В процессе ведения кадровой документации нередко возникают ситуации, когда свободное место в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» трудовой книжки заканчивается․ В таких случаях оформить новый бланк основной книжки нельзя — необходимо использовать специальный вкладыш․ Одним из важных этапов работы с ним является проставление специального штампа «Выдан вкладыш»․ В кадровом деле этот процесс часто связывают с понятием «канцлер вкладыш», отсылка к строгим правилам канцелярского делопроизводства и обязательному заверению документа․
Что такое вкладыш в трудовую книжку?
Вкладыш в трудовую книжку, это юридически самостоятельный документ, который имеет свою серию и номер․ Однако он не имеет никакой силы без самой трудовой книжки․ Вкладыш выдается в дополнение к основному документу, если в нем заполнены все страницы соответствующих разделов․ Выдача нового бланка трудовой книжки вместо вкладыша является грубым нарушением законодательства․
Когда необходимо выдавать вкладыш?
Необходимость выдачи вкладыша возникает в следующих случаях:
- Полностью заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» (в трудовой книжке их 10)․
- Полностью заполнены все страницы раздела «Сведения о награждениях»․
- Если на ьном листе трудовой книжки отсутствует место для внесения записи о выдаче вкладыша (хотя на практике ьный лист редко переполняется, такие случаи возможны при частой смене фамилии)․
Как правильно оформить штамп «Выдан вкладыш»
Самое главное правило кадрового делопроизводства гласит: факт выдачи вкладыша обязательно должен быть зафиксирован в самой трудовой книжке․ Для этого используется специальный штамп с надписью «Выдан вкладыш»․
Где ставится штамп?
Штамп проставляется на ьном листе трудовой книжки․ Если вы выдаете второй вкладыш, поставьте в трудовую книжку еще один штамп с надписью «Выдан вкладыш» и укажите его серию и номер (стр․ 1)․
Что делать, если нет места на ьном листе?
В случае если на ьном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче вкладыша или проставления штампа, допускается сделать эту запись на внутренней стороне обложки трудовой книжки․ Главное — информация должна быть читаемой и не вызывать сомнений․
Можно ли вписать слова от руки?
Если в организации по каким-то причинам отсутствует штамп «Выдан вкладыш», допускается вписать эту фразу от руки․ Однако использование штампа является приоритетным и более профессиональным подходом, так как исключает ошибки и подчистки․ Рядом с надписью (штаммом) обязательно указываются:
- Серия выданного вкладыша․
- Номер выданного вкладыша․
Пример записи: «Выдан вкладыш: серия АТ-Х, номер 123456»․
Оформление ьного листа вкладыша
ьный лист вкладыша заполняется по тем же правилам, что и ьный лист трудовой книжки:
- Указываются полные данные работника: фамилия, имя, отчество․
- Дата рождения․
- Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании․
- Дата заполнения вкладыша․
- Подпись работника и подпись лица, ответственного за выдачу вкладыша․
- Печать организации (или кадровой службы), которая выдала вкладыш․
Важное замечание: Если сотрудник менял фамилию, то на ьном листе вкладыша указывается уже новая фамилия, а старая фамилия (из трудовой книжки) зачеркивается одной чертой․ При этом на внутренней стороне обложки делается ссылка на документ, на основании которого изменена фамилия․
Нумерация записей во вкладыше
Многие неопытные кадровики допускают ошибку, начиная нумерацию записей во вкладыше с номера 1․ Это неправильно․
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей трудовой книжки․ Например, если последняя запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки имела номер 15, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 16․
Сколько вкладышей можно выдать?
Законодательство не ограничивает количество вкладышей, которые могут быть выданы к одной трудовой книжке․ Если один вкладыш закончился, выдается следующий․ При выдаче каждого нового вкладыша на ьном листе (или обложке) трудовой книжки проставляется новый штамп (или делается запись от руки) с указанием серии и номера очередного вкладыша․
Вшивание вкладыша
Вкладыш в обязательном порядке вшивается в трудовую книжку․ Обычно его пришивают между обложкой и последним листом трудовой книжки (перед разделом «Сведения о награждениях», если он пуст, или сразу после заполненных страниц)․ Отдельное хранение вкладыша или вклеивание его в трудовую книжку не допускается․ Для вшивания используется обычная игла и прочные нитки․
Частые ошибки и ответственность
Нарушение правил ведения трудовых книжек и вкладышей в них может привести к серьезным проблемам как для работника (при оформлении пенсии), так и для работодателя (штрафы от трудовой инспекции)․ Наиболее частые ошибки:
- Выдача новой трудовой книжки вместо оформления вкладыша (это приводит к задвоению стажа)․
- Отсутствие штампа или записи о выдаче вкладыша в самой трудовой книжке․
- Неправильная нумерация записей во вкладыше․
- Невшивание вкладыша в трудовую книжку․
Оформление вкладыша в трудовую книжку — это строгая кадровическая процедура, не терпящая самодеятельности․ Помните, что вкладыш — это продолжение трудовой книжки, а не отдельный документ․ Обязательно ставьте штамп «Выдан вкладыш» на ьном листе, указывайте серию и номер, правильно продолжайте нумерацию записей и надежно вшивайте бланк․ Соблюдение этих простых, но обязательных правил канцелярского делопроизводства обеспечит юридическую чистоту документов вашего сотрудника и убережет организацию от штрафов․