Смерть работника — трагическое событие, которое требует от работодателя не только моральной поддержки родственникам, но и строгого соблюдения законодательных норм в оформлении документов. Одним из ключевых документов, которые необходимо выдать родственникам, является трудовая книжка. В этой статье подробно разберём, кто имеет право получить трудовую книжку умершего, как правильно оформить выдачу, какие документы нужны, и приведём образец расписки в получении трудовой книжки.
Кому можно выдать трудовую книжку умершего работника?
Согласно пункту 37 раздела IV Постановления Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», трудовая книжка умершего работника выдаётся его родственникам.
В законодательстве не уточняется строгий перечень родственников, но на практике и по судебной практике признаются следующие лица:
- супруг(а)
- дети (в т.ч. усыновлённые)
- родители
- братья и сёстры
- внуки
- дедушки и бабушки
Важно! Бывший супруг(а) имеет право на получение трудовой книжки, если он(а) проживал(а) с умершим на момент смерти и не был(а) официально разведён(а) на момент смерти. Если развод состоялся, но бывший супруг находился на иждивении умершего (например, получал алименты или был признан нетрудоспособным), он также может претендовать на получение документа — при наличии подтверждающих документов (решение суда, справка о нетрудоспособности и т.п.).
Как правильно оформить выдачу трудовой книжки?
Процедура выдачи трудовой книжки умершего работника включает несколько обязательных этапов:
- Оформление записи в трудовой книжке — в разделе «Сведения о работе» делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью работника» с указанием даты смерти и ссылкой на документ, подтверждающий смерть (например, свидетельство о смерти).
- Получение документов от родственника — родственник должен предоставить:
- своё удостоверение личности (паспорт)
- документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, о браке, о смерти, решение суда об установлении родства и т.п.)
- свидетельство о смерти работника
- Написание заявления или расписки — родственник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки или подписывает расписку о её получении.
- Выдача трудовой книжки — документ выдаётся лично под расписку или направляется по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Внесение записи в книгу учёта движения трудовых книжек, в книге учёта указывается: ФИО получателя, его паспортные данные, дата выдачи, номер расписки, основание (свидетельство о смерти и родстве).
Образец расписки в получении трудовой книжки умершего работника
Ниже приведён официальный образец расписки, который можно использовать в 2025–2026 годах. Форма не строго регламентирована законом, но должна содержать все обязательные реквизиты.
РАСПИСКА
Я, Фамилия Имя Отчество, паспорт серии XXXX № XXXXXX, выданный _________________________ (наименование органа), код подразделения XXXX-XXX, зарегистрированный(ая) по месту жительства: _________________________________________________________ (полный адрес),
настоящим подтверждаю получение в отделе кадров _________________________ (наименование организации) трудовой книжки серии XXXX № XXXXXX, принадлежащей моему родственнику:
Фамилия Имя Отчество умершего работника,
дата смерти: «___» ___________ 20___ г.
Вид родственных отношений: _________________________ (например: супруг, дочь, мать и т.д.).
Трудовая книжка получена мною лично, в надлежащем состоянии, без повреждений, с полным комплектом записей.
Подпись: _________________ /_________________/
(расшифровка подписи)
Примечание:
- Все поля, выделенные жирным, необходимо заполнить от руки или в печатном виде.
- Расписка пишется от руки или печатается, но обязательно подписывается родственником собственноручно.
- Рекомендуется приложить к расписке копии документов, подтверждающих родство и смерть.
Можно ли выслать трудовую книжку по почте?
Да, согласно Правилам № 225, трудовая книжка может быть выслана родственнику по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае:
- Родственник должен подать заявление с просьбой направить трудовую книжку по почте.
- В заявлении указываются: ФИО, адрес для отправки, паспортные данные, контактный телефон.
- Работодатель обязан сохранить копию заявления и почтовую квитанцию.
- После вручения почтовое уведомление прикладывается к делу работника.
Образец заявления о выдаче трудовой книжки по почте:
В отдел кадров
_________________________ (наименование организации)
От: Фамилия Имя Отчество
Паспорт: серия ___ № ______, выдан ___
Адрес: ___________________________
Телефон: ________________________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать трудовую книжку умершего работника — моего родственника Ф.И.О., умершего «___» ___________ 20___ г., по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по указанному выше адресу.
Прилагаю копии: свидетельства о смерти, документа, подтверждающего родство, копию паспорта.
Подпись: _________________ /_________________/
(расшифровка подписи)
Что делать, если родственник не может явиться лично?
Если родственник не может прийти в организацию (например, проживает в другом городе), возможны следующие варианты:
- Направление трудовой книжки по почте — по заявлению (см. выше);
- Предоставление доверенности — если родственник не может приехать, он может оформить нотариальную доверенность на третье лицо (например, другого родственника или юриста) для получения трудовой книжки. В доверенности должно быть указано: «Получение трудовой книжки умершего работника».
Ошибки, которых следует избегать
- Не выдавать трудовую книжку без документов — даже если родственник «всё знает», без паспорта и подтверждения родства выдавать документ нельзя.
- Не вносить запись в книгу учёта, это нарушение внутреннего документооборота и может повлечь штрафы при проверке.
- Не оформлять запись в трудовой книжке — без записи о прекращении трудовых отношений в связи со смертью документ считается неправильно оформленным.
- Отказывать в выдаче бывшему супругу — если он находился на иждивении, отказ незаконен.
Юридические последствия неправильного оформления
Несоблюдение порядка выдачи трудовой книжки может повлечь:
- Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 рублей для должностного лица — ст. 5.27 КоАП РФ).
- Исковые требования родственников о возмещении морального вреда и убытков.
- Признание выдачи документа незаконной — в случае, если трудовая книжка попадёт не тому лицу.
Выдача трудовой книжки умершего работника — это не просто формальная процедура, а важный шаг в завершении трудовых отношений и оказании поддержки семье погибшего. Правильно оформленная расписка, чёткое соблюдение законодательства и внимательное отношение к документам помогут избежать конфликтов и юридических рисков.
Рекомендация работодателям: всегда запрашивайте подтверждение родства и смерти, оформляйте расписку или заявление, вносите записи в книгу учёта и сохраняйте все копии документов не менее 75 лет — как того требует архивное законодательство.
Помните: в трудной ситуации ваша ответственность — не только юридическая, но и человеческая. Правильное оформление трудовой книжки, это уважение к памяти умершего и поддержка его близких в момент потери.