Важно: Данная статья посвящена исключительно процедуре получения выписки из электронной трудовой книжки (ЭТК) со стороны работодателя. Если вам как сотруднику нужна выписка для личных целей (кредит, виза и т.д.), вы можете запросить её самостоятельно через Госуслуги или СФР. Данный материал — инструкция для кадровых служб, бухгалтерии и руководителей.

Правовая основа и что такое выписка СТД-Р

С 1 января 2026 года переходный период на электронные трудовые книжки завершается. Все сведения о трудовой деятельности граждан ведутся в Единой государственной системе (ЕГИС) «Электронная трудовая книжка», которая администрируется Социальным фондом России (СФР).

Выписка из ЭТК — это официальный документ, идентичный бумажному трудовой книжке. Она оформляется по единой форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда России. В выписке содержатся все сведения о трудовой деятельности гражданина: периоды работы, должности, причины увольнений, награждения и т.д.

В каких случаях работодателю нужна выписка из ЭТК кандидата или сотрудника?

• При приеме на работу: Для проверки достоверности сведений об опыте, указанных в резюме или анкете, особенно если кандидат работает по трудовому договору впервые или предоставляет только выписку из ЭТК вместо трудовой книжки.
• При увольнении: Для выдачи сотруднику по его требованию (обязательно) или для собственных кадровых архивов.
• Для ведения кадрового делопроизводства: Внесение сведений о приеме/увольнении в ЕГИС ЭТК является обязанностью работодателя. Выписка может потребоваться для сверки данных.
• По запросу контролирующих органов: При проверках (ГИТ, ПФР) может потребоваться подтверждение трудового стажа сотрудника.

Способы получения выписки работодателем

Работодатель может получить выписку из ЭТК несколькими путями. Выбор способа зависит от ситуации и наличия согласия работника.

Основной способ: Запрос у предыдущего/текущего работодателя

Если кандидат уже работал в других организациях, и у него есть электронная трудовая книжка, то сведения о предыдущих местах работы хранятся в ЕГИС. Однако непосредственно выписку по форме СТД-Р может выдать только тот работодатель, у которого гражданин работает или работал последним (если он вел ЭТК).

• Процедура: Работодатель (новый) направляет запрос в письменной форме (например, по электронной почте с запросом на официальный адрес) предыдущему работодателю кандидата с просьбой предоставить выписку из его ЭТК.
• Основание: Для этого необходимо письменное согласие работника на обработку его персональных данных, включая передачу сведений о трудовой деятельности. Без согласия запрос не может быть удовлетворен из-за закона о персональных данных.
• Кто отвечает: Запрос обрабатывает кадровая служба или бухгалтерия предыдущего работодателя. Они формируют выписку СТД-Р на основании данных в ЕГИС и направляют её запрашивающей стороне.

Через Личный кабинет на портале Госуслуг (для работника, но работодатель может инициировать)

Этот способ прямого получения работодателем невозможен, так как доступ к Личному кабинету гражданина на Госуслугах есть только у него самого. Однако работодатель может:

• Попросить кандидата/сотрудника самостоятельно загрузить выписку в PDF/XML формате из своего ЛК на Госуслугах и направить её работодателю.
• Использовать этот вариант, если работник уже предоставил такой файл.

Через Личный кабинет гражданина на сайте СФР (аналогично Госуслугам)

Логика та же: работодатель не имеет доступа. Работник может заказать выписку в ЛК на сайте СФР и передать её работодателю. Форматы: PDF и XML.

Обращение в отделение СФР или МФЦ (наиболее надежный официальный канал)

Это единственный способ, где работодатель может действовать от своего имени (но не всегда).

• Если запрос связан с приемом на работу: Новый работодатель не может напрямую запросить выписку в СФР на гражданина без его согласия. Необходимо письменное заявление от самого гражданина с доверенностью или его личное присутствие.
• Если запрос связан с увольнением: Работник может обратиться в СФР/МФЦ самостоятельно за выпиской, а затем передать её работодателю. Либо работодатель может запросить выписку, если у него есть нотариально заверенная доверенность от работника на право получения подобных документов.
• Что нужно: Паспорт гражданина РФ, СНИЛС, заявление (форма утверждена СФР), согласие на обработку персональных данных, доверенность (если действует представитель).
• Результат: Бумажный экземпляр выписки по форме СТД-Р с отметками СФР.

Пошаговая инструкция для работодателя (на примере увольнения)

Ситуация: Сотрудник увольняется и просит выдать ему выписку из его электронной трудовой книжки.

1. Получите письменное заявление от работника. В заявлении он должен указать, что просит выдать ему выписку из ЭТК по форме СТД-Р. Это обязательное условие.
2. Войдите в Личный кабинет работодателя на портале СФР (или используйте другой утвержденный канал обмена сведениями, если ваш бухгалтерский сервис интегрирован с ЕГИС).
3. Найдите раздел «Электронная трудовая книжка» или «Сведения о трудовой деятельности».
4. Введите данные работника (СНИЛС, ФИО, дату рождения) и сформируйте запрос на выписку.
5. Система сформирует выписку в формате PDF/XML. Обычно это происходит в режиме онлайн.
6. Распечатайте выписку на бумаге. Убедитесь, что на ней есть:
   • Все реквизиты формы СТД-Р.
   • Отметка «Электронная трудовая книжка».
   • Подпись ответственного лица и печать организации (если требуется по внутренним правилам).
7. Выдайте распечатанный документ работнику под расписку в его заявлении или в отдельном акте приема-передачи документа.
8. Сохраните копию выписки в кадровом деле работника на период, предусмотренный архивными нормами.

Форма выписки СТД-Р: что важно проверить

Выписка по форме СТД-Р должна содержать:

• «ВЫПИСКА ИЗ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ».
• ФИО, СНИЛС, дату рождения работника.
• Хронологический список всех периодов работы (дата начала, дата окончания, наименование работодателя, должность, подразделение, основание прекращения).
• Сведения об обучении, повышении квалификации, награждениях (если они вносились в ЭТК).
• Дату формирования выписки.
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица) и печать.
• Отметку о том, что выписка выдана на основании сведений ЕГИС «Электронная трудовая книжка».

Частые вопросы и ошибки

Можно ли получить выписку на кандидата без его согласия?

Нет; Сведения о трудовой деятельности являются персональными данными. Их передача третьим лицам (включая будущего работодателя) возможна только на основании письменного согласия субъекта персональных данных (ст. 9 Федерального закона «О персональных данных»).

Что делать, если в выписке есть ошибки?

Если работодатель обнаружил неточность в сведениях, которые он сам внес в ЕГИС (например, при увольнении), он обязан немедленно внести изменения через свой ЛК на портале СФР. Если ошибка в сведениях от предыдущего работодателя, необходимо направить запрос тому работодателю с просьбой об исправлении.

Можно ли выдать сотруднику выписку, сформированную им самим через Госуслуги?

Юридически — да, такой документ имеет силу. Но с кадровых и архивных точек зрения предпочтительнее, чтобы выписка была сформирована и подписана работодателем (в случае увольнения) или официально запрошена в СФР. Файл с Госуслуг, это доказательство, но не кадровый документ в классическом понимании.

Какой срок выдачи выписки сотруднику?

По общему правилу, выписка по заявлению работника должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (если иное не установлено локальным нормативным актом).

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ТК РФ, Федеральный закон «О персональных данных», приказы Минтруда и ПФР/СФР) по состоянию на 2026 год.