Смерть сотрудника — это тяжелое событие‚ которое требует от работодателя не только моральной поддержки коллектива‚ но и строгого соблюдения законодательных норм при оформлении документов. Одним из ключевых вопросов в такой ситуации становится выдача трудовой книжки умершего работника его родственникам. В данной статье мы подробно разберем‚ как правильно составить заявление на получение этого документа‚ кто имеет право его забрать и какие нюансы необходимо учесть в 2026 году.
Кто имеет право получить трудовую книжку?
Согласно действующему трудовому законодательству‚ трудовая книжка является документом строгой отчетности. В случае смерти работника она не может быть выдана кому попало. Право на получение трудовой книжки имеют только близкие родственники умершего. К ним относятся:
- Супруг(а);
- Родители;
- Дети (в т.ч. усыновленные);
- Братья и сестры;
- Лица‚ находившиеся на иждивении умершего.
Важно помнить‚ что работодатель обязан убедиться в родственных связях заявителя. Для этого при подаче заявления необходимо предоставить соответствующие документы (свидетельство о браке‚ о рождении‚ о смерти и т.д.).
Порядок действий при выдаче трудовой книжки
Процесс выдачи документа регулируется внутренними правилами организации и нормами Трудового кодекса РФ. Алгоритм действий выглядит следующим образом:
- Обращение родственника. Лицо‚ желающее получить трудовую книжку‚ должно написать заявление на имя руководителя организации.
- Проверка документов; Кадровая служба проверяет личность заявителя и документы‚ подтверждающие родство с умершим сотрудником.
- Внесение записи. В трудовую книжку вносится запись об увольнении в связи со смертью работника (со ссылкой на статью 83 ТК РФ) и дату внесения записи.
- Фиксация выдачи. Факт передачи документа фиксируется в книге учета движения трудовых книжек. Поскольку сам работник расписаться не может‚ в графе «Подпись работника» делается отметка о смерти‚ а рядом расписывается получивший родственник.
- Составление расписки. Родственник пишет отдельную расписку о получении трудовой книжки.
Как правильно написать заявление: структура и образец
Заявление пишется в свободной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты. Документ адресуется руководителю организации.
Основные элементы заявления:
- Шапка: ФИО руководителя‚ название организации‚ ФИО заявителя‚ его адрес и паспортные данные.
- Заголовок: посередине строки пишется слово «Заявление».
- Текст: просьба выдать трудовую книжку умершего родственника с указанием степени родства и даты смерти сотрудника.
- Приложения: перечень копий документов‚ подтверждающих родство и смерть.
- Дата и подпись.
Образец заявления:
Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петровой Анны Сергеевны‚
проживающей по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 5‚ кв. 10‚
паспорт серии 4500 № 123456‚ выдан ОВД «Тверской»
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне трудовую книжку моего мужа‚ Петрова Петра Петровича‚ работавшего в вашей организации в должности инженера и умершего 10 мая 2026 года.
Я являюсь его супругой‚ что подтверждается свидетельством о браке серии АБ № 654321. Копию свидетельства о смерти и копию документа‚ подтверждающего родство‚ прилагаю.
15 мая 2026 года _______________ /Петрова А;С./
Расписка в получении трудовой книжки
Помимо заявления‚ работодатель часто требует написания расписки. Это документ‚ подтверждающий‚ что родственник фактически принял трудовую книжку на руки. В отличие от заявления‚ расписка пишется в момент получения документа.
Примерная форма расписки:
«Я‚ ФИО (полностью)‚ паспорт (серия‚ номер‚ кем и когда выдан)‚ зарегистрированный(ая) по адресу (адрес)‚ настоящим подтверждаю получение в отделе кадров (название организации) надлежащим образом оформленной трудовой книжки (серия‚ номер) моего родственника (указать вид родства‚ ФИО умершего‚ дата смерти).»
Важные нюансы и сроки
Существует несколько критически важных моментов‚ о которых нельзя забывать:
Сроки хранения
Если родственники не обратились за трудовой книжкой сразу‚ работодатель обязан хранить ее в течение 50 лет (для документов‚ созданных после 2003 года) или 75 лет (для более ранних периодов). Однако затягивать с обращением не рекомендуется‚ так как это может осложнить процесс подтверждения стажа для пенсии в будущем.
Отправка по почте
Если родственники проживают в другом городе‚ они могут направить заявление почтой с уведомлением о вручении. В заявлении необходимо expressly указать согласие на отправку трудовой книжки почтовым отправлением с описью вложения. Без письменного согласия высылать оригинал документа почтой запрещено.
Электронная трудовая книжка
С 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. Если умерший сотрудник вел трудовую деятельность в электронном формате‚ выдавать бумажный бланк не нужно (если он не велся параллельно). Родственникам следует обратиться в ПФР или МФЦ для получения выписки из электронной базы данных‚ хотя работодатель также может предоставить справку о последнем месте работы.
Книга учета
В книге учета движения трудовых книжек в графе «Подпись работника‚ получившего трудовую книжку» родственник ставит свою подпись. Рядом кадровик делает пометку «Трудовая книжка получена родственником (ФИО) на основании свидетельства о смерти».
Правильное оформление выдачи трудовой книжки умершего сотрудника защищает интересы как родственников (подтверждая факт получения важного документа)‚ так и работодателя (снятая ответственность за хранение); Главное — соблюдать последовательность действий: заявление -> проверка родства -> запись об увольнении -> расписка -> выдача.
В трудную минуту потери близкого человека бюрократические процедуры могут казаться второстепенными‚ но именно они позволяют впоследствии оформить наследство‚ пенсии и другие социальные выплаты. Поэтому отнеситесь к составлению заявления и расписки со всей внимательностью.