Выдача трудовой книжки — это один из самых важных и регламентированных этапов процедуры увольнения сотрудника․ В 2026 году, когда электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом ведения учета, а бумажные остались лишь у тех, кто подал соответствующее заявление до 2021 года или не выбрал формат, процесс имеет свои нюансы․ Ошибки в этой процедуре могут стоить работодателю серьезных штрафов, а работнику — проблем с будущим трудоустройством и пенсией․
Сроки выдачи трудовой книжки
Согласно действующему трудовому законодательству Российской Федерации, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (бумажную) или предоставить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день прекращения трудового договора․
- Общее правило: Документ выдается в последний день работы․
- Если сотрудник отсутствовал: Если в день увольнения работник не присутствовал на рабочем месте, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте․
- Ответственность за задержку: Со дня, следующего за днем увольнения, до дня фактической выдачи документа (или отправки по почте) работодатель обязан выплатить работнику средний заработок за все время задержки․
Порядок действий при выдаче бумажной трудовой книжки
Для сотрудников, ведущих бумажные трудовые книжки, процедура строго формализована:
- Внесение записи: В трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ․ Запись должна быть заверена подписью работодателя (или уполномоченного лица) и печатью организации (если она используется)․
- Подпись работника: Сотрудник обязан подтвердить своей подписью правильность внесенной записи и факт получения книжки на руки в личной карточке работника (форма Т-2) и в журнале учета движения трудовых книжек․
- Выдача на руки: Документ передается сотруднику под роспись․
Важно: Если работник отказывается подписывать запись об увольнении или получать трудовую книжку, об этом составляется соответствующий акт в присутствии свидетелей․
Электронная трудовая книжка и форма СТД-Р
В 2026 году большинство работников ведут трудовые деятельности в электронном виде․ При увольнении такого сотрудника работодатель обязан:
- Сформировать и отправить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в Пенсионный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении․
- Выдать работнику бумажный экземпляр формы СТД-Р в день увольнения под роспись․
Если сотрудник не подал заявления о выборе формы ведения трудовой книжки и не имеет бумажного аналога, ему выдается только форма СТД-Р․ Бумажная трудовая книжка в этом случае не заводится и не выдается․
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку?
Часто возникают ситуации, когда сотрудник не является за документами․ Алгоритм действий работодателя в этом случае:
- Направить письменное уведомление (заказным письмом с описью вложения) по последнему известному адресу проживания работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на почтовую пересылку․
- С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа․
- Если согласия на почту нет, трудовая книжка хранится в организации до момента обращения работника или его наследников․
Ответственность работодателя
Невыдача трудовой книжки или формы СТД-Р в установленный срок влечет за собой административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей․
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 рублей․
Кроме того, как упоминалось выше, работодатель обязан компенсировать работнику неполученный заработок за время задержки․
Правильная выдача трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности — это финальный аккорд трудовых отношений, который должен быть сыгран без фальши․ Соблюдение сроков, правильное оформление записей и документальная фиксация всех этапов (особенно в случаях неявки работника) защитят обе стороны от правовых рисков․ Помните: даже в эпоху цифровизации бумажный след в виде подписанной формы СТД-Р или записи в бумажной книжке остается критически важным доказательством трудового стажа․