Дата публикации: 10:23:01

Вопрос выдачи и оформления трудовой книжки в связи со смертью сотрудника часто вызывает множество вопросов у кадровых специалистов и бухгалтерий. Ниже представлено подробное руководство, основанное на актуальной нормативной базе и практических рекомендациях.

Нормативно‑правовая база

В Трудовом кодексе РФ нет единого определения лиц, которые должны оформить приказ о прекращении трудового договора и внести запись в трудовую книжку при смерти работодателя. Однако практика консультантов (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) и разъяснения Государственной инспекции труда позволяют выделить несколько ключевых документов:

• Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
• Акт смерти (или решение суда о признании смерти/безвестного отсутствия);
• Заявление родственника о выдаче трудовой книжки;
• Электронные или бумажные формы записи в книжке.

Приказ о прекращении трудового договора

В соответствии с рекомендациями КонсультантПлюс (2025‑2024‑2023 годы) в графе 4 трудовой книжки после записи о дате и номере приказа указывается фраза «Работа прекращена в связи со смертью», после чего заполняются реквизиты приказа.

Акт смерти

Акт смерти является основанием для перехода прав и обязанностей, в т.ч. в части выдачи документа, подтверждающего факт смерти. Без акта смерть не может быть официально подтверждена.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Подготовка необходимых документов

1. Акт смерти работника;
2. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
3. Заявление родственника (или уполномоченного лица) о выдаче трудовой книжки;
4. Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность выдающего лица).

Запись в графе 12

В графе 12 обычно указывается дата выдачи трудовой книжки. При выдаче родственникам рекомендуется оформить расписку о получении, где указываются ФИО, паспортные данные и реквизиты выдающего подразделения.

Заполнение графы 13 (по желанию)

Некоторые кадровые специалисты предлагают ставить отметку в графе 13, однако официально в шапке этой графы указано «Расшифровка», предназначенная для подписи работника. Поэтому лучше не использовать эту графу для родственников, а оформить отдельный документ‑расписку.

Запись в графе 4

После указания порядкового номера и даты записи в графе 3 в графе 4 вводится:

• «Работа прекращена в связи со смертью»;
• Дата и номер приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора;
• При необходимости – сведения о месте хранения (например, «в архиве отдела кадров»).

Оформление заявления родственника

Официальный образец заявления (пример из КонсультантПлюс, 2025) выглядит так:

Заявление
о выдаче трудовой книжки
от (Ф.И.О. родственника)
Паспорт: серия ___, номер ___, выдан ___, ___
В связи со смертью (Ф.И.О. работника) прошу выдать мне его трудовую книжку.
Подпись: __________

Особенности при использовании электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник ранее перешел на Электронную трудовую книжку, то после его смерти вопрос выдачи бумажной копии не возникает – все сведения уже находятся в электронном виде. При этом:

• Не требуется оформлять приказ о прекращении трудового договора;
• Не требуется заполнять графы в бумажной книжке;
• Все документы хранятся в системе ЭТК и могут быть доступны родственникам через соответствующий портал.

Практические примеры заполнения

Пример заполнения таблицы

Пример расписки

Текст типовой расписки (март 2025) выглядит так:

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 1234, номер 567890, выдан ОУФМС России по г. Москве , код подразделения 12345,
получаю от ООО «Профессиональные решения» трудовую книжку серии ТК‑VI N 445698 в связи со смертью Остапова Виктора Михайловича.
Дата получения: .
Подпись: __________

Часто задаваемые вопросы

• Кому выдавать трудовую книжку? – Родственникам, уполномоченным представителям или в случае отсутствия наследников – в архив организации.
• Нужно ли оформлять новый приказ? – Да, приказ о прекращении трудового договора обязателен, даже если он уже был подписан до смерти.
• Можно ли оформить запись в книжке без подписи родственника? – Технически можно, но для юридической корректности лучше оформить подпись и дату.
• Что делать с неиспользованным отпуском? – По закону он переходит в наследство и удерживается на депозите до распределения между наследниками.

Заполнение трудовой книжки в связи со смертью работника требует соблюдения ряда формальностей: оформление приказа, актов смерти, заявления родственника и соответствующей записи в книжке. При правильном оформлении документа минимизируются риски споров и задержек в процессе наследования и выплаты компенсаций.

Для более детального ознакомления с образцами и нормативными актами рекомендуется обратится к ресурсам КонсультантПлюс, ГАРАНТ и официальным публикациям Министерства труда.

Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.