Выдача вкладыша (дополнительного листа) к трудовой книжке оформляется не только самим вкладышем, но и соответствующей отметкой в основной книжке. Ниже подробно рассмотрено, где именно следует указывать факт выдачи вкладыша, какие реквизиты необходимо прописать и как это выглядит на практике.
Нормативная база
Правила оформления трудовых книжек и вкладышей регламентируются:
- Приказом Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения»;
- Инструкцией по ведению трудовых книжек, утверждённой указанным приказом (раздел VI, Приложение 2);
- Местными нормативными актами организаций (положения о кадровом делопроизводстве).
Согласно пункту 6.2 инструкции, при выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке делается отметка о его выдаче.
Где именно ставится отметка о выдаче вкладыша
Отметка размещается на ьном листе трудовой книжки, в её верхней части. Это единственное место, где законом предусмотрено указание факта выдачи вкладыша.
Точное расположение
- В верхней части ьного листа, над строкой «Фамилия, имя, отчество»;
- Отметка может быть размещена как слева, так и по центру – главное, чтобы она не перекрывала другие обязательные данные (ФИО, дату рождения, серию и номер книжки);
Что должно быть указано в отметке
- Надпись «Выдан вкладыш» (можно сделать штампом или ручкой);
- Серия и номер выдаваемого вкладыша;
- Дата выдачи (необязательно, но часто указывается для удобства учёта).
Пример отметки:
Выдан вкладыш серия 01 № 123456 от
Как оформить отметку
Существует два основных способа:
Штамп
Наиболее предпочтительный способ – использование резинового штампа с текстом:
- «Выдан вкладыш»;
- Поля для заполнения серии и номера (обычно две строки или два окна).
Штамп обеспечивает чёткость,uniformity и снижает риск ошибок.
Ручная запись
Если штампа нет, допустима ручная запись чёрной или синей пастой. Важно:
- Писать разборчивым печатным шрифтом;
- Выдерживать одинаковый размер букв;
- Не допускать исправлений – при ошибке следует зачеркнуть одну строку, поставить подпись и дату исправления.
Примеры заполнения
Образец с использованием штампа
После применения штампа в пустых полях вписываются:
- Серия: 01
- Номер: 123456
Образец ручной записи
Выдан вкладыш серия 02 № 654321 Дата выдачи:
Учёт выдаваемых вкладышей
Помимо отметки в трудовой книжке, организация должна вести внутренний учёт бланков вкладышей:
- В приходно‑расходной книге (или журнале учёта бланков) делается запись о получении и выдаче каждого вкладыша;
- Указываются серия, номер, дата получения от поставщика и дата выдачи сотруднику;
- При утере или порче вкладыша оформляется акт, а в трудовой книжке делается дополнительная отметка о выдаче дубликата.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли ставить отметку в другом месте трудовой книжки?
Нет. Согласно инструкции, только верхняя часть ьного листа предусмотрена для этой записи. Любая иная отметка может быть расценена как нарушение порядка ведения трудовой книжки.
Что делать, если на ьном листе уже есть другие штампы?
Необходимо выбрать место, где отметка не будет накладываться на существующие тексты. Если пространства недостаточно, допустимо слегка сместить штамп в сторону, сохраняя читаемость всех данных.
Нужно ли указывать дату выдачи вкладыша?
Прямой нормы нет, но рекомендуется указывать дату для удобства внутреннего учёта и возможности быстрой проверки при аудите.
Можно ли использовать электронную подпись вместо штампа?
В бумажном виде трудовой книжки электронная подпись не применяется. Отметка должна быть нанесена физическим способом (штамп или ручка).
Итак, чтобы правильно оформить факт выдачи вкладыша в трудовой книжке, необходимо:
- Разместить отметку на ьном листе в верхней части;
- Указать надпись «Выдан вкладыш», серию и номер вкладыша (по желанию – дату);
- Использовать штамп дляuniformity или чёткую ручную запись;
- Вести отдельный учёт бланков вкладышей в приходно‑расходной книге.
Соблюдение этих требований обеспечит соответствие трудовой книжки действующему законодательству и упростит последующие проверки кадровой службы и контролирующих органов.