Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 1 января 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён, и все работодатели обязаны вести учёт трудового стажа исключительно в электронном виде для тех сотрудников, кто выбрал этот формат. При увольнении работника, у которого ведётся электронная трудовая книжка, работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК — официальный документ, подтверждающий периоды работы именно в данной организации.

Зачем нужна выписка из электронной трудовой книжки при увольнении?

Выписка из электронной трудовой книжки (форма СТД-Р) — это единственный официальный документ, который подтверждает:

периоды работы у данного работодателя;
должности, которые занимал сотрудник;
основания увольнения;
наличие наград, поощрений, если они были зафиксированы в ЭТК.

Этот документ необходим сотруднику для:

оформления новой работы (новый работодатель может запросить подтверждение стажа);
получения пенсии или социальных выплат;
подтверждения стажа для льгот, компенсаций или субсидий;
предоставления в банк, при оформлении кредита или ипотеки.

Какая форма используется для выписки?

Выписка из электронной трудовой книжки оформляется по форме СТД-Р — утверждённой Приказом Минтруда России от № 696н.

Важно! Форма СТД-Р содержит только те сведения, которые работодатель передал в Социальный фонд России (СФР) с 1 января 2020 года. Информация о предыдущих местах работы, зафиксированная в бумажной трудовой книжке до 2020 года, в эту выписку не включается.

Когда и как работодатель обязан выдать выписку?

Согласно законодательству, работодатель обязан выдать выписку из ЭТК в следующих случаях:

При увольнении, в последний рабочий день сотрудника (в день прекращения трудового договора).
По письменному заявлению работника — не позднее трёх рабочих дней с даты подачи заявления.

Выписка выдаётся бесплатно и может быть предоставлена как в электронном виде (с электронной подписью), так и на бумажном носителе.

Алгоритм действий работодателя при увольнении сотрудника с ЭТК

Шаг 1: Подготовка документов

Перед увольнением необходимо:

оформить приказ об увольнении (форма Т-8 или Т-8а);
внести запись об увольнении в личную карточку сотрудника (форма Т-2);
проверить, что все сведения о трудовой деятельности сотрудника в период его работы в вашей организации были своевременно переданы в СФР.

Шаг 2: Получение заявления от сотрудника (опционально)

Хотя закон не обязывает работника писать заявление при увольнении, многие работодатели запрашивают его для документального подтверждения. Рекомендуется попросить сотрудника подписать заявление вида:

«Прошу выдать мне выписку из электронной трудовой книжки в связи с увольнением по основанию, указанному в приказе № ___ от ___»

Шаг 3: Формирование выписки по форме СТД-Р

Выписка формируется в программе для бухгалтерского учёта (например, 1С, Контур.Экстерн, СБИС) или вручную. Ниже, структура формы СТД-Р:

Поле	Содержание
Наименование организации	Полное наименование юридического лица
ИНН, КПП	Идентификационные номера организации
ФИО работника	Полностью, как в паспорте
СНИЛС	Номер страхового свидетельства
Периоды работы	Дата приёма — дата увольнения, с указанием должности
Основание увольнения	Статья ТК РФ (например, п. 3 ч. 1 ст. 77, по собственному желанию)
Подпись руководителя	ФИО, расшифровка, дата
Печать организации	Если организация имеет печать

Шаг 4: Передача выписки сотруднику

Выписка выдаётся под роспись в журнале учёта документов. Рекомендуется также направить копию в электронном виде (если сотрудник согласен на электронный формат).

Шаг 5: Обновление данных в СФР

После увольнения работодатель обязан внести в систему СФР информацию о прекращении трудового договора. Это делается через:

личный кабинет работодателя на сайте СФР;
сайт Госуслуги (если используется электронная подпись);
специализированные сервисы (например, Контур.Экстерн, 1С-Отчёт).

Важно! Без передачи данных в СФР запись об увольнении не появится в электронной трудовой книжке сотрудника, и он не сможет получить её через Госуслуги.

Что делать, если сотрудник уже уволился, а выписка не была выдана?

Если по какой-то причине выписка не была выдана в день увольнения, сотрудник вправе:

написать заявление о выдаче выписки;
обратиться в территориальный орган СФР или МФЦ — они могут выдать выписку на основании запроса от работника.

Однако работодатель может быть привлечён к административной ответственности за нарушение сроков выдачи (ст. 5.27 КоАП РФ).

Можно ли выдать выписку с данными о предыдущих местах работы?

Нет. Работодатель не имеет права вносить в форму СТД-Р сведения о работе сотрудника в других организациях — даже если он знает об этом. Эти данные содержатся только в единой базе СФР, и полную историю трудовой деятельности сотрудник может получить самостоятельно через:

личный кабинет на Госуслугах;
приложение «Мои документы»;
обращение в МФЦ или СФР.

Особенности для работодателей: частные случаи

Сотрудник работает по совместительству

Если сотрудник работает у вас как внутренний совместитель, вы вносите сведения только о его работе в этой должности в ЭТК. Выписка СТД-Р будет содержать только периоды работы по совместительству в вашей организации.

Сотрудник переходил с бумажной на электронную трудовую книжку

Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку и подал заявление на переход на ЭТК, то сведения о работе до 2020 года остаются в бумажной книжке. Выписка СТД-Р содержит только данные с 2020 года. Работник должен предоставить бумажную книжку новому работодателю, если он хочет подтвердить весь стаж.

Выписка из электронной трудовой книжки при увольнении: форма СТД-Р и порядок выдачи