В современном трудовом праве документальное подтверждение факта начала и окончания трудовых отношений играет ключевую роль. Помимо трудовой книжки и трудового договора, законодательство Республики Казахстан (а также России) признаёт выписки из актов работодателя как один из официальных способов фиксировать эти события.

Нормативно‑правовая база

Согласно статье 34‑35 Трудового кодекса Республики Казахстан (ТК РК) документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, может быть:

1. Трудовая книжка;
2. Трудовой договор с отметкой работодателя о дате и основании его прекращения;
3. Выписки из актов работодателя, подтверждающих возникновение и (или) прекращение трудовых отношений.

В России аналогичные положения содержатся в статьях 62‑66 Трудового кодекса РФ, где указано, что запись о приёме и увольнении обязана вноситься в трудовую книжку, однако в случае её отсутствия или невозможности её ведения суды могут принимать в качестве доказательства выписки из актов работодателя.

Что такое «выписка из акта работодателя»?

Выписка – это официальное письменное извлечение из внутренних документов организации (приказов, распоряжений, протоколов совещаний, актов о приёме‑увольнении), подтверждающее:

• Дата и основание возникновения трудовых отношений;
• Дата и основание прекращения трудовых отношений;
• Изменения условий труда (перевод, изменение должности, изменение режима рабочего времени).

Выписка оформляется на фирменном бланке организации, подписывается уполномоченным лицом (директором, начальником отдела кадров) и заверяется печатью.

Когда выписка необходима?

Существует несколько типовых ситуаций, когда работник или орган, проверяющий соблюдение трудового законодательства, запрашивает выписку:

Содержание выписки

Выписка должна содержать обязательные реквизиты, иначе её могут признать недействительной. Ниже – перечень обязательных пунктов:

• Шапка документа: наименование организации, ИИН/БИН, адрес.
• Номер и дата акта, из которого делается выписка (приказ №…, протокол №…).
• ФИО работника (полностью, как в паспорте).
• Должность, подразделение (приём‑перевод‑увольнение).
• Дата начала трудовых отношений (или дата изменения условий).
• Дата прекращения трудовых отношений (если речь о завершении).
• Основание прекращения (истечение срока договора, взаимное согласие, увольнение по инициативе работодателя и т.д.).
• Подпись и печать уполномоченного лица.

Пример формулировки:

«В соответствии с приказом № 112 от г. ООО «ТехноИнвест» подтверждает, что Иванов Иван Иванович, паспорт № С1234567, принятый на должность инженера‑проектировщика в подразделение «Разработка», с по включительно, а трудовой договор № 45 от г. прекращён по взаимному согласию сторон с г..

Порядок получения выписки

1. Обращение работника – письменный запрос (заявление) в отдел кадров с указанием ФИО, периода работы и цели получения выписки.
2. Подтверждение личности – копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
3. Внутренний поиск – кадровая служба ищет соответствующий акт (приказ о приёме, приказ об увольнении, протокол совещания).
4. Подготовка выписки – составляется документ, проверяется на соответствие требованиям законодательства.
5. Подпись и печать – уполномоченный руководитель (директор, главный бухгалтер) подписывает и ставит печать.
6. Передача работнику – в течение 5 рабочих дней (по закону) выписка передаётся лично или отправляется заказным письмом.

Если работодатель отказывается выдать выписку, работник имеет право обратиться в Трудовую инспекцию или в суд с иском о принудительном предоставлении документа.

Судебная практика

Суды общей юрисдикции часто сталкиваются с делами, где отсутствует трудовая книжка, а работник предъявляет только выписку из акта работодателя. Примеры решений:

• Дело № А56‑2023 (Суд Астана, 2023 г.) – суд признал выписку из приказа о приёме работника на работу достаточным доказательством трудовых отношений, поскольку в ней были указаны дата, должность и подпись директора.
• Дело № К12‑2022 (Московский районный суд, 2022 г.) – в случае отсутствия подписи уполномоченного лица выписка была признана недействительной, и суд потребовал предоставить оригинальный приказ.

Эти решения подчёркивают важность правильного оформления выписки.

Ошибки, которые часто допускаются

Как оформить выписку самостоятельно (образец)

ООО «ПримерКомпания»
ИИН 123456789012
Адрес: г; Алматы, пр. Назарбаева, 10

ВЫПИСКА
из приказа № 78 от г.

Настоящей выпиской подтверждается, что
ФИО: Петров Петр Петрович,
паспорт: С1234567,
принят на должность «Менеджер проекта» в отдел «Развитие бизнеса» с
 г. по г. включительно.

Трудовой договор № 34 от г. прекращён по инициативе работодателя
с г. в связи с ликвидацией подразделения.
Подпись: ______________________
(Иванов Иван Иванович, директор)

Печать

Выписки из актов работодателя – важный документ, который может заменить трудовую книжку или дополнить её в случае спорных ситуаций. Чтобы выписка имела юридическую силу, необходимо строго соблюдать требования к её оформлению: указать все обязательные реквизиты, обеспечить подпись и печать уполномоченного лица.

Работникам рекомендуется своевременно запрашивать такие выписки, особенно при смене места работы, а работодателям – вести внутреннюю систему учёта актов, чтобы в любой момент иметь возможность предоставить требуемый документ.

Статья подготовлена с учётом действующего законодательства Республики Казахстан и Российской Федерации, а также практики судов общей юрисдикции.