Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Её выдача регулируется нормативными актами, в т.ч. положениями Трудового кодекса Российской Федерации, которые часто применяются в практике кадрового учёта в Республике Беларусь. Ниже представлен подробный пошаговый алгоритм действий работодателя при выдаче трудовой книжки сотруднику.

Основные положения, регулирующие выдачу трудовой книжки

• Статья 34 – по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (за исключением случаев, когда трудовая книжка на работника не ведётся).
• Статья 35 – при подаче заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в соответствии с ТК РФ) работодатель выдаёт трудовую книжку на руки не позднее трёх рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, книжка выдаётся не позднее дня увольнения.
• Статья 36 – при увольнении (прекращении трудового договора) все записи, внесённые в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или ответственного лица, а также печатью организации (при наличии). Если книжка ведётся на двух языках (государственный язык РФ и язык республики), заверяются оба текста.
• Статья 37 – если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника или его отказ), работодатель направляет уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку её по почте. С момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи.
• Статья 38 – в случае смерти работника трудовая книжка после внесения записи о прекращении трудового договора выдаётся на руки члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, либо высылается по почте по письменному заявлению родственника.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получение заявления от работника. Работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки (либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности). Заявление должно содержать дату, подпись и, при необходимости, номер регистрации.
2. Регистрация заявления. В журнале incoming заявлений фиксируется дата получения, номер заявления и ФИО работника.
3. Проверка наличия трудовой книжки. Если книжка ведётся, переходим к следующему пункту. Если ведение не осуществляется – выдача не требуется, но работник получает справку о трудовой деятельности.
4. Подготовка трудовой книжки к выдаче.
   • Вносится запись о подаче заявления (пункт 34‑35 ТК РФ).
   • Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица и печатью организации (при наличии).
   • В соответствующих полях указываются: порядковый номер записи, дата выдачи, формулировка «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии с ТК РФ», а также реквизиты заявления (дата и номер регистрации).
5. Выдача трудовой книжки.
   • Если заявление подано за более чем три рабочих дня до планируемого увольнения – выдача осуществляется не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления.
   • Если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения – трудовая книжка выдаётся в день увольнения (последний рабочий день).
6. Оформление при увольнении. При прекращении трудового договора:
   • В трудовую книжку вносится запись об увольнении (дата, основание, номер приказа).
   • Запись заверяется подписью работодателя/ответственного лица и печатью организации.
   • Если книжка ведётся на двух языках – обе версии заверяются.
7. Ситуации, когда выдача в день увольнения невозможна.
   • Работодатель направляет уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её почтой.
   • Уведомление отправляется в день, следующий за днём увольнения (или в день, когда стало известно о невозможности выдачи).
   • С момента направления уведомления работодатель считается освобождённым от ответственности за задержку.
8. Выдача трудовой книжки после смерти работника.
   • После внесения записи о прекращении трудового договора книжка передаётся члену семьи, предъявившему свидетельство о смерти, либо высылается по почте по письменному заявлению родственника.

Особенности оформления записей в трудовой книжке

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Принять и зарегистрировать письменное заявление работника.
• Выдать трудовую книжку в установленные сроки (не позднее трёх рабочих дней, либо в день увольнения при особых обстоятельствах).
• Внести и заверить все необходимые записи в трудовой книжке.
• При невозможности выдачи в день увольнения – направить уведомление и освободиться от ответственности за задержку.
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных, содержащихся в трудовой книжке.

Права работника

• Получить трудовую книжку в срок, установленный законодательством.
• Требовать заверения всех записей подписью и печатью работодателя.
• При отказе или задержке выдачи – обратиться в государственную инспекцию труда или суд для защиты своих прав.
• В случае смерти – получить трудовую книжку через наследников или по почте при наличии письменного заявления.

Полезные ссылки

• КонсультантПлюс – VII. Выдача трудовой книжки работнику (ст. 34‑38 ТК РФ)
• Онлайн Инспекция – ситуация выдачи трудовой книжки

Соблюдение изложенного порядка обеспечивает законность кадрового документооборота, защищает права работников и minimизирует риски возникновения трудовых споров. Рекомендуется регулярно обновлять внутренние нормативные акты организации в соответствии с последними изменениями трудового законодательства.