Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, в какие сроки работодатель обязан выдать её на руки, актуален как при увольнении, так и по запросу сотрудника в течение трудового отношения. Ниже подробно рассмотрены нормативные положения, практические сроки и порядок оформления.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 62, 84.1) – устанавливает obligation работодателя вести и хранить трудовые книжки, а также выдавать их при увольнении.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек» – регламентирует порядок выдачи, хранения и возврата документа.
• Письмо Роструда от № ПГ/25181-6-1 – разъясняет, что заявление о выдаче трудовой книжки может быть оформлено в свободной форме.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ (о электронной трудовой книжке) – уточняет сроки выдачи бумажного дубликата при переходе на электронный формат.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 2 Постановления № 225, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки в день увольнения (то есть в последний день работы). Если сотрудник уходит в отпус­к с последующим увольнением, книжка выдаётся в последний день фактической работы перед отпуском, а не в день окончания отпуска.

Особенности:

• Если день увольнения приходится на выходной или праздничный день, выдача производится в первый последующий рабочий день.
• При смерти работника трудовая книжка выдаётся одному из родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению родственника (п. 4 Постановления № 225).

Выдача трудовой книжки по запросу работника во время работы

Закон не запрещает выдавать трудовую книжку сотруднику по его личной инициативе (например, для подачи в органы соцзащиты, получения кредита и т.д.). В этом случае сроки регулируются внутренними нормативными актами организации, но должны соответствовать разумному сроку, установленному практикой и разъяснениями надзорных органов.

Основные позиции:

• Письмо Роструда от № ПГ/25181-6-1 указывает, что заявление о выдаче трудовой книжки составляется в свободной форме и должно содержать цель получения.
• Разъяснения КонсультантПлюс и ГАРАНТ (2024‑2025 гг.) подтверждают, что работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.
• Если работник просит выдать книжку для предоставления в орган обязательного социального страхования, срок также составляет три рабочих дня (см. письмо Роструда от ).

Важно: выдача по запросу не освобождает работодателя от обязанности вести учёт и хранить оригинал трудовой книжки у себя до момента её возврата или окончательного увольнения сотрудника.

Порядок оформления выдачи

1. Получение заявления – работник подаёт письменное заявление (свободной формы) с указанием ФИО, должности, причины выдачи и даты.
2. Подготовка документа – кадровик проверяет актуальность записей, делает ксерокопию (или скан) трудовой книжки для внутреннего архива.
3. Выдача на руки – в день увольнения или в течение трёх рабочих дней после заявления работнику вручается оригинал трудовой книжки под расписку.
4. Расписка о получении – работник расписывается в специальном журнале или на отдельном листе, подтверждая получение документа и отсутствие претензий к его сохранности.
5. Хранение копии – копия трудовой книжки остаётся у работодателя на срок, установленный внутренними нормативными актами (обычно 50 лет).

Пример расписки (можно оформить в виде таблицы):

Ответственность за нарушение сроков

Нарушение установленных сроков выдачи трудовой книжки может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
• Возможность взыскания компенсации морального вреда через суд, если задержка привела к нарушению прав работника (например, невозможность оформить пособие по безработице).
• Ухудшение репутации компании и повышенный риск проверок трудовой инспекции.

Поэтому рекомендуется заранее фиксировать дату получения заявления и вести контроль исполнения в течение трёх рабочих дней;

Особенности при электронной трудовой книжке

С ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через ПФР. Если работник перешёл на электронный формат, но всё же требует бумажный дубликат, работодатель обязан:

• Выдать бумажную трудовую книжку не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 5 Письма Роструда от ).
• Сделать копию электронной выписки и заверить её подписью уполномоченного лица.

Если работник не перешёл на электронный формат, выдача осуществляется по общим правилам, описанным выше.

Практические рекомендации для работодателей

1. Внутренний регламент – утвердите порядок выдачи трудовых книжек (заявление, сроки, расписка, хранение копий) и доведите его до всех сотрудников отдела кадров.
2. Журнал учёта заявлений – ведите журнал, в котором фиксируете дату получения заявления, ФИО работника, срок выдачи и подпись ответственного лица.
3. Контроль сроков – назначьте ответственного за контроль исполнения заявлений (например, старшего кадровика) и настройте напоминания в корпоративном календаре.
4. Информирование сотрудников – разместите информацию о праве запросить трудовую книжку и о порядке её получения на внутреннем портале или в уголке потребителя.
5. Архивное хранение – обеспечьте надёжное хранение копий трудовой книжки (электронный архив с резервным копированием) на срок, установленный законодательством (не менее 50 лет).

Итак, ответ на вопрос «На сколько выдается трудовая книжка на руки работнику» выглядит следующим образом: