжка и все необходимые документы, связанные с работой, должны быть выданы работнику в день увольнения․
Это последний рабочий день сотрудника․ Задержка выдачи документа даже на один день является нарушением трудового законодательства и может повлечь за собой:
- Административную ответственность для работодателя (штрафы)․
- Обязанность оплатить работнику время вынужденного прогула, если он не смог устроиться на новую работу из-за отсутствия документа․
Что делать, если работник отсутствует в день увольнения?
Если в день увольнения сотрудник не явился или отказался забирать трудовую книжку, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
- Уведомление направляется по известному адресу проживания работника (заказным письмом с уведомлением о вручении)․
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
Если работник дал согласие на почтовую отправку, книжка отправляется заказным письмом․ До момента фактической выдачи или отправки документ должен храниться в организации․
Порядок действий при выдаче
Процесс выдачи должен быть документально зафиксирован, чтобы избежать споров в будущем․ Алгоритм действий работодателя выглядит следующим образом:
Шаг 1․ Внесение записи об увольнении
В бумажную трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ․ Запись заверяется подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется)․ Также ставится подпись самого работника․
Шаг 2․ Подготовка формы СТД-Р
Работодатель формирует и выдает работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р․ В этом документе содержится полная информация обо всех периодах работы у данного работодателя, включая данные, переданные в СФР․
Шаг 3․ Фиксация факта выдачи
Факт получения трудовой книжки работником должен быть подтвержден документально․ Для этого используются:
- Личная подпись работника в журнале учета движения трудовых книжек․
- Личная подпись в самой трудовой книжке (в графе «Подпись работника, получающего трудовую книжку»)․
- Подпись в отдельном листе учета выдачи, если такой ведется в организации․
Важно помнить, что пункт 42 Порядка ведения трудовых книжек (аналогичный ранее действовавшему п․ 45 Правил) требует обязательной фиксации получения документа работником․
Нюансы и частые ошибки
В 2026 году, опираясь на опыт предыдущих лет и приказы Минфина (в т․ч․ от № 55н), следует обратить внимание на следующие моменты:
Отсутствие печати: Если организация отказалась от использования печати, это должно быть зафиксировано в уставе․ В таком случае отсутствие печати в трудовой книжке не является ошибкой, но желательно приложить выписку из устава или справку об отсутствии печати․
Ошибка в записи: Если при выдаче обнаружена ошибка в записи, ее нельзя просто зачеркнуть․ Необходимо внести новую запись с указанием «Запись № X считать недействительной» и внести правильный вариант․
Невыдача СТД-Р: Многие работодатели забывают выдать форму СТД-Р, считая, что достаточно бумажной книжки․ Это ошибка․ СТД-Р — это основной документ, подтверждающий актуальный электронный стаж, который теперь приоритетен для пенсионного фонда․
Правильная выдача трудовой книжки — это финальный аккорд в отношениях между работодателем и сотрудником․ Соблюдение сроков (день увольнения), наличие всех необходимых подписей в журнале учета и самой книжке, а также предоставление актуальной формы СТД-Р гарантируют отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и бывшего сотрудника․ Помните, что трудовая книжка остается главным доказательством стажа, и ее сохранность и корректное оформление, зона ответственности работодателя до момента передачи документа на руки․